एक घटना समन्वयक एक कार्यदिवस कैसे बिताता है?

अप्रत्याशित की उम्मीद। यह हर घटना समन्वयक का आदर्श वाक्य हो सकता है। अधिकांश घटना नियोजक सहमत हैं कि एक ठेठ दिन जैसी कोई चीज नहीं है। लॉस एंजिल्स से प्रमाणित विशेष ईवेंट योजनाकार कैरोल रोसन से पूछें। एक दिन, रोसेन नए विक्रेताओं के साथ जुड़ता है। अगला, वह इवेंट कॉन्ट्रैक्ट तैयार कर रही है। विस्तृत कार्यों और निरंतर समय सीमा के साथ, क्षेत्र तेजी से पुस्तक और मांग है। "संक्षेप में, दिन में पर्याप्त घंटे नहीं होते हैं, और वर्ष में पर्याप्त सप्ताहांत नहीं होते हैं, " लू एन डन, एक प्रमाणित मास्टर ब्राइडल कंसल्टेंट और कंसास के सलीना में आर्टफुल पार्टियों के मालिक हैं। तनाव, हालांकि, सार्थक हो सकता है। इवेंट प्लानर्स का कहना है कि क्लाइंट्स को उनके ड्रीम इवेंट देने से ज्यादा फायदेमंद कुछ नहीं है। यूएस न्यूज एंड वर्ल्ड की रिपोर्ट के मुताबिक, इवेंट प्लानिंग अभी सबसे बेहतर व्यवसायों में से एक है। यूएस ब्यूरो ऑफ़ लेबर स्टैटिस्टिक्स के नंबरों से नौकरी की सुरक्षा का पता चलता है, 2008 और 2018 के बीच कुल 16 प्रतिशत की वृद्धि के लिए बैठक और सम्मेलन नियोजकों के नियोजन के साथ।

नित्य के काम

इवेंट प्लानर अपना ज्यादातर समय ऑफिस में बिताते हैं। रोसेन के लिए, इसका मतलब है कि विक्रेताओं या ग्राहकों के साथ कंप्यूटर या फोन पर बहुत सारे घंटे, अनुबंधों को समाप्त करना, उत्पादन कार्यक्रम, फर्श की योजना और अन्य विवरण। रोसेन ने कहा कि उसे विक्रेताओं से "कई, कई" ईमेल मिलते हैं, जो उसके साथ काम करना चाहते हैं या उसकी पसंदीदा सूची में हैं, और वह हर दिन नेटवर्किंग और शैक्षिक स्रोतों का हवाला देते हुए समय बिताती है। कार्यालय से, इवेंट कोऑर्डिनेटर भी अनुसंधान करते हैं और इवेंट स्थानों का चयन करते हैं, खानपान जैसी सहायता सेवाओं की व्यवस्था करते हैं, घटनाओं के लिए इलेक्ट्रॉनिक संचार स्थापित करते हैं, सुविधाओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ समझौतों पर बातचीत करते हैं, और उस परियोजना के खर्च का बजट बनाते हैं।

कार्यालय के काम में इवेंट से संबंधित कामों को चलाना और फोटोग्राफर, कैटरर्स और फ्लोरिस्ट जैसे स्थानों और विक्रेताओं के साथ संबंध बनाने की बैठकें शामिल हो सकती हैं।

विचार विकास कार्य का हिस्सा है, भी। जब वह बड़ी घटनाओं के लिए उलटी गिनती पैदा नहीं कर रही है, सैन फ्रांसिस्को में रोजक्रेस्ट स्पेशल इवेंट्स के साथ प्रमाणित इवेंट प्लानर टिफ़नी क्लेन ने कहा कि वह पत्रिकाओं, इंटरनेट, संग्रहालयों, रेस्तरां और बुटीक को सजाने, विक्रेता और स्थल के विचारों के लिए तैयार करती है। क्लेन ने कहा, "मुझे लगता है कि प्रत्येक पार्टी को एक मोड़ पसंद है, और मुझे नहीं लगता कि मैंने दो बार एक ही काम किया है।" यदि कोई घटना लंबित है, तो क्लेन, मेनू की पुष्टि करने में व्यस्त है, फूलवाले और कैटरर्स से बात करते हुए "एक मिलियन बार" अंतिम-मिनट के विवरण को बाहर करने के लिए, लाइटिंग को कम करने, पार्टी के पक्ष में बनाने और अन्य कार्यों के बीच वैलेट पार्किंग और कोट चेक की व्यवस्था करने के लिए। "यह थोड़ा विवरण है - जैज बैंड जो कॉकटेल ऑवर के दौरान खेलता है, या एक ओकट्रोबफेस्ट पार्टी में विंटेज जर्मन बीयर कोस्टर और बीयर स्टीन - जो पार्टी को मेहमानों के लिए वास्तव में विशेष और यादगार बनाते हैं, " क्लेन ने कहा।

