कैसे एक चालान तैयार करने के लिए

कई छोटे-व्यवसाय मालिकों के लिए, चालान करना एक प्रशासनिक कार्य का सबसे अच्छा प्रतिनिधित्व करता है - एक पट्टी को चीरने जैसा। आवश्यक के रूप में चालान भुगतान प्राप्त करने के लिए हो सकता है, कागजी कार्रवाई जो कभी-कभी भुगतान किए गए व्यवसाय में प्राप्य खुले खातों का अनुवाद करती है, कभी-कभी कॉर्पोरेट नौकरशाही की धीमी गति से चलने वाली दुनिया में फुर्तीला उद्यमियों को उजागर करती है। पहली बार सही तरीके से इनवॉइस को आकर्षित करने से विक्रेता को देरी से आए ए / आर या अनुरोधों के जोखिम को कम करने में मदद मिलती है ताकि एक सही इनवॉइस पुनः सबमिट किया जा सके।

1।

अपनी कंपनी के लिए एक मानक चालान विकसित करें। उपयोग करने के लिए कोई एकल सही टेम्पलेट नहीं है - Microsoft उदाहरण के लिए, Office.com से कई अलग-अलग डिज़ाइन प्रदान करता है - लेकिन यह सुनिश्चित करें कि डिज़ाइन में भुगतानकर्ता द्वारा आवश्यक सभी डेटा शामिल हैं और पढ़ने में आसान है।

2।

चालान की तिथि और चालान संख्या शामिल करें। यहां तक ​​कि अगर आपको विस्तृत संख्या की आवश्यकता नहीं है, तो बड़ी कंपनियां उन पर निर्भर करती हैं कि चालान का भुगतान किया गया है।

3।

आपूर्ति जानकारी जो आपकी कंपनी की पहचान करती है। उदाहरण के लिए, एक "रीमिट टू" लाइन शामिल करें जो उस व्यक्ति या कंपनी की पहचान करती है जिसे चेक का भुगतान किया जाना चाहिए, एक उचित मेलिंग पते के साथ। उदाहरण के लिए, कोई भी पहचानने वाला डेटा - वेंडर नंबर, टैक्स आईडी डेटा, एड्रेस इंफॉर्मेशन और कॉन्ट्रैक्ट नंबर जोड़ें - जो भुगतानकर्ता को चालान की वैधता का आकलन करने में मदद करता है।

4।

उस लेनदेन के बारे में जानकारी संक्षेप में बताएं, जिसके लिए आप बिलिंग कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने कंपनी के खरीद आदेश के जवाब में विगेट्स भेज दिए हैं, तो कंपनी के पीओ नंबर के साथ-साथ जिस तारीख को उत्पाद को भेज दिया गया था, उसमें शामिल करें - यदि उपलब्ध हो, तो शिपमेंट ट्रैकिंग नंबर।

5।

उन वस्तुओं की सूची बनाएं जिनके लिए आप भुगतान करना चाहते हैं। एक मात्रा, इकाई मूल्य और अंतिम विस्तारित मूल्य के साथ प्रत्येक शुल्क का सटीक और वर्णनात्मक विवरण शामिल करें। विशिष्ट पहचानकर्ता, जैसे कैटलॉग संख्या या सार्वभौमिक उत्पाद कोड की आपूर्ति करें, ताकि भुगतानकर्ता को उत्पादों की प्राप्ति का संदर्भ दिया जा सके। यदि आप सेवाओं को आइटम कर रहे हैं, तो सेवा की प्रकृति की व्याख्या करें और, यदि उपयोगी हो, तो उस कंपनी के संपर्क व्यक्ति से संपर्क करें, जो शुल्क की सटीकता के लिए प्रतिज्ञा कर सकता है।

6।

चालान के रूप में सभी वस्तुओं के उप-योग की गणना करें।

7।

उप-योग में किसी भी समायोजन की प्रक्रिया करें - जैसे प्रतिशत छूट, कर, शिपिंग या ब्याज - फिर एक अंतिम बिल योग्य कुल प्रस्तुत करें। यदि आप करों का आकलन कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि भुगतानकर्ता को कर छूट नहीं है और आपको कानूनी रूप से अनुमति दी गई है और आपके व्यवसाय के स्थान और आपके द्वारा चालान किए जाने वाले व्यवसाय के आधार पर बिक्री कर एकत्र करने के लिए बाध्य है।

8।

भुगतान की शर्तें निर्दिष्ट करें। अधिकांश व्यावसायिक चालान "शुद्ध 30" हैं, जिसका अर्थ है कि रसीद के 30 दिनों के भीतर चालान का पूरा भुगतान किया जाना चाहिए। कुछ छोटे व्यवसायों की पेशकश की जाती है, जैसे कि 15 दिनों के भीतर भुगतान करने पर 5 प्रतिशत की छूट। सुनिश्चित करें कि इनवॉइस शर्तों को स्पष्ट रूप से पहचाना गया है यदि वे पहले से ही अनुबंध द्वारा कवर नहीं हैं।

जरूरत की चीजें

  • आपके द्वारा चालान किए गए सभी आइटमों के बारे में सटीक रिकॉर्ड

टिप

  • निर्धारित करें कि क्या एक एकल विक्रेता के लिए अलग-अलग व्यावसायिक इकाइयाँ आपके खुले चालान के विभिन्न भागों को अनुमोदित करेंगी। यदि हां, तो पूछताछ करें कि क्या अनुमोदन प्रक्रिया को कारगर बनाने और जोखिम को कम करने के लिए कई छोटे चालानों को प्रस्तुत करने के लिए अधिक समझ में आता है कि कोई भी एक प्रश्न खुले ए / आर के पूरे बैच पर भुगतान में देरी कर सकता है।

चेतावनी

  • कुछ बड़ी कंपनियां आने वाले इनवॉइस को डिजिटाइज़ करती हैं। यदि कंप्यूटर को आवश्यक फ़ील्ड याद आती है, तो भुगतान में काफी देरी हो सकती है। इस कारण से, कंप्यूटर-जनरेट या टाइपराइट इनवॉइस सबमिट करना और ग्राहक को यह निर्धारित करने के लिए कि कंपनी को कुछ डेटा तत्वों या प्रारूपों की आवश्यकता है, हमेशा जाँच करना समझदारी है। क्लाइंट के चालान सिस्टम का अनुपालन करने पर भी यदि यह आपके स्वयं के टेम्प्लेट का विरोध करता है तो कभी-कभी त्वरित कैश पोस्टिंग में बदल जाता है।
  • संयुक्त राज्य अमेरिका में पार करने वाली वस्तुओं के दस्तावेजीकरण के लिए यूएस सीमा शुल्क और सीमा प्रवर्तन द्वारा उल्लिखित आवश्यकताओं का पालन करें, जो सीमा शुल्क को स्पष्ट करना चाहिए।

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