रंग-कोडित फाइलिंग सिस्टम के साथ फाइल कैसे करें

व्यवस्थित रहने के लिए अपने घर या व्यवसाय कार्यालय के लिए एक रंगीन-कोडित फाइलिंग सिस्टम बनाएं। उत्पादकता को बढ़ाने के लिए एक संगठित फाइलिंग सिस्टम आपको फाइलों को खोजने की अनुमति देता है जब आपको उनकी आवश्यकता होती है और अव्यवस्था को कम करने में मदद करता है। जैसे ही आपका व्यवसाय बढ़ता है, आप एक नया रंग शुरू करके नई फ़ाइल श्रेणियां जोड़ सकते हैं। अपनी फ़ाइलों के लिए एक स्थान डिज़ाइन करके और एक प्रभावी फाइलिंग सिस्टम बनाकर, आप लगातार अपने कार्यालय के निर्माण के लिए अपने समय और ऊर्जा पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं बजाय फाइलों की तलाश में या अपने कार्यालय को अव्यवस्थित किए

1।

उन दस्तावेज़ों को अलग करें जिन्हें आप श्रेणियों में दर्ज करने की योजना बनाते हैं। उदाहरण के लिए, ग्राहक चालान, बिक्री रसीद, वित्तीय विवरण, विक्रेता चालान और कर दस्तावेजों के लिए एक फ़ाइल श्रेणी बनाएं। प्रत्येक श्रेणी का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक रंग चुनें। फ़ाइल श्रेणियों की सूची और त्वरित संदर्भ के लिए संबंधित रंग तब तक बनाएं जब तक आप प्रत्येक रंग का प्रतिनिधित्व करने वाली फ़ाइल के प्रकार को याद नहीं करते।

2।

फाइलिंग के लिए उपयोग करने के लिए फाइलिंग कैबिनेट के प्रकार का निर्धारण करें। आमतौर पर, वर्टिकल फाइलिंग कैबिनेट्स हाउस लेटर-साइज डॉक्यूमेंट्स, या डॉक्यूमेंट्स लगभग 8.5 इंच 11 इंच तक, जबकि लेटरल फाइलिंग कैबिनट हाउस लीगल-साइज डॉक्यूमेंट्स, या डॉक्यूमेंट्स लगभग 8.5 इंच 14 इंच। कैबिनेट शैली चुनें जो आपके व्यवसाय की जरूरतों के हिसाब से सबसे अच्छी हो।

3।

रंगीन फ़ोल्डर खरीदें जो फ़ाइल श्रेणियों के लिए आपके द्वारा निर्दिष्ट रंगों के अनुरूप हों। यदि सादे मनीला फ़ोल्डर का उपयोग करते हैं, तो रंगीन स्टिकर या लेबल खरीदें जो आसान देखने के लिए फ़ोल्डर टैब के किनारे पर चिपके रहते हैं।

4।

दस्तावेजों को रंगीन फ़ोल्डर में रखें और फिर फ़ोल्डर को फाइलिंग कैबिनेट में रखें। अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप फ़ाइल श्रेणियां व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा अक्सर देखे जाने वाले दस्तावेज़ या श्रेणियां जिन्हें आप अक्सर फाइलिंग कैबिनेट के सामने जोड़ते हैं और पीठ में कम उपयोग की जाने वाली श्रेणियां हैं। यदि आप क्लाइंट, मरीजों और अन्य लोगों के लिए अलग-अलग फाइलें बना रहे हैं, तो आप फाइलों को वर्णमाला में बदल सकते हैं। यदि फ़ाइलें वर्णानुक्रम में हैं, तो प्रत्येक अक्षर को अलग-अलग अक्षरों और रंगों के साथ लेबल खरीदकर या फ़ोल्डर पर रंगीन लेबल संलग्न करके और लेबल पर पत्र लिखकर अपना रंग दें।

5।

नई श्रेणियों को नए रंग असाइन करके फिट होते हुए नई फ़ोल्डर श्रेणियां जोड़ें।

जरूरत की चीजें

• फाइल आलमारी
• रंगीन फ़ोल्डर
• रंगीन स्टिकर या लेबल

टिप्स

• बोल्ड रंग चुनें, जैसे कि लाल, नीला और चमकीला पीला जो फाइल के आसान उपयोग के लिए फाइलिंग कैबिनेट में बाहर खड़े हों।
• फ़ाइल श्रेणियों का विस्तार करने, श्रेणियों को हटाने या श्रेणियों को संयोजित करने के लिए प्रत्येक वर्ष अपने फाइलिंग सिस्टम के माध्यम से जाएं।

चेतावनी

• अपने कार्यालय में अवांछित अव्यवस्था बनाने से बचने के लिए जितनी जल्दी हो सके नए दस्तावेज़ दर्ज करें।