कैसे एक सरल चालान लिखने के लिए

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको मुनाफे और नुकसान का दस्तावेजीकरण करने के लिए सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखना चाहिए। अपने व्यापार कर रिटर्न तैयार करते समय आपको विस्तृत वित्तीय रिकॉर्ड की भी आवश्यकता होती है। चालान ग्राहकों को आपके द्वारा दिए गए धन के बारे में सचेत करने के लिए एक कट-एंड-ड्राय तरीका प्रदान करता है। ये सरल रूप आपको और आपके कर्मचारियों को बिक्री और इन्वेंट्री का ट्रैक रखने के लिए एक कुशल तरीका भी प्रदान करते हैं। आप अपने वर्ड-प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर पैकेज में दिए गए इनवॉइस टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं, या आप स्वयं ऐसे दस्तावेज़ टाइप कर सकते हैं।

1।

एक खाली शब्द संसाधन दस्तावेज़ खोलें। अपनी कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी टाइप करें, और इसे बड़े, बोल्ड लेटरिंग में पृष्ठ के शीर्ष पर केंद्रित करें। आप अपना नाम, या बिलिंग के प्रभारी व्यक्ति का नाम, और यदि वे प्रश्न पूछ सकते हैं, तो ग्राहकों को ईमेल पर कॉल करने या भेजने के लिए सीधे संपर्क जानकारी शामिल कर सकते हैं।

2।

उस तारीख को टाइप करें जिस पर बिक्री लेनदेन हुआ था, जिसे बिलिंग तिथि भी कहा जाता है, आपकी संपर्क जानकारी के नीचे। आप तिथि को केंद्र में रख सकते हैं या इसे पृष्ठ के बाईं ओर संरेखित कर सकते हैं। एक चालान संख्या बनाएं और इसे ऊपर और नीचे एक स्थान छोड़कर, एक अलग लाइन पर टाइप करें ताकि यह बाहर खड़ा हो। चालान नंबर ग्राहक के नाम को लेनदेन से जोड़ता है और बहीखाता पद्धति की सुविधा देता है।

3।

चालान प्राप्त करने वाली कंपनी या व्यक्ति का नाम और संपर्क जानकारी टाइप करें। इस जानकारी को पृष्ठ के बाईं या दाईं ओर संरेखित करें।

4।

चालान पर खरीदे गए उत्पादों और सेवाओं को इनपुट करें। डेटा प्रविष्टि की सुविधा के लिए, अपने वर्ड प्रोसेसर के टेबल-जनरेटिंग टूल का उपयोग करके कई कॉलम और पंक्तियों की एक सरल तालिका बनाएं। आप जानकारी भी दर्ज कर सकते हैं और "टैब" कुंजी दबाए रख सकते हैं ताकि सूचना उसी पंक्ति में व्यवस्थित रहे। सामान्यतया, एक इनवॉइस की प्रत्येक पंक्ति में एक उत्पाद विवरण शामिल होता है, जिसके बाद एक मूल्य होता है।

5।

आपके ग्राहक द्वारा आपके द्वारा प्रदत्त उत्पादों या सेवाओं के लिए आपके द्वारा दी गई राशि की गणना करें। एक साधारण इनवॉइस पर, उत्पाद विवरण के नीचे कुल राशि टाइप करें, पृष्ठ के दाईं ओर संरेखित करें। यदि आप कर और अन्य शुल्क लेते हैं, तो बकाया राशि को सूचीबद्ध करें, कुल मैन्युअल रूप से गणना करें और इसे चालान पर लिखें। आप तालिका के लिए एक सूत्र जोड़ने के लिए तालिका-जनरेट करने वाले टूल का उपयोग भी कर सकते हैं जो आइटम को स्वचालित रूप से जोड़ देगा।

टिप

• वैकल्पिक रूप से, अपना चालान एक स्प्रेडशीट में सेट करें। प्रिंट होने पर सभी इंफ़ॉर्मेशन की जानकारी 8 8/2-इंच-बाई -11 टुकड़े पर दिखाई देगी यह सुनिश्चित करने के लिए सॉफ़्टवेयर के पूर्वावलोकन फ़ंक्शन का उपयोग करें।