महान ग्राहक सेवा पत्र कैसे लिखें

ग्राहक पत्राचार का उपयोग अपने व्यवसाय के लिए एक ग्राहक को धन्यवाद देने के लिए, शीघ्र भुगतान को प्रोत्साहित करने के लिए, लेनदेन पर अनुवर्ती कार्रवाई करने के लिए, या किसी जांच या शिकायत का जवाब देने के लिए किया जा सकता है। पत्राचार और ई-मेल जैसे पत्राचार जब उचित रचना के साथ तैयार और वितरित किए जाते हैं, तो आपके व्यवसाय को अपने ग्राहक-सेवा स्तर को बढ़ाने में मदद कर सकते हैं।

पत्र को निजीकृत करें

अपने आप को पाठक के स्थान पर रखो। पाठक को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें, दूसरे व्यक्ति का उपयोग करके, पाठक को अंदर लाने के लिए सक्रिय आवाज़ के साथ और उसे महसूस कराएं कि पत्र उसके लिए विशेष रूप से लिखा गया है। "आप हमें सफल बनाते हैं" एक पत्र बताते हैं कि "हम अपने ग्राहकों की वजह से सफल हैं"। उचित व्याकरण का उपयोग करें लेकिन एक अनौपचारिक स्वर में लिखें जब एक ग्राहक को उसके व्यवसाय के लिए धन्यवाद दिया जाए या एक ग्राहक बातचीत के बाद। ग्राहक को ऐसा महसूस कराएं कि आप उसके साथ बातचीत कर रहे हैं।

अपने विचारों को व्यवस्थित करें

किसी ग्राहक को पत्र लिखने से पहले, अपने विचारों को व्यवस्थित करें और उन लक्ष्यों को निर्धारित करें जिन्हें आप अपने पत्राचार के साथ पूरा करना चाहते हैं। यदि आप अपनी कंपनी के उत्पादों और सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए बिक्री पत्र लिख रहे हैं, तो आप विशिष्ट हाइलाइट्स को शामिल करना चाहेंगे जो आप पेश कर सकते हैं और ग्राहक को कैसे लाभ होगा। यदि आप किसी सुझाव या शिकायत का पालन करने के लिए पत्र लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि पत्र लिखने से पहले संकल्प क्या है। यदि आप भुगतान का अनुरोध करने के लिए लिख रहे हैं, तो संभावित भुगतान योजनाओं और संभावित राशि का भुगतान न करने वाले ग्राहक के लिए आवश्यक जानकारी से संबंधित जानकारी एकत्र करें। उन बिंदुओं का विवरण तैयार करने के लिए एक रूपरेखा तैयार करें, जिन्हें आप लिखना चाहते हैं और जब आप लिखना शुरू करते हैं, तो उस रूपरेखा का अनुसरण करें।

पत्र पढ़ें और पुनः पढ़ें

आपका पत्र आपका और आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करता है। यदि इसमें वर्तनी या व्याकरण की त्रुटियां हैं, तो यह आप पर प्रतिबिंबित करता है और आपके संदेश से काफी अलग है। एक बार जब आप पत्र लिख चुके हों, तो इसे त्रुटियों के लिए ध्यान से प्रूफरीड करें और फिर इसे सामग्री के लिए पढ़ें। सुनिश्चित करें कि आपने अपनी प्रारंभिक रूपरेखा में तैयार की गई प्रासंगिक जानकारी को कवर कर लिया है। पत्र पढ़ें जैसे कि आप अपने स्वयं के ग्राहक थे। निर्धारित करें कि क्या यह उस तरह का पत्र है जिसे आप किसी व्यवसाय से प्राप्त करना चाहते हैं जो आपको ग्राहक कहता है।

वर्चुअल लेटर का लाभ उठाएं

ई-मेल एक ग्राहक के साथ संचार का अधिक स्वीकार्य रूप बन गया है। प्रत्येक ई-मेल संदेश को उसी तरह समझो जैसे आप मुद्रित पत्र चाहते हैं। उचित व्याकरण, विराम चिह्न और अभिवादन का उपयोग करके अपने संदेश को ध्यान से लिखें। जब तक आप इसे सामान्य अक्षर नहीं समझेंगे, तब तक इसे "भेजें" न मारें। ग्राहक को ई-मेल भेजते समय अपने प्राप्तकर्ता की तकनीक पर विचार करें। HTML संदेश हमेशा हर ई-मेल प्रणाली द्वारा नहीं पढ़ा जा सकता है, इसलिए यह एक सरल पाठ संदेश भेजने के लिए सुरक्षित हो सकता है। संक्षिप्त संदेशों के लिए ई-मेल का सबसे अच्छा उपयोग किया जाता है। यदि आपका संदेश लंबा और विस्तृत है, तो मुद्रित पत्र बेहतर विकल्प हो सकता है। कम ग्राहक-सेवा संचारों के लिए जिन्हें शीघ्रता से वितरित करने की आवश्यकता होती है, ई-मेल एक अच्छा समाधान हो सकता है।