फ़्लोचार्ट का उपयोग क्यों करें?

एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको अपने कार्यस्थल की दक्षता में सुधार करने के लिए हमेशा प्रयास करते रहना चाहिए, इसलिए आपको किसी भी उपकरण या संसाधन का स्वागत करना चाहिए जो आपको उस कार्य को पूरा करने में मदद करता है। आपके व्यवसाय के भीतर प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने से आपके कर्मचारियों को अपनी उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिल सकती है, और अधिक उत्पादकता का मतलब है अधिक बिक्री। विचार करने के लिए एक उपकरण एक फ़्लोचार्ट है, जो एक प्रक्रिया का सचित्र या चित्रमय प्रतिनिधित्व है। फ़्लोचार्ट के उपयोग उद्योगों में कई हैं, जैसे कि मनोरंजन, इंजीनियरिंग, भौतिक विज्ञान और कंप्यूटर प्रोग्रामिंग। फ़्लोचार्ट का उद्देश्य यह बताना है कि कोई प्रक्रिया कैसे काम करती है या बिना किसी भ्रमित तकनीकी शब्दजाल के काम करना चाहिए। फ़्लोचार्ट के प्रमुख उपयोगों को समझना आपके व्यवसाय को चरम स्तरों पर चलाने में मदद कर सकता है।

कार्य प्रक्रिया को परिभाषित करें

फ़्लोचार्ट के सबसे महत्वपूर्ण उपयोगों में से एक छवियों के माध्यम से दर्शाया गया है कि कैसे एक प्रक्रिया शुरू से अंत तक की जाती है, आमतौर पर अनुक्रमिक क्रम में। एक प्रक्रिया प्रवाह आरेख का उपयोग प्रशिक्षण में किसी मौजूदा प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने या उस प्रक्रिया की दक्षता का मूल्यांकन करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप निश्चित नहीं हैं कि कोई विशिष्ट प्रक्रिया समय और प्रयास के लायक है या नहीं, तो प्रक्रिया प्रवाह आरेख अड़चनों या कार्यों के दोहराव को प्रकट कर सकता है। आप अपनी प्रक्रिया प्रवाह आरेख में प्रतीकों को जोड़ सकते हैं जिसमें प्रत्येक प्रतीक किसी व्यक्ति या समूह को कार्य, निर्णय या आउटपुट के लिए जिम्मेदार बताता है। आपकी प्रबंधन टीम तब यह निर्धारित कर सकती है कि कोई टीम अतिरंजित है या प्रक्रिया के लिए कुछ टीम आवश्यक नहीं हैं।

टास्क की टाइमिंग का मूल्यांकन करें

फ्लोचार्ट्स का एक अन्य महत्वपूर्ण उद्देश्य यह पहचानना है कि प्रत्येक कार्य को एक विशिष्ट प्रक्रिया में पूरा करने में कितना समय लगता है। आमतौर पर, ये चार्ट रैखिक होते हैं और बाएं से दाएं पढ़े जाते हैं। आप प्रत्येक कार्य को कैसे करते हैं, यह इंगित करने के लिए आप समय चार्ट में कॉलम जोड़ सकते हैं ताकि आप प्रक्रिया के भीतर कार्यों का मूल्यांकन कर सकें क्योंकि यह समय से संबंधित है। यह विशेष रूप से उपयोगी है जब आप समय-सीमा के कार्यों और प्रक्रियाओं का विश्लेषण कर रहे हैं क्योंकि चार्ट आपको उन क्षेत्रों को दिखाता है जिनमें कार्यों को अधिक दक्षता की आवश्यकता होती है और ऐसे क्षेत्र जिनमें एक कार्य पूरा होना दूसरे कार्य के पूरा होने पर निर्भर होता है। समय का विश्लेषण करने वाले फ्लो चार्ट विशेष रूप से तब उपयोगी होते हैं जब किसी परियोजना पर कई टीमों की आवश्यकता होती है, और उस परियोजना के पूरा होने के लिए संचार आवश्यक है। यह समझने में कि प्रत्येक प्रक्रिया में कितना समय लगता है, टीम के सदस्यों को यह समझने में मदद मिलती है कि अपने कार्यदिवस का बेहतर उपयोग कैसे किया जाए।

समस्या का निवारण और समाधान

वर्कफ़्लो में बग्स और समस्याओं को ठीक करना मुश्किल है, अगर आपको नहीं पता कि क्या गलत हुआ और प्रक्रिया में किस स्तर पर यह गलत हुआ। इसलिए समस्या निवारण फ्लोचार्ट का एक महत्वपूर्ण उद्देश्य है। समस्या निवारण फ़्लोचार्ट को डिज़ाइन करने के लिए, आप आमतौर पर समस्या की पहचान करके और फ़्लोचार्ट के शीर्ष पर एक बॉक्स में उस समस्या को लिखते हैं। आप तब उस बॉक्स के लिए एक तीर आकर्षित करेंगे जो उस समस्या के लिए अलग-अलग संभावित कारण हैं, और फिर आपके द्वारा पहचानी गई समस्या के आधार पर संभावित समाधानों के लिए बक्से। उदाहरण के लिए, यदि आपने अपनी ग्राहक सेवा प्रक्रिया से असंतोष के रूप में समस्या की पहचान की है, तो आप उस असंतोष के विभिन्न कारणों के साथ आएंगे, जिसमें लंबे समय तक फोन-कॉल प्रतीक्षा समय, वितरण समय के साथ असंतोष, ज्ञान के बारे में असंतोष शामिल हो सकते हैं। आपकी ग्राहक सेवा प्रतिनिधि या एक धारणा है कि आपके प्रतिनिधि कठोर और अस्वस्थ हैं। इनमें से प्रत्येक बॉक्स के तहत, आप एक संभावित समाधान विकसित करेंगे जो विशेष रूप से इस कारण को संबोधित करता है कि आपके ग्राहक दुखी हैं। यह समस्या निवारण प्रवाह चार्ट बनाने का सिर्फ एक उदाहरण है। कुछ व्यवसाय के मालिक एक सच्चे या झूठे मॉडल का उपयोग करना पसंद करते हैं जिसमें समस्याओं को सरल सच्चे या गलत बयानों के आधार पर संबोधित किया जाता है जो चार्ट पर बक्से में लिखे जाते हैं।