कार्य क्रम बनाम चालान

वर्क ऑर्डर और इनवॉइस का उपयोग तब किया जाता है जब कोई कंपनी या ठेकेदार ग्राहकों के लिए सेवाएं करता है और उन सेवाओं के लिए उन्हें बिल देता है। वर्क ऑर्डर को कभी-कभी एक खरीद ऑर्डर कहा जाता है, जिसका उपयोग तब भी किया जाता है जब कोई ग्राहक सेवाओं के बजाय उत्पादों को खरीदना चाहता है। एक इनवॉइस उत्पन्न होता है कि क्या आइटम खरीदे जाते हैं या सेवाएं प्रदान की जाती हैं।

कार्य आदेश

वर्क ऑर्डर आमतौर पर एक लिखित अनुरोध है जो ग्राहक विशिष्ट वस्तुओं या सेवाओं के लिए करता है। फॉर्म में शामिल करने के विवरण कार्य क्रम संख्या, ग्राहक बिल-टू और शिप-टू-एड्रेस, ग्राहक का नाम, अनुरोध तिथि, अपेक्षित वितरण तिथि, भुगतान की शर्तें, वितरण विधि, नौकरी विवरण, इकाई मूल्य, उप-योग, लागू कर, लागत और अधिकृत हस्ताक्षर। आदेश में मात्रा और भाग या आइटम नंबर भी शामिल हो सकते हैं।

बीजक

एक चालान एक बिल है जिसे आप ग्राहक को भेजे गए सामान या सेवाओं के लिए भुगतान का अनुरोध करते हैं। जबकि आप एक चालान को बिक्री चालान के रूप में संदर्भित कर सकते हैं, खरीद करने वाला व्यक्ति इसे खरीद चालान कह सकता है। विवरण में शामिल करने के लिए चालान तिथि और संख्या, आपका कर या पंजीकरण आईडी, खरीदार का नाम और पता, संबंधित कार्य या खरीद आदेश संख्या, इकाई लागत और कुल मूल्य शामिल हैं। इसमें कर, छूट, जमा भुगतान, भुगतान की शर्तें, नियत तारीख और लागू देर शुल्क या शुल्क का टूटना शामिल है।

प्रक्रिया

कुछ कंपनियों को खरीदार को फैक्स या ईमेल के माध्यम से कार्य क्रम में भेजने की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य उन्हें अनुरोध में कॉल करने की अनुमति देते हैं। बाद के मामले में, आप ग्राहक के अनुरोध के आधार पर फोन पर ऑर्डर ले सकते हैं। एक बार ऑर्डर तैयार हो जाने के बाद, खरीदार को इसकी पुष्टि के लिए एक कॉपी भेजें। विक्रेता द्वारा एक चालान हमेशा तैयार किया जाता है। जब कोई कार्य क्रम बदलता है, तो मूल को अद्यतन किया जाना चाहिए और चालान को संबंधित संशोधनों को प्रतिबिंबित करना चाहिए। वर्क ऑर्डर और मैचिंग चालान ग्राहक के खाते में दर्ज किया जाना चाहिए।

विचार

यदि आपका व्यवसाय छोटा है, तो आप वर्क ऑर्डर और इनवॉइस तैयार करने के लिए एक कार्यालय सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके पास कई ग्राहक हैं, तो ऑर्डर-मैनेजमेंट और चालान सॉफ्टवेयर में निवेश करने पर विचार करें। यह आपको आदेशों को दर्ज करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने और इलेक्ट्रॉनिक रूप से ग्राहकों को बिल करने की अनुमति देता है। आप अवैतनिक चालान की निगरानी के लिए उम्र बढ़ने की रिपोर्ट भी चला सकते हैं। यह संभव हो सकता है कि वर्क ऑर्डर और इनवॉइस को मिलाएं। उदाहरण के लिए, यदि प्रदर्शन किया गया श्रम छोटा है, तो आप सेवा के समय एकल रूप का उपयोग कर सकते हैं। स्वतंत्र ठेकेदार या छोटी कंपनियां एक फॉर्म का उपयोग कर सकती हैं, जबकि बड़ी कंपनियां दोनों को अलग करती हैं।