अपने कर्मचारियों को ईमेल कैसे लिखें
छोटे व्यवसायों के संचालन और कर्मचारियों के साथ संवाद करने के तरीके पर तकनीकी प्रगति का गहरा प्रभाव पड़ा है। इस तरह की एक उन्नति, ईमेल, सभी आकारों के व्यवसायों के लिए संचार का एक त्वरित और सस्ता साधन प्रदान करती है। ईमेल सभी कर्मचारियों के बीच बड़े पैमाने पर संचार और विशिष्ट कर्मचारियों के उद्देश्य से लक्षित संचार के लिए अनुमति देता है। कर्मचारियों, प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों के साथ संवाद करने के लिए ईमेल का उपयोग करते समय कई कारकों को ध्यान में रखना चाहिए।
1।
एक ध्यान खींचने वाली विषय पंक्ति लिखें जो ईमेल के सटीक कारण को निर्दिष्ट करती है। उदाहरण के लिए, आगामी मीटिंग के बारे में ईमेल संदेश भेजते समय, विशिष्ट प्रकार की मीटिंग को विषय पंक्ति में रखें, जैसे टीम मीटिंग या मार्केटिंग मीटिंग। यह प्राप्तकर्ता को ईमेल संचार को प्राथमिकता देने में मदद कर सकता है। एक सटीक और विस्तृत विषय पंक्ति संदेश का चयन करने से प्राप्तकर्ता को बाद की तारीख में ईमेल के माध्यम से संदेश को खोजने में आसानी होगी।
2।
आपके द्वारा संबोधित प्रत्येक विषय के लिए एक अलग ईमेल भेजें। यह आपको प्रत्येक ईमेल को सीधे और बिंदु पर रखने की अनुमति देगा। प्रत्येक ईमेल को एक विषय पर सीमित करने से प्राप्तकर्ता को संदेश पर ध्यान केंद्रित करने और उन्हें प्रत्येक विषय वस्तु, जैसे मीटिंग, अनुरोध और नीति अपडेट के लिए एक निर्दिष्ट इलेक्ट्रॉनिक फ़ोल्डर में ईमेल दर्ज करने की अनुमति मिलेगी।
3।
फैंसी शब्दों और तकनीकी शब्दों को स्पष्ट रखने में मदद करने के लिए संचार को सरल और संक्षिप्त रखें। एक जटिल शब्द या विवरण का उपयोग करने से बचना जब एक सरल दृष्टिकोण एक ही उद्देश्य की सेवा करेगा।
4।
जब आप कर्मचारियों को एक ईमेल भेजते हैं तो पेशेवर शिष्टाचार के बुनियादी नियमों का पालन करें। एक पेशेवर तरीके से प्राप्तकर्ता को संबोधित करें और प्रत्येक ईमेल को धन्यवाद या अन्य उपयुक्त समापन के साथ बंद करें। स्पेल-चेक का उपयोग करें, और ईमेल भेजने से पहले सटीकता के लिए ईमेल प्रूफरीड करें।
5।
यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता से उत्तर का अनुरोध करें। आपको किस प्रकार के फॉलो-अप की आवश्यकता है, इससे संबंधित विवरण प्रदान करें कि आप इसे कैसे प्राप्त करेंगे और जब आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता होगी।
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