कर्मचारियों को गोपनीय रिपोर्ट कैसे लिखें

चेतावनी

• गोपनीयता की उम्मीद, चाहे कानून की आवश्यकता हो या आपके संगठन की नीति के रूप में, पेशेवर और कानूनी जिम्मेदारियों को वहन करती है। गोपनीयता बनाए रखने में विफलता के कारण मुकदमे हो सकते हैं, आपके कैरियर को नुकसान पहुंचा सकते हैं और आपके संगठन को प्रभावित कर सकते हैं।

आंतरिक संचार किसी भी संगठन की एक पहचान है, चाहे वह एक बड़ा या छोटा व्यवसाय, एक चर्च या गैर-लाभकारी समूह, या एक सरकारी कार्यालय हो। हालाँकि आमने-सामने की बैठकों में, फोन पर या वीडियो-चैट के द्वारा मौखिक रूप से बहुत अधिक संचार होता है, लेकिन लिखित संचार किसी भी संगठन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। दस्तावेज़ विचारशील, सशक्त और स्पष्ट रूप से संवाद करने का अवसर प्रदान करते हैं। इसके अतिरिक्त, वे संप्रेषित किए जा रहे विचारों और सूचनाओं, कार्य अनुरोध, और प्रबंधन या कर्मचारी अपेक्षाओं का एक स्थायी रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। लिखित दस्तावेज़ व्यापक, खुले-अंत वितरण के लिए अभिप्रेत हो सकते हैं। लेकिन कभी-कभी, आपको एक गोपनीय रिपोर्ट भेजनी पड़ सकती है, जिसका अर्थ "केवल आँखें" दस्तावेज़ है जिसे केवल एक कर्मचारी या छोटे, पते के समूह का चयन करके देखा जा सकता है। आपके संगठन को एक गोपनीय रिपोर्ट टेम्प्लेट के उपयोग की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन भले ही ऐसा न हो, गोपनीय रिपोर्ट भेजते समय प्रोटोकॉल का पालन करना महत्वपूर्ण है।

लिंगो को जानो

गोपनीय रिपोर्टों के लिए संगठनों की आम तौर पर अपनी शब्दावली होती है। उदाहरण के लिए, संघीय सरकार, "टॉप सीक्रेट, " "गोपनीय व्यावसायिक जानकारी, " "ट्रेड सीक्रेट" या "इंटरनल एंड डिलेबेरेटिव" जैसे शब्दों का उपयोग बहुत सीमित वितरण के लिए विभिन्न प्रकार की सूचनाओं को अलग करने के लिए करती है। शर्तों का मतलब अलग-अलग चीजें हैं और दस्तावेज़ सुरक्षा के विभिन्न स्तरों की आवश्यकता होती है। ऐसे दस्तावेज भेजने वाले व्यक्तियों, साथ ही उन्हें प्राप्त करने वालों को गोपनीयता के प्रत्येक स्तर से जुड़ी आवश्यकताओं के बारे में पता होना चाहिए।

बड़े व्यवसाय भी इसी तरह के भेद करते हैं और उनकी अपनी सरकार जैसी आवश्यकताएं हो सकती हैं। छोटे व्यवसाय आम तौर पर कम औपचारिक दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं, लेकिन फिर भी गोपनीयता को अच्छी तरह से बनाए रखने की अपेक्षा करते हैं। यदि आप गोपनीय रखी जाने वाली रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपने संगठन की शब्दावली से परिचित हैं।

प्रोटोकॉल जानिए

गोपनीय प्रसारण को विशेष हैंडलिंग की आवश्यकता हो सकती है। शायद ईमेल वितरण निषिद्ध है, और गोपनीय दस्तावेजों को हाथ से वितरित किया जाना चाहिए। एक विशेष फ़ोल्डर या लिफाफे की आवश्यकता हो सकती है, या एक बोल्ड "आईज़ ओनली" स्टैम्प। कुछ संगठन केवल गोपनीय दस्तावेजों को टाइप करने की अनुमति देते हैं या विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए समर्पित चुनिंदा मशीनों पर फोटोकॉपी की जाती है। इस तरह के संचार के लिए मंजूरी दे दी गई व्यक्तियों को गोपनीय दस्तावेज बनाने के लिए अनुमति दी जा सकती है, विशेष प्रशिक्षण और प्रमाणन के बाद। इसी तरह, गोपनीय जानकारी प्राप्त करने वालों को भी संगठन से इस तरह के प्रमाणीकरण की आवश्यकता हो सकती है।

यह आंतरिक दस्तावेजों के बारे में जागरूक होने और उन्हें पत्र का पालन करने के लिए गोपनीय दस्तावेज बनाने वाले व्यक्ति पर निर्भर है। दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ता भी कंपनी प्रोटोकॉल से परिचित होने की उम्मीद करेंगे, ताकि लूप के सभी पक्ष तदनुसार गोपनीयता बनाए रखने में सक्षम होंगे।

अपने उद्देश्य को समझें

आपको अपना संचार तभी गोपनीय रखना चाहिए जब इस तरह के कदम की स्पष्ट रूप से आवश्यकता हो या असामान्य रूप से संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा के लिए आवश्यक समझा जाए। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक से अपेक्षा की जा सकती है कि वह किसी कर्मचारी को हर साल एक लिखित प्रदर्शन रिपोर्ट भेजे, और रिपोर्ट बनाने और प्रसारित करने के लिए एक वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट प्रारूप का उपयोग करे। इस मामले में, गोपनीयता की आवश्यकता स्वयं स्पष्ट है।

दूसरी ओर, शायद किसी कर्मचारी को एक तदर्थ ईमेल में संवेदनशील और रणनीतिक जानकारी होती है जिसे व्यापक रूप से वितरित नहीं किया जाना चाहिए। इस मामले में, ईमेल भेजने वाला ईमेल की सामग्री की सुरक्षा के लिए गोपनीयता को लागू करना चाहता है। प्रत्येक घटना में, गोपनीयता की आवश्यकता को पहचानना उचित संचार में पहला कदम है।