व्यापार पत्र लिखने के लिए शिष्टाचार

व्यवसाय पेशेवर के रूप में, आप सहकर्मियों, ग्राहकों, विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ व्यक्तिगत रूप से और लिखित संचार के माध्यम से संवाद करने के महत्व को समझते हैं। लिखित संचार के रूपों के रूप में ईमेल और त्वरित संदेश की लोकप्रियता के साथ, कंपनी के अधिकारी अभी भी व्यावसायिक पत्रों का उपयोग करते हैं। जब आप एक व्यावसायिक पत्र तैयार करते हैं, तो अपने प्राप्तकर्ता की परवाह किए बिना उचित शिष्टाचार का पालन करें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि संचार पेशेवर है और आपका संदेश स्पष्ट है।

परिभाषा

एक व्यावसायिक पत्र संचार का एक लिखित रूप है जो कंपनी के मालिकों और अधिकारियों, उपभोक्ताओं, नौकरी चाहने वालों, कर्मचारियों और समुदाय के सदस्यों का उपयोग करता है। अंग्रेजी क्लब, लेखन और व्याकरण के लिए एक ऑनलाइन संसाधन, नोट करता है कि व्यापार पत्र विचारों को साझा करते हैं, जानकारी प्रदान करते हैं, प्रस्ताव स्वीकार करते हैं और प्रस्ताव बनाते हैं, जानकारी का अनुरोध करते हैं, धन्यवाद देते हैं, बधाई भेजते हैं, लोगों का परिचय देते हैं, माफी मांगते हैं और सिफारिशें करते हैं।

प्रारूप

लोग तीन तरह से व्यावसायिक अक्षरों को प्रारूपित कर सकते हैं: ब्लॉक, संशोधित ब्लॉक और सेमी-ब्लॉक। एक प्रारूप का चयन करके और अपने पत्र में इसके नियमों का पालन करके उचित व्यवसाय पत्र लेखन शिष्टाचार का अभ्यास करें। पर्ड्यू यूनिवर्सिटी के ऑनलाइन राइटिंग लैब नोटों में लिखा है कि प्रत्येक पत्र के बीच दोहरे अंतर के साथ ब्लॉक लेटर्स को न्यायोचित और एकल-छोड़ दिया गया है। संशोधित-ब्लॉक अक्षरों में, प्रेषक का पता और प्राप्तकर्ता का पता वाम-औचित्यपूर्ण और एकल-स्थान पर दिखाई देता है, जबकि दिनांक और समापन केंद्र में टैब किए जाते हैं। सेमी-ब्लॉक, तीन प्रारूपों का कम से कम उपयोग किया जाता है, संशोधित ब्लॉक के समान नियमों का पालन करता है, सिवाय इसके कि प्रत्येक पैराग्राफ को इंडेंट किया जाता है, जिसे छोड़ दिया नहीं जाता है।

धारा

व्यावसायिक पत्रों में विशिष्ट प्रारूप होते हैं और इसमें कई प्रमुख भाग शामिल होते हैं। यह प्रत्येक व्यवसाय पत्र में आवश्यक अनुभागों को शामिल करने के लिए उचित शिष्टाचार है जिसे आप शिल्प करते हैं। पत्र के शीर्ष पर, वह दिनांक लिखें जिस पर आपने इसे लिखा था। प्रेषक और प्राप्तकर्ता के मेलिंग पते दोनों को शामिल करें। प्रत्येक पत्र को एक सलाम के साथ शुरू करें जो प्राप्तकर्ता को बधाई देता है, और फिर शरीर के साथ जारी रहता है, जो पत्र के उद्देश्य को बताता है। समापन एक व्यावसायिक पत्र के अंत में है "धन्यवाद", या "ईमानदारी से" और अपना नाम और शीर्षक शामिल कर सकते हैं, अगर आपकी स्थिति स्टेशनरी के शीर्ष पर प्रकट नहीं होती है।

लाभ

व्यावसायिक पत्र महत्वपूर्ण मामलों के लिखित दस्तावेज के साथ प्रेषक और प्राप्तकर्ता को प्रदान करते हैं। वे आसानी से पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम के माध्यम से दायर किए जाते हैं, या भविष्य के संदर्भ के लिए स्कैन और इलेक्ट्रॉनिक रूप से दायर किए जाते हैं। ईमेल से अधिक औपचारिक, व्यावसायिक पत्र व्यक्तियों, कंपनियों और संगठनों की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ संवाद करने का एक पेशेवर तरीका है। उपयुक्त व्यवसाय लेखन शिष्टाचार के बाद यह सुनिश्चित करता है कि अक्षरों को ठीक से स्वरूपित किया जाए और एक स्पष्ट और संक्षिप्त संदेश तैयार करने के लिए आवश्यक जानकारी हो।

चेतावनी

व्यावसायिक पत्र स्पष्ट होने चाहिए और शब्दजाल से बचना चाहिए। पत्र भेजने से पहले, यह समझने के लिए जोर से पढ़ें कि यह समझ में आता है, और आपने अपने सभी बिंदुओं को कवर कर लिया है। चाहे आप एक संभावित नियोक्ता, एक ग्राहक या व्यावसायिक सहयोगी को लिख रहे हों, यह व्याकरण की गलतियों और टंकण त्रुटियों के लिए जाँच करना महत्वपूर्ण है। प्राप्तकर्ता के नाम को सही ढंग से वर्तनी और उसके उचित शीर्षक का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। डिलीवरी की देरी से बचने के लिए प्राप्तकर्ता के मेलिंग पते को दोबारा जांचें।