कैसे एक व्यापार प्रक्रिया प्रबंधन परियोजना चार्टर लिखने के लिए

एक छोटा व्यवसाय गतिविधियों के एक विशेष प्रवाह पर निर्भर करता है जो कंपनी के व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए विभागीय सीमाओं को पार कर सकता है। लोगों, प्रणालियों और मशीनरी द्वारा निष्पादित समन्वित गतिविधियों के इस क्रम को एक व्यावसायिक प्रक्रिया के रूप में जाना जाता है। व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (BPM) एक विधि है जिसका उपयोग छोटे-व्यवसाय के मालिकों द्वारा किसी कंपनी के वित्तीय और परिचालन लक्ष्यों में अपने योगदान को बढ़ाने के लिए प्रक्रिया को संशोधित करने या मानकीकृत करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक BPM परियोजना लागत को कम करने या विनिर्माण दक्षता बढ़ाने के लिए व्यावसायिक गतिविधियों को मानकीकृत करने की कोशिश कर सकती है। परियोजना के लक्ष्य के बावजूद, एक BPM परियोजना चार्टर परियोजना के अस्तित्व और उसके वित्तीय समर्थन को सही ठहराने का कार्य करता है। ऐसा करने के लिए, प्रोजेक्ट चार्टर प्रक्रिया के मुद्दे को संबोधित करता है, परियोजना का लक्ष्य और कार्यक्षेत्र, और टीम की भूमिका और जिम्मेदारियां। इसके अलावा परियोजना के अंत उत्पाद, समयरेखा, बजट और मान्यताओं और परियोजना जोखिमों सहित अतिरिक्त जानकारी शामिल हैं।

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प्रोजेक्ट चार्टर में शामिल करने के लिए BPM परियोजना प्रस्ताव के प्रमुख तत्वों की समीक्षा करें। एक परियोजना प्रायोजक और एक परियोजना की समीक्षा में एक परियोजना की समीक्षा, जैसे कि परियोजना के उद्देश्य, गुंजाइश और बजट के आधार पर परियोजना समीक्षा बोर्ड द्वारा एक "हरी बत्ती" दी जाती है। नतीजतन, प्रस्ताव के इन तत्वों को प्रोजेक्ट चार्टर में शामिल करने से परियोजना की गतिविधियों, संसाधनों और प्रदर्शन को प्रस्ताव में संदर्भित के रूप में अनुमोदित, अपेक्षित परिणाम के खिलाफ मापा जा सकता है।

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सामान्य शब्दों में व्यावसायिक प्रक्रिया का मूल्यांकन और मानकीकरण और ऐसा करने के परियोजना प्रायोजक को लाभ का वर्णन करें। वर्तमान प्रक्रिया राज्य के वित्तीय या परिचालन महत्व को भी संदर्भित करता है, जिसने बीपीएम परियोजना का नेतृत्व किया। उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट टीम के सदस्य इस प्रक्रिया को बनाने वाली व्यक्तिगत गतिविधियों और इस प्रक्रिया से उत्पन्न चुनौतियों की पहचान करने के लिए बिक्री आदेश प्रसंस्करण का निरीक्षण करेंगे, जो सुझाव देगा कि परिचालन और वित्तीय क्षमता प्राप्त करने के लिए प्रक्रिया को संशोधित किया जाना चाहिए। यह परियोजना कार्यकुशलता बढ़ाने और बिक्री आदेश को संसाधित करने की लागत को कम करने के निगम के रणनीतिक लक्ष्य को दर्शाती है। ”इस उद्देश्य को बताते हुए सटीक रहें कि चार्टर संचालन समिति और परियोजना हितधारकों द्वारा अनुमोदन के बाद एक जनादेश परियोजना गतिविधियों के रूप में काम करेगा। ।

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प्रोजेक्ट प्रस्ताव से BPM प्रोजेक्ट स्कोप को पुनः प्राप्त करें और प्रोजेक्ट चार्टर में इसे प्रलेखित करें। प्रोजेक्ट स्कोप से तात्पर्य उस कार्य से है जो प्रोजेक्ट टीम द्वारा किया जाएगा और प्रोजेक्ट की सीमाओं को परिभाषित करता है और इसमें शामिल व्यावसायिक कार्य करता है। उदाहरण के लिए, विशिष्ट कार्यात्मक क्षेत्र जैसे कि ऑर्डर एंट्री का उल्लेख किया गया है, जैसे कि कार्मिक प्रशिक्षण जैसे संभावित समाधान कार्यान्वयन आवश्यकताएं हैं। इसके अलावा, कंप्यूटर सिस्टम के संशोधन, आंतरिक प्रक्रियाओं में बदलाव और परियोजना पद्धति की आवश्यकताओं पर चर्चा की जाती है। परियोजना के दायरे को संशोधित करने के लिए प्रयुक्त तंत्र भी प्रलेखित है।

