पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम के साथ कैसे काम करें
पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम कई लाभों के साथ आते हैं, जिसमें पर्यावरण को संरक्षित करना और आपके कार्यालय के आसपास अव्यवस्था को कम करना शामिल है। हालांकि, यदि आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से सब कुछ जमा करने के लिए अभ्यस्त नहीं हैं, तो कागज पर जाने देना मुश्किल हो सकता है। आपको अपने सभी डेटा खोने के बारे में भी चिंता हो सकती है कंप्यूटर फ़ाइलों को समझौता करना चाहिए। पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते समय उचित सावधानी बरतने से आपकी चिंताओं को कम किया जा सकता है, साथ ही यह आपके पर्यावरणीय पदचिह्न को कम करने में भी मदद करता है।
1।
पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम को आसानी से बनाए रखने के लिए आवश्यक उपकरण खरीदें। इसमें आमतौर पर एक कंप्यूटर, स्कैनर, बाहरी हार्ड ड्राइव और संभवतः थंब ड्राइव शामिल होते हैं। इलेक्ट्रॉनिक रूप से डेटा संसाधित करने के लिए अतिरिक्त कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर हो सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता होती है, जैसे डेटाबेस, मानव संसाधन या लेखा कार्यक्रम।
2।
अपने इलेक्ट्रॉनिक संस्करण को अपने पेपर संस्करण में एक समान तरीके से सेट करें। यह कर्मचारियों को उन विशिष्ट फ़ाइलों का अधिक आसानी से पता लगाने की अनुमति देता है जिनकी उन्हें आवश्यकता होती है। आसान संदर्भ के लिए नए इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का एक चार्ट या साइट मैप बनाएं और वितरित करें। पेपरलेस सिस्टम लागू होने पर स्टाफ सदस्यों के लिए एक प्रशिक्षण सत्र आयोजित करें।
3।
सभी पेपर दस्तावेजों को स्कैन करें ताकि इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम में एक कॉपी मौजूद हो। पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम की संभावना का मतलब है कि आपकी हार्ड कॉपी को कटा हुआ या पुनर्नवीनीकरण किया जाएगा; सुनिश्चित करें कि कागज नष्ट होने से पहले आपके पास एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण हो।
4।
निर्धारित करें कि आप अपनी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों का बैकअप कैसे लेंगे। दूसरे या तीसरे स्थान पर होने से बैकअप सिस्टम यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपका डेटा सुरक्षित रहे। साइट से द्वितीयक बैकअप सिस्टम को नामित करें, जो आग, बाढ़, चोरी या कुछ अन्य आपदा के मामले में सुरक्षा की एक और परत प्रदान करता है। यदि आप चाहें, तो इस उद्देश्य के लिए सर्वर या इंटरनेट-आधारित बैकअप सेवा का उपयोग करें
5।
मेल और फैक्स जैसे संचार के कागज तरीकों को खत्म करने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित करें। दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्राथमिक विधि के रूप में ईमेल का उपयोग करें। इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजकर और प्राप्त करके हार्ड कॉपी फ़ैक्स को हटा दें।
जरूरत की चीजें
- कंप्यूटर
- स्कैनर
- बाहरी हार्ड ड्राइव
- अंगूठे का ड्राइव
- सॉफ्टवेयर
- बहुत तकलीफ
टिप्स
- एक तरह से पेपरलेस नीतियों को लागू करें। पेपरलेस जाने के लिए रोजमर्रा की आदतों को तोड़ने या बदलने की आवश्यकता होती है, और बदलाव की आदत डालने में कर्मचारियों को थोड़ा समय लग सकता है। संक्रमण पूर्ण होने के लिए सड़क के नीचे कुछ महीनों की तारीख निर्धारित करें।
- पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम पर स्विच करने के बाद कंपनी के पेपर उपयोग को ट्रैक करें। कर्मचारियों को मासिक ईमेल भेजें, जिसमें दिखाया गया है कि कंपनी ने हर महीने नए तरीके पर स्विच करके कितना कागज बचाया है।
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