पेरोल सिस्टम की विशेषताएं

क्योंकि पेरोल इतना जटिल है, आपके मुख्य व्यवसाय से घंटों दूर ले जा सकता है और महंगी त्रुटियों को जन्म दे सकता है, कई छोटे व्यवसाय के मालिक इसका ध्यान रखने के लिए अपने एकाउंटेंट, स्वचालित सॉफ्टवेयर सिस्टम या तीसरे पक्ष के ठेकेदारों पर भरोसा करते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस सेवा का चयन करते हैं, आपके व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुरूप सुविधाओं को अनुकूलित किया जा सकता है और होना चाहिए। सबसे प्रभावी पेरोल सिस्टम समय, लागत, सटीकता और संगठन के संदर्भ में लाभ प्रदान करते हैं।

शुद्धता

आपका पेरोल सिस्टम आपके कर्मचारियों और उनके विभिन्न काम के घंटों को समायोजित करने में सक्षम होना चाहिए। एक बार एक अच्छी प्रणाली लागू होने के बाद, आपके पास अपने कर्मचारियों के काम के घंटों का एक सटीक रिकॉर्ड होगा। एक स्वचालित प्रणाली मानव त्रुटि की संभावना को कम करती है, क्योंकि एकमात्र वास्तविक कारक यह है कि क्या कर्मचारी घड़ी में और बाहर देखना याद करते हैं। हालांकि, इन-हाउस अकाउंटेंट या मुनीम, आसानी से सुधार कर सकता है जब कर्मचारी लंच के लिए बाहर जाना भूल जाते हैं या जब आपका टाइम क्लॉक डाउन होता है। पेरोल सिस्टम एक तटस्थ तीसरे पक्ष के रूप में कार्य करता है जो आपके पेरोल कार्यों को आउटसोर्स करते समय काम के घंटों को सही ढंग से रिकॉर्ड करता है।

कटौती

पेरोल सिस्टम केवल काम के घंटे और भुगतान रिकॉर्ड नहीं करते हैं। उन्हें अधिक जटिल परिचालनों के लिए स्थापित किया जाना चाहिए, जैसे कर और लाभ प्रयोजनों के लिए कटौती। राज्य और संघीय करों के बीच, मेडिकेयर और सामाजिक सुरक्षा, प्लस जो भी लाभ योजना प्रत्येक कर्मचारी को योगदान देती है, गणना की पर्याप्त मात्रा की आवश्यकता होती है। अधिकांश पेरोल सिस्टम को आपके कर और लाभों की जरूरतों को समायोजित करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है और प्रत्येक कर्मचारी की विशिष्ट परिस्थितियों के लिए आगे समायोजित किया जा सकता है। इन-हाउस पेरोल कर्मियों और बाहर के ठेकेदारों को पूरी तरह से जानकार होना चाहिए कि कानून के तहत किन कटौती की आवश्यकता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस पेरोल प्रणाली का उपयोग करते हैं, हालांकि, आप अंततः पेरोल करों की सटीक रिपोर्टिंग और भुगतान के लिए जिम्मेदार हैं।

रिकॉर्ड रखना

पेरोल प्रणाली की एक और विशेषता यह है कि इसका उपयोग विस्तृत और सटीक रिकॉर्ड रखने के लिए किया जा सकता है। ये रिकॉर्ड साइट पर एक मुख्य डेटाबेस में, ऑनलाइन या बाहर रिकॉर्ड रखने की सुविधा में संग्रहीत किए जा सकते हैं। रिकॉर्ड-कीपिंग आपको रुझानों की निगरानी करने में मदद कर सकती है जैसे कि आप कितना ओवरटाइम दे रहे हैं और कितने कर्मचारी आपकी कंपनी की सेवानिवृत्ति योजनाओं में भाग लेते हैं। रिकॉर्ड यह भी सुनिश्चित करते हैं कि आप सभी प्रासंगिक कानूनों का अनुपालन कर रहे हैं और जब आप उन गतिविधियों की निगरानी के लिए अपना सिस्टम सेट करते हैं, तो आपको ऑडिट या आपके व्यवसाय की किसी अन्य प्रकार की जांच के लिए तैयार कर सकते हैं। एक पेरोल प्रणाली जो घंटों को सही ढंग से संग्रहीत करती है, साथ ही साथ साल भर की कर तैयारी को भी आसान बना देती है।

व्यवस्थित बनाने

एक स्वचालित पेरोल प्रणाली शेड्यूलिंग, रिकॉर्ड-कीपिंग और भुगतान की पूरी प्रक्रिया को व्यवस्थित करके व्यस्तता को खत्म करने में मदद कर सकती है। कर्मचारी अपने रिकॉर्ड तक पहुंच सकते हैं, भुगतान स्टब्स प्रिंट कर सकते हैं और कुछ मामलों में, स्वचालित पेरोल प्रणाली के माध्यम से समय के लिए अनुरोध करते हैं। सभी प्रकार के प्रभावी पेरोल सिस्टम को अग्रिम दिशाओं के साथ मानकीकृत और सुव्यवस्थित किया जा सकता है। आप व्यक्तिगत चेक लिखने की आवश्यकता को समाप्त करते हुए, तृतीय-पक्ष प्रशासकों, स्वचालित प्रणालियों और इन-हाउस बुककीपरों को सीधे कर्मचारियों के बैंक खातों में कमाई जमा करने के लिए निर्देशित कर सकते हैं। जब कर्मचारी ओवरटाइम वेतन में जा रहे हों या जब कर्मचारियों को आवंटित समय की एक निश्चित राशि पास हो जाए, तो आप 401 (k) के मिलान वाले भुगतानों का कितना प्रतिशत और स्वास्थ्य देखभाल प्रीमियम के लिए कितना निकाल सकते हैं, इसके लिए सिस्टम को स्वचालित कर सकते हैं।