प्रभावी संचार योजना

एक संचार योजना यह बताती है कि एक संगठन उस जानकारी को पूरा करना चाहता है जो वह बाहर भेजती है। यह उद्देश्यों को सूचीबद्ध करता है, संचार और इरादा प्राप्तकर्ताओं का उत्पादन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरण। योजना बताती है कि क्या जानकारी साझा की जाएगी और इसे कैसे वितरित किया जाएगा। यह योजना सूचना के निर्माण और प्रबंधन के लिए जिम्मेदार लोगों की भी पहचान करती है, जब इसे संप्रेषित किया जाना चाहिए और जहां अभिलेख संग्रहीत किए जाने चाहिए।

सामग्री

संचार में प्रिंट प्रकाशन, सम्मेलन और सार्वजनिक संबंध सामग्री, कानूनी दस्तावेज और ऑनलाइन सामग्री शामिल हैं। अन्य प्रकार के संचार में सर्वेक्षण, रिपोर्ट, भाषण और कंपनी के अन्य दस्तावेज शामिल हैं। विपणन संचार प्रकारों में परियोजना समाचार पत्र, प्रशंसापत्र, प्रस्तुतियाँ और अन्य प्रचारक संपार्श्विक शामिल हैं। संदेश देने के लिए उपयोग किए जाने वाले विशिष्ट तंत्रों में पोस्टर, ब्रोशर और वेबसाइट शामिल हैं। संचार योजना में आम तौर पर यह इंगित करने के लिए एक कैलेंडर शामिल होता है कि संचार सामग्री कब उपलब्ध होगी। इसके अलावा, योजना यह मापने के लिए एक विधि को परिभाषित करती है कि संचार ने कितनी अच्छी तरह काम किया।

उद्देश्य

एक संचार योजना यह सुनिश्चित करने के लिए सक्रिय उपाय के रूप में कार्य करती है कि सभी को समय पर सही जानकारी हो। योजना यह बताती है कि प्रत्येक प्रकार का संचार कौन उत्पन्न करता है और यह कितनी बार अद्यतन या वितरित होता है। संचार आवश्यकताओं को प्राथमिकता देने से संगठन को यह पहचानने में मदद मिलती है कि समग्र संगठनात्मक योजना में इन कार्यों के लिए कितना समय आवंटित करने की आवश्यकता है।

दर्शक

संचार योजना संदेशों के प्रकारों को निर्दिष्ट करती है और उन्हें किसे प्राप्त करना चाहिए। दर्शकों की स्पष्ट पहचान और इसकी आवश्यकताएं संचार को बहुत आसान बनाती हैं। उदाहरण के लिए, स्टाफ सदस्यों पर निर्देशित समाचार पत्र में आगामी घटनाओं के बारे में विवरण होना चाहिए, उत्कृष्ट प्रदर्शन के लिए मान्यता प्रदान करना और मिशन के बयानों और अन्य संगठनात्मक चर्चा बिंदुओं पर एकांत इनपुट होना चाहिए।

वितरण

मल्टीमीडिया प्रस्तुतियाँ, रिकॉर्ड किए गए प्रशिक्षण कार्यक्रम, पॉडकास्ट और सोशल मीडिया प्रौद्योगिकी उपकरण जैसे कि विकी, ब्लॉग और फ़ोरम यह सुनिश्चित करते हैं कि प्रतिभागियों को उनकी ज़रूरत की सभी जानकारी प्राप्त हो, जब उन्हें इसकी आवश्यकता हो। समय के प्रति संवेदनशील स्थितियों के लिए, आवाज, पाठ और ईमेल अलर्ट के माध्यम से जानकारी भेजना हर किसी को जल्दी से सुनिश्चित करता है, सबसे अच्छा निर्णय लिया जा सकता है, और यह कि सभी लोगों को सूचित और शामिल किया जाता है।

संशोधन इतिहास

एक संचार योजना में एक संशोधन इतिहास के अलावा यह सुनिश्चित करता है कि संचार रणनीति में परिवर्तन प्रलेखित हो। संचार के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरणों और तकनीकों का आकलन करना संगठन को सर्वोत्तम प्रथाओं को स्थापित करने और अगले प्रयास पर सफल रणनीतियों का पुन: उपयोग करने की अनुमति देता है, जिससे समय और धन की बचत होती है।