क्लाइंट मीटिंग

क्लाइंट्स का साथ मिलना किसी भी इवेंट कोऑर्डिनेटर की नौकरी का एक बड़ा हिस्सा है। रोसेन ने अपने घर के कार्यालय में "आराम से लेकिन पेशेवर माहौल" में ग्राहकों के साथ परामर्श करने के लिए "मीटिंग के दिन" निर्धारित किए। वह दिन में दो बैठकों में फिट बैठता है, प्रत्येक के बीच समय-समय पर इवेंट-संबंधित फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए। वह विशेष रूप से उन ग्राहकों के साथ काम करने का आनंद लेती हैं जो असामान्य या अव्यवहारिक का अनुरोध करते हैं - और इस अवसर को बनाने का एक तरीका खोजते हैं। उदाहरण के लिए, उसने एक बार एक छोटे बजट के साथ दुल्हन के लिए सात सप्ताह में एक शादी का निर्माण किया और स्टेज 4 कैंसर के साथ एक माँ। मां अपनी बेटी की शादी में नाचने के लिए वहां गई थी और हफ्तों बाद निधन हो गया। रोसेन ने कहा, "थोड़ा चमत्कार करने में सक्षम होने से बेहतर कुछ नहीं है।"

लेकिन ग्राहकों के साथ काम करना हमेशा योजना के अनुसार नहीं होता है। बिना अपॉइंटमेंट के वॉक-इन या संभावित क्लाइंट्स की अपेक्षा करें। "एक वॉक-इन एक दिन को नष्ट कर सकता है, " डन ने कहा। “यह एक चलना कैसे संभाल करने का निर्णय है। एक संभावित ग्राहक को दूर करना बहुत कठिन है। लेकिन दूसरी ओर, आपको यह निर्णय करना होगा कि आपके और आपके व्यवसाय के लिए सबसे अच्छा क्या है। यह वह जगह है जहां एक अनुभवी इवेंट प्लानर मदद करता है। ”

शो टाइम

ईवेंट समन्वयक के लिए क्रंच समय घटनाओं के दौरान आता है। प्रत्येक कार्यक्रम के लिए नियोजन, निगरानी, ​​वितरण और सेटअप जैसे खाद्य, प्रकाश या प्रदर्शनी बूथ की निगरानी, ​​और रजिस्टर उपस्थितियों की मदद करना और बैज नाम जारी करना आदि शामिल हैं। वे इवेंट से और तक परिवहन की व्यवस्था करते हैं और उपस्थित लोगों को आरक्षण दर्ज कराने में मदद करते हैं। साथ ही टू-डू सूची: पर्याप्त बैठने और ऑडियो-विज़ुअल उपकरण के लिए मीटिंग रूम की जाँच करना, और सुनिश्चित करना कि आग और श्रम नियमों का पालन हो। समन्वयक को यह मूल्यांकन करना चाहिए कि क्या घटना ग्राहकों के लक्ष्यों को पूरा करती है, अक्सर सर्वेक्षणों के माध्यम से जो उपस्थित लोगों के अनुभवों पर प्रतिक्रिया मांगते हैं। शो के बाद, एक योजनाकार घटना की लागत और लाभों की तुलना करके ग्राहकों को यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि क्या खर्च सार्थक था। क्लेन के लिए, इवेंट डे उसके केक पर आइसिंग है। "एक कक्षा, डाइनिंग हॉल या बैक यार्ड को पार्टी में तब्दील होते देखना वास्तव में मजेदार और संतुष्टिदायक है, " उसने कहा।

शारीरिक माँग

नौ-से-पांच अनुसूची की उम्मीद न करें। एक सप्ताह में योजनाकारों को 40 से अधिक घंटे काम करने के लिए एक प्रमुख घटना हो सकती है। एक घटना के दौरान, घंटे सुबह 5 बजे से आधी रात तक चल सकते हैं। सप्ताहांत के घंटे भी सामान्य हैं। बैठक और व्यापार शो समन्वयक अक्सर घंटों खड़े रहने, चलने और उठाने की आपूर्ति का सामना करते हैं। रोसेन के लिए, जो शादियों में माहिर हैं, दबाव एक बड़ा भुगतान लाता है: "सबसे बड़ी खुशी किसी को सामाजिक घटना का उत्पादन करने में मदद कर रही है जो वास्तव में वे कल्पना करते हैं, और जहां सभी तत्व एक साथ मूल रूप से आते हैं।"