अकाउंट नोटिफिकेशन कैसे लिखें

ग्राहकों की संतुष्टि के उच्च स्तर और सफलता और उच्च लाभ प्राप्त करने वाले व्यवसाय के बीच एक संबंध है। उस कारण से, कई व्यवसायों के पास कॉल सेंटर होते हैं जहां ग्राहक किसी भी चिंता को व्यक्त कर सकते हैं, प्रश्न पूछ सकते हैं और किसी भी मुद्दे को हल कर सकते हैं जो वे व्यवसायों के लिए पेश किए गए उत्पादों या सेवाओं के साथ अनुभव कर रहे हैं। जब भी कोई ग्राहक कॉल करता है, तो प्रतिनिधि जो ग्राहक के साथ बात करता है, उसे स्पष्ट रूप से चर्चा के विवरण को ध्यान में रखना चाहिए ताकि व्यवसाय में प्रत्येक ग्राहक के खाते और व्यक्तिगत स्थिति का गहन रिकॉर्ड हो।

1।

ग्राहक से कॉल का उत्तर दें। हर व्यवसाय के अपने विशिष्ट ग्रीटिंग प्रतिनिधि होते हैं जो फोन कॉल का जवाब देते समय ग्राहकों को संबोधित करते हैं। एक विनम्र स्वर में, अपनी कंपनी को ग्राहक के साथ बातचीत शुरू करने के लिए शुभकामनाएँ का उपयोग करें।

2।

ग्राहक के खाते पर पहुँचें। कंपनियां अक्सर खाता जानकारी प्राप्त करने के लिए ग्राहक खाता संख्या का उपयोग करती हैं लेकिन कुछ मामलों में, ग्राहक के पास वह जानकारी उपलब्ध नहीं हो सकती है। कुछ सिस्टम प्रतिनिधि को ग्राहक के फोन नंबर का उपयोग करके ग्राहक खातों को खींचने की अनुमति देते हैं।

3।

खाता और खाताधारक का सत्यापन करें। ग्राहक से प्रथागत जानकारी के लिए पूछें, जैसे कि उसके सामाजिक सुरक्षा नंबर के अंतिम चार अंक, उसका पता, उसकी जन्मतिथि या उसका नाम। प्रत्येक कंपनी की अपनी विधियाँ होती हैं जिनके द्वारा ग्राहक खातों का सत्यापन किया जाता है।

4।

ग्राहक के प्रश्न या चिंता को पहचानें। यदि आवश्यक हो, तो ग्राहक की स्थिति से खुद को परिचित करने के लिए किसी भी पिछले संकेतन की समीक्षा करने के लिए एक क्षण लें। ग्राहक से उसके सवाल या चिंता के बारे में ध्यान से सुनें और नोट्स लें।

5।

ग्राहक के मुद्दे को हल करें और किसी भी प्रश्न का उत्तर दें। ग्राहक को संतुष्ट करने के लिए आवश्यक उपाय करें। हर कंपनी की विभिन्न विधियाँ होती हैं जिनके द्वारा अलग-अलग ग्राहक शिकायतों का निपटारा किया जाता है। समस्या का समाधान करने के बाद, ग्राहक से पूछें कि क्या वह उस तरीके से संतुष्ट है जिस तरह से आपने उसकी संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए स्थिति को संभाला है।

6।

अपना खाता संकेतन पूरा करें। खाता संकेतन से ग्राहक की कॉल, आपके द्वारा की गई कार्रवाई और आपके द्वारा ग्राहक से किए गए किसी भी वादे का कारण होना चाहिए। उचित खाता संकेतन महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे सुनिश्चित करते हैं कि ग्राहक की समस्या हल हो गई है और उसे उत्कृष्ट सेवा प्राप्त हुई है। वे यह भी सुनिश्चित करते हैं कि ग्राहक द्वारा फिर से कॉल किए जाने को देखने के लिए भविष्य के प्रतिनिधियों के लिए रिकॉर्ड के रूप में काम किया गया और रखा गया।