मानव संसाधन प्रबंधक के लिए फाइलिंग सिस्टम

जब आप एक मानव संसाधन प्रबंधक होते हैं, तो एक संगठित, कुशल फाइलिंग सिस्टम बस चीजों को जल्दी से खोजने के बारे में नहीं है, हालांकि यह एक अतिरिक्त लाभ है। महत्वपूर्ण अभिलेखों का रखरखाव और अवधारण कानून द्वारा अनिवार्य है, और यदि आप सही तरीके से जानकारी संग्रहीत नहीं करते हैं, तो आपका छोटा व्यवसाय उत्तरदायी हो सकता है।

संगठन

HR को किसी संगठन के प्रत्येक सदस्य पर फाइलें रखनी चाहिए। क्योंकि कुछ जानकारी को अलग से संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है - चिकित्सा जानकारी को कार्मिक फ़ाइल में शामिल नहीं किया जा सकता है, उदाहरण के लिए - प्रत्येक कर्मचारी के लिए कई फाइलें आवश्यक हैं। फ़ाइलों की एक उच्च मात्रा को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए, एचआर फाइलिंग सिस्टम को स्पष्ट रूप से नाम और विषय द्वारा, मानक स्वरूपण और सूचना के विभिन्न सेटों के लिए विभिन्न अलमारियाँ का उपयोग करके व्यवस्थित किया जाना चाहिए।

अभिलेखों का उल्लेख

अपनी कंपनी की नीतियों की समीक्षा करें ताकि आप अपने राज्य के नियमों के अनुसार रिकॉर्ड बनाए रख सकें। तय करें कि फाइलों को कहां स्टोर करना है। आपको एक निश्चित अवधि के लिए समाप्त किए गए कर्मचारियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने की आवश्यकता है, फिर भी यह संभावना नहीं है कि आप नियमित रूप से उन फ़ाइलों का उपयोग करेंगे। अंतरिक्ष को बचाने के लिए स्टोरेज या अभिलेखीय सेवा से पुराने कर्मचारी दस्तावेजों को रखने पर विचार करें। संग्रहित अभिलेखों का एक डेटाबेस बनाए रखें जिसमें बॉक्स की संख्या को संदर्भित किया जाए जिसमें रिकॉर्ड आसान पुनर्प्राप्ति के लिए निहित हैं। प्रत्येक बॉक्स में रिकॉर्ड की उम्र पर डेटा रखें और उन्हें वर्ष तक समूहित करें ताकि जब वे वैधानिक आवश्यकताओं या आपके संगठन की विनाश नीति से अधिक हो जाएं तो रिकॉर्ड को काट दिया जा सके। एक संगठित प्रणाली रखने में विफल रहने का मतलब संगठन के लिए अनावश्यक भंडारण शुल्क है।

प्रासंगिकता

मानव संसाधन प्रबंधक अप्रत्याशित की उम्मीद करना जानते हैं। मानव संसाधन में असामान्य परिस्थितियाँ इतनी सामान्य होती हैं, व्यावसायिक वेबसाइट HR.BLR.com में एक पूरी "एचआर स्ट्रेंज बट ट्रू" खंड है जो विचित्र घटनाओं के लिए समर्पित है - कर्मचारी की तरह जो छुट्टी के लिए समय निकालने के लिए ज्यूरी ड्यूटी के समन को मजबूर करता है, या कार्यकर्ता जिसने एचआर के वॉयस मेल पर गलती से दवा का सौदा दर्ज किया था। अजीब स्थिति समय-समय पर फसल हो सकती है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप किसी मौजूदा समस्या से निपटने के लिए अपने ज्ञान को अन्य असामान्य घटनाओं से लागू नहीं कर सकते हैं। किसी विशेष विषय, चर्चा और समितियों पर विषय फ़ाइलों को बनाए रखें ताकि किसी समस्या के पुनरावृत्ति होने पर आप पहिए को सुदृढ़ न करें। अगली बार आपके संगठन द्वारा अपनी नीति नियमावली को अपडेट करने के लिए प्रमुख मुद्दों पर फाइलें रखनी चाहिए। सामग्री अभी भी प्रासंगिक है और कानूनी रूप से अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए नियमित रूप से फ़ाइलों की समीक्षा करें।

इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज

एचआर सूचना प्रणाली के भीतर अधिकांश एचआर विभाग डेटा के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण में चले गए हैं। इस जानकारी को सुरक्षित रखें क्योंकि आप रिकॉर्ड कागज़ात और उपयोग करने के लिए उपयोगकर्ताओं के लिए तार्किक प्रारूप में डेटा संग्रहीत करेंगे। श्रेणियों के साथ एक स्पष्ट और सुसंगत तरीके से इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को लेबल करें, जो पेपर फ़ाइलों से संबंधित हैं, ताकि रिकॉर्ड आसानी से मिल सकें और पुरानी और अनावश्यक जानकारी को सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर डेटा की समीक्षा करें ताकि सिस्टम धीमा न हो। अपने इलेक्ट्रॉनिक डेटा को व्यवस्थित करें ताकि आप आवश्यकतानुसार रिपोर्ट चला सकें।

सुरक्षा

मानव संसाधन रिकॉर्ड अक्सर प्रकृति में संवेदनशील होते हैं और गोपनीयता नियमों द्वारा संरक्षित होने की संभावना है। महत्वपूर्ण जानकारी को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करें ताकि जानकारी को देखने की अनुमति वाले केवल उन कर्मचारियों तक पहुंच सीमित हो। किसी भी कर्मचारी की पहुंच, रिकॉर्ड्स के लिए गतिविधि या संशोधनों के बारे में जानने के लिए ट्रैकिंग सिस्टम, जैसे इलेक्ट्रॉनिक ट्रेल या पेपर साइन-आउट लॉग सेट करें।