संगठनों में महत्वपूर्ण रिकॉर्ड को प्रबंधित करने में चुनौतियां

कई संगठन महत्वपूर्ण फ़ाइलों और रिकॉर्डों को बनाने और अद्यतन करने और प्रबंधित करने के लिए बहुत समय और पैसा खर्च करते हैं। कई मामलों में, अनुपालन मुद्दों की मांग है कि इन अभिलेखों को कम से कम सात साल तक बरकरार रखा जाना चाहिए, कुछ दस्तावेजों के साथ संगठन के पूरे जीवन के लिए बनाए रखा जाएगा। दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में संगठनों के सामने चुनौतियाँ पर्याप्त हो सकती हैं।

लागत

कागजी फाइलों को वापस लेना एक महंगा प्रस्ताव है। जब एक कंपनी सामग्री दाखिल करने की लागत में कारक होती है, तो क्लर्क दाखिल करने का वेतन और फाइल स्टोरेज से जुड़े रियल एस्टेट खर्च, प्रलेखन रखने की सही लागत अधिक हो सकती है। प्राइसवाटरहाउसकूपर्स के अनुसार, औसत संगठन प्रत्येक पेपर दस्तावेज़ को फाइल करने के लिए लगभग $ 20 श्रम में खर्च करता है, लगभग प्रत्येक श्रम दस्तावेज़ में $ 120 खोजता है और एक दस्तावेज़ को पुनः बनाने में $ 220। इस तथ्य में जोड़ें कि दाखिल होने के बाद 80 प्रतिशत दस्तावेजों को कभी वापस नहीं लिया जाता है, और खर्च का बचाव करना मुश्किल हो जाता है।

दस्तावेज खो गए

कागज की फाइलों को रखने का खर्च स्वीकार्य हो सकता है अगर कंपनियों को प्रत्येक दस्तावेज की जरूरत पड़ने पर मिल जाए। वास्तव में, कागज के दस्तावेज नियमित रूप से गायब हो जाते हैं। कुछ मामलों में, वे बस निराश हैं। अन्य समय, वे हमेशा के लिए खो जाते हैं। प्रमुख शहरी केंद्रों में, कंपनियां नियमित रूप से अपनी फाइलिंग को एक ऑफ-साइट फ़ाइल प्रबंधन कंपनी को आउटसोर्स करती हैं। जब एक अनुरोधित फ़ाइल एक ऑफ-साइट सुविधा पर नहीं मिलती है, तो कंपनियों को लापता दस्तावेजों को खोजने की उम्मीद करते हुए, संग्रहीत दस्तावेजों के बक्से को पुनः प्राप्त करने के लिए जबरदस्त संसाधन खर्च करना होगा। कुछ दस्तावेज कभी नहीं मिलते हैं, जिससे कंपनी को जानकारी को फिर से बनाने या अपने प्रयासों को पूरी तरह से छोड़ने और किसी भी परिणाम को स्वीकार करने की आवश्यकता होती है।

सुरक्षा

उनके स्वभाव से, महत्वपूर्ण दस्तावेजों में महत्वपूर्ण और अक्सर गोपनीय जानकारी होती है। उस जानकारी को सुरक्षित रखना एक चुनौती हो सकती है। कुछ कंपनियां बंद दस्तावेजों में महत्वपूर्ण दस्तावेज रखती हैं, केवल अधिकृत कर्मियों के लिए सुलभ। पुलिसिंग एक्सेस, एक्सेस लॉग्स को बनाए रखना और प्राधिकरण स्तर निर्दिष्ट करना केवल दस्तावेजों को संग्रहीत करने की लागत को जोड़ता है। एक बार जब दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए बहुत कम संगठन होता है कि फ़ाइल गोपनीय बनी रहे और उद्देश्य से या गलती से कंपनी में या उसके बाहर किसी और के साथ साझा न की जाए।