कॉर्पोरेट यात्रा बजट कैसे स्थापित करें

जैसे-जैसे आपका निगम बढ़ता है, आप पाएंगे कि आपको या आपके कर्मचारियों को कंपनी की ओर से कुछ यात्राएं करनी हैं। यात्रा की लागत आमतौर पर एक निवेश के रूप में कार्य करती है - तकनीकी रूप से विवेकाधीन, लेकिन दीर्घकालिक सफलता के लिए आवश्यक है - और एक अच्छे निवेश को एक अच्छा रिटर्न प्राप्त करना चाहिए। एक यात्रा बजट तैयार करने का अर्थ है कि आपकी कंपनी अल्पावधि में क्या कर सकती है, इसके बारे में दिशानिर्देशों की पहचान करना, और उन "निवेशों" का कितना रिटर्न उनके खर्च को सही ठहराने के लिए उत्पन्न करना होगा।

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अपने मुख्य व्यवसाय व्यय के लिए प्रदान करने के बाद ही यात्रा बजट स्थापित करें। दुबले समय के दौरान, आप कॉर्पोरेट यात्रा के साथ वितरण कर सकते हैं, लेकिन आप किराए और (कुछ) पेरोल जैसी लागतों के साथ वितरण नहीं कर सकते हैं। आपको उन लागतों का भुगतान पहले करना होगा, चाहे राजस्व या ऋण के माध्यम से। इस नियम का उल्लंघन करने से आपकी कंपनी के लिए एक संभावित खतरा पैदा हो जाता है, और आपको कभी भी इस पर विचार नहीं करना चाहिए जब तक कि यह एक ठोस, अल्पकालिक भुगतान नहीं करता है।

2।

यात्रा खर्चों को मंजूरी देने के लिए आधार रेखा के रूप में उपयोग करने के लिए एक आधिकारिक यात्रा नीति निर्धारित करें। इस सिक्के का एक पक्ष स्वयं लागतों की चिंता करता है। उदाहरण के लिए, एक आधिकारिक नीति में प्रति भोजन खाने के खर्च के लिए सीमाएँ निर्दिष्ट की जानी चाहिए। सिक्के के दूसरे पक्ष में अनुमोदन प्रक्रिया शामिल है। उदाहरण के लिए, जूनियर कर्मचारियों को एक अधिकृत प्रबंधक या कार्यकारी से यात्रा के लिए अनुमोदन प्राप्त करना चाहिए।

3।

मूल्य यात्रा की शर्त पर आप अपने कंपनी से जोड़ने की उम्मीद करते हैं। विशिष्ट अनुमान लगाने के लिए सूचित मान्यताओं का उपयोग करें। एक स्पष्ट उदाहरण में एक संभावित खरीदार के साथ एक अनुबंध पर बातचीत करने के लिए दूसरे राज्य में उड़ान भरना शामिल है जो समय के साथ एक महत्वपूर्ण लाभ प्राप्त करेगा - एक हवाई जहाज के टिकट, भोजन और एक होटल के कमरे की लागत से अधिक। एक कम सहज उदाहरण में आपके उद्योग में व्यावसायिक प्रथाओं के अनुकूलन के बारे में एक सम्मेलन में भाग लेने के लिए दूसरे राज्य में उड़ान भरना शामिल है। यह अपने आप में किसी भी लाभ का परिणाम नहीं होगा, लेकिन उन बेहतर व्यवसाय प्रथाओं को लागू करने से आपको राजस्व बढ़ने में मदद मिल सकती है। आपको इस प्रकार के खर्चों पर प्रतिफल का अनुमान लगाने में कुछ कठिनाई और अनुमान की अपेक्षा करनी चाहिए। बड़े जोखिम से बचकर रूढ़िवादी तरीके से शुरुआत करें।

4।

आपकी कंपनी द्वारा अनुमोदित कॉरपोरेट ट्रिप्स की लागत पर डेटा एकत्र करें, और उस मूल्य के संबंध में समय के साथ इन डेटा का विश्लेषण करें जो कि प्रत्येक ट्रिप अंततः कंपनी में जोड़ता है। इसका मतलब यह है कि जो कोई भी यात्रा करता है, उसे वापसी पर एक आइटम व्यय रिपोर्ट भरनी होती है। विवरण से फर्क पड़ता है। यात्रा खर्चों और उनके द्वारा दिए जाने वाले मूल्य के बीच जितना संभव हो उतना सीधा और स्पष्ट रेखा खींचने में सक्षम हो। कुछ भी आपको भविष्य के बारे में अनुमान लगाने में मदद नहीं करता है और साथ ही अतीत के बारे में अच्छा डेटा भी देता है। किस प्रकार की यात्राएं भुगतान की गईं और किस प्रकार के भविष्य में अधिक उदार यात्रा बजट को सही ठहराने में मदद नहीं की, इसके बारे में एक ज्ञान का आधार बनाना।

5।

यात्रा के खर्चों को ट्रैक करें और इन लागतों को नियंत्रित करें। अपने कर्मचारियों को गरीबी में यात्रा करने के लिए मजबूर न करें, लेकिन उन्हें खाली चेक भी न दें। कोच हवाई जहाज की सीटें, इकोनॉमी रेंटल कार और बारगेन होटल के कमरे यात्रा के मूल सिद्धांतों को चोट नहीं पहुंचाएंगे।