कर्मचारी डब्ल्यू-4 के प्रतिधारण के लिए संघीय दिशानिर्देश

एक कर्मचारी W-4 को एक नियोक्ता को कमाई से रोक कर आयकर निर्धारित करने के लिए प्रस्तुत करता है। नियोक्ता तब इस फॉर्म को कर्मचारी के कर्मियों की फ़ाइल में रखता है। आंतरिक राजस्व सेवा कर्मचारियों को सलाह देती है कि यदि व्यक्तिगत परिस्थितियाँ बदलती हैं तो वे आय को रोक सकते हैं। अपने छोटे व्यवसाय में कर्मचारी W-4s की अवधारण के लिए संघीय दिशानिर्देशों का पालन करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपका रिकॉर्ड पर्याप्त, वैध और पूर्ण है।

संघीय आयकर रोक दस्तावेजों के साथ

संघीय सरकार के पास दस्तावेजों के समूह में विभिन्न प्रकार के दस्तावेज शामिल हैं जिन्हें एक नियोक्ता को बनाए रखना चाहिए। एक स्वचालित डाटा प्रोसेसिंग इंक प्रकाशन के अनुसार, नियोक्ता को कर्मचारी के भुगतान, कर रिपोर्ट और जमा से संबंधित सभी रिकॉर्ड बनाए रखने चाहिए। इस जनादेश में संघीय, सामाजिक सुरक्षा, चिकित्सा और संघीय बेरोजगारी कर अधिनियम शामिल हैं। इन दिशानिर्देशों के तहत, नियोक्ताओं को संघीय आवश्यकताओं के अनुसार W-4 रूपों को बनाए रखना चाहिए।

धारण नीति

W-4 रूपों के लिए अवधारण अवधि, उस तिथि के बाद न्यूनतम चार साल है जब कर देय थे या भुगतान किए गए थे - जो भी बाद में हो। यह आवश्यकता न केवल डब्ल्यू -4 फॉर्म पर लागू होती है, बल्कि एक नियोक्ता के कब्जे में सभी रोजगार कर रिकॉर्डों पर भी लागू होती है। चार साल की एक न्यूनतम दिशानिर्देश है।

प्रतिधारण प्रारूप

कोई नियोक्ता W-4 फॉर्म को कागज या इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में रख सकता है, जो भी नियोक्ता पसंद करता है प्रारूप। आंतरिक राजस्व सेवा, नियोक्ताओं को अंतरिक्ष को बचाने के लिए सीडी-रोम या कंप्यूटर हार्ड ड्राइव पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से कर रिकॉर्ड संग्रहीत करने की अनुमति देती है। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को स्रोत दस्तावेज़ की पहचान करनी चाहिए, और डब्ल्यू -4 को मुद्रण योग्य और सुपाठ्य होना चाहिए।

राज्य के दिशा-निर्देश

राज्य के दिशानिर्देश अलग-अलग होते हैं, लेकिन कई पूरक और संघीय आवश्यकताओं को दर्पण करते हैं। नियोक्ता को व्यवसाय की लागू स्थिति के लिए राज्य के दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए। न्यूनतम प्रतिधारण अवधि नेवादा और टेनेसी जैसे राज्यों में मिशिगन के लिए छह साल और मिनेसोटा के लिए आठ साल से कोई भी नहीं है। यदि किसी नियोक्ता के राज्य में संघीय आवश्यकता से अधिक अवधारण आवश्यकताएं हैं, तो नियोक्ता को राज्य की आवश्यकता का पालन करना चाहिए।

डब्ल्यू -4 का निपटान

अवधारण अवधि समाप्त होने के बाद, फेयर एंड एक्यूरेट क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन एक्ट में नियोक्ता को कर दस्तावेजों को प्रभावी ढंग से निपटाने की आवश्यकता होती है। फेडरल ट्रेड कमीशन का सुझाव है कि नियोक्ता कागज प्रारूप में कर दस्तावेजों को जलाते हैं, चूर्णित करते हैं या उन्हें काटते हैं। इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर कर दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने वाले नियोक्ता को पूरी तरह से जानकारी को नष्ट या मिटा देना चाहिए ताकि कोई भी इसे पढ़ या पुनर्निर्माण न कर सके।