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BPM प्रोजेक्ट प्रायोजक, प्रबंधक, टीम के सदस्यों और हितधारकों की पहचान करें। टीम के सदस्यों की परियोजना भूमिकाओं का दस्तावेजीकरण करें और परियोजना के संचालन और इसके परिणाम दोनों पर प्रत्येक हितधारक के प्रभाव का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, "इस परियोजना में भाग लेने वाले कार्मिक होंगे, जो बिक्री के आदेश का निर्माण करेंगे, उत्पादों की उपलब्धता की जाँच करेंगे, आदेश को निर्धारित करेंगे, ग्राहकों की आवश्यकताओं को बनाएंगे, मूल्य निर्धारण की स्थिति बनाए रखेंगे, क्रेडिट जाँच करेंगे, आदेश की पुष्टि करेंगे। ग्राहक और आदेश की स्थिति की निगरानी करें। "

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बीपीएम परियोजना गतिविधियों, परियोजना शुरू करने की तारीख, व्यक्तिगत परियोजना गतिविधियों की शुरुआत और समाप्ति की तारीखों, और संपूर्ण परियोजना के पूरा होने और इसके परिणामों की प्रस्तुति दोनों की समय सीमा का संदर्भ देने वाली एक समयरेखा विकसित करें। प्रत्येक प्रोजेक्ट चरण को चरण के पूरा होने के लिए जिम्मेदार टीम को संदर्भित करना चाहिए। उन गतिविधियों को पहचानें जो परियोजना की शुरुआत से अंत तक एक दूसरे का सीधे अनुसरण करती हैं। इन गतिविधियों को निर्धारित के रूप में पूरा करने में विफलता समग्र परियोजना अनुसूची को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगी।

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BPM प्रोजेक्ट के लिए BPM प्रोजेक्ट वर्क प्रोडक्ट - प्रोजेक्ट "डिलिवरेबल्स" - स्थापित करें। प्रत्येक सुपुर्दगी का वर्णन करें और चर्चा करें कि यह कैसे तैयार और प्रस्तुत किया जाएगा। उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम स्पेसिफिकेशन एक डिलिवरेबल है जिसे वर्ड डॉक्यूमेंट में या विजियो फ्लोचार्ट में प्रस्तुत किया जा सकता है।

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परियोजना प्रस्ताव बजट के आधार पर विस्तृत बीपीएम परियोजना व्यय बजट बनाएं। परियोजना की छोटी और दीर्घकालिक लागतों का अनुमान लगाएं, जिसमें पूंजी, पेशेवर सेवाओं की लागत और चल रही परिचालन लागत शामिल हैं। बजट डेटा परियोजना चार्टर का एक महत्वपूर्ण तत्व है, जिसे अनुमोदन के लिए संचालन समिति और परियोजना हितधारकों को प्रस्तुत किया जाएगा।

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बीपीएम परियोजना को प्रभावित करने वाली अतिरिक्त जानकारी रिकॉर्ड करें। उदाहरण के लिए, उन बाहरी घटनाओं का दस्तावेजीकरण करें जो BPM प्रोजेक्ट नियंत्रण के अधीन नहीं हैं, और जो परियोजना की संभावित सफलता को प्रभावित करती हैं। जोखिमों का भी वर्णन करें, जैसे कि आसन्न यूनियन स्ट्राइक, जो प्रोजेक्ट चार्टर के दायरे, समय, बजट या अन्य तत्वों को प्रभावित कर सकता है। अनुभवी और प्रशिक्षित कर्मियों की सीमित उपलब्धता जैसे संसाधन की कमी पर चर्चा करें। इसके अलावा प्रत्याशित बाधाओं या मौद्रिक, लोगों या सिस्टम की बाधाओं का मुकाबला करने के लिए एक आकस्मिक योजना का दस्तावेज।

जरूरत की चीजें

  • मिशन वक्तव्य
  • परियोजना प्रस्ताव
  • संगठन चार्ट

टिप्स

  • प्रत्येक टीम के सदस्य को प्रोजेक्ट चार्टर प्रस्तुत करें।
  • लक्ष्य के टीम के सदस्यों को याद दिलाने और पूर्व उपलब्धियों को स्वीकार करने के लिए प्रोजेक्ट टाइमलाइन का उपयोग करें।
  • अंतरिम समारोह के साथ टीम के सदस्यों को प्रेरित करें।

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