वित्तीय विवरण प्रमाणन
एक प्रमाणित वित्तीय विवरण वह है जिसकी सटीकता और स्थिरता स्वतंत्र, बाहरी विशेषज्ञों द्वारा सत्यापित की गई है। एक वित्तीय विवरण को प्रमाणित करने की प्रक्रिया को ऑडिटिंग के रूप में जाना जाता है और, निगम के आकार के आधार पर, यह समय लेने और महंगा हो सकता है। जबकि अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए एक ऑडिट सस्ती नहीं है, छोटे व्यवसाय के मालिक बड़े लोगों से मूल्यवान सबक सीख सकते हैं।
लेखा परीक्षा
वित्तीय विवरणों में आंकड़ों को सत्यापित करने की प्रक्रिया को उन आंकड़ों के परिणामस्वरूप पुनर्प्राप्त करके उन ऑडिट को कहा जाता है। ऑडिटर, वे व्यक्ति जो ऑडिटिंग स्टेटमेंट्स के विशेषज्ञ हैं, आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं। आंतरिक लेखा परीक्षक, हालांकि वे फर्म के कर्मचारी हैं, लेखा विभाग से स्वतंत्र रूप से काम करते हैं और सभी वित्तीय विवरणों में न केवल संख्याओं को सत्यापित करते हैं, बल्कि उन विभागों में पहुंचने के लिए लेखांकन विभाग द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाएं भी हैं। आंतरिक लेखा परीक्षक ऐसी चीजों की जांच करते हैं कि रसीदें कैसे तैयार की जाती हैं और दायर की जाती हैं और किसे दी जाती हैं, लेखा विभाग की भौतिक फाइलों और कंप्यूटर प्रणालियों तक किस प्रकार की पहुंच है।
सीपीए
जबकि आंतरिक लेखा परीक्षक लेखा रिकॉर्ड की सटीकता और विश्वसनीयता को बनाए रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, केवल स्वतंत्र बाहरी लेखा परीक्षक वित्तीय विवरणों को प्रमाणित कर सकते हैं। इन लेखा परीक्षकों को प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार या सीपीए के रूप में जाना जाता है। एक बड़े निगम के वित्तीय विवरण को प्रमाणित करने के लिए, CPAs की एक टीम पूरी तरह से स्थायी हफ्तों या महीनों तक ऑडिट करती है। ऐसी लेखा परीक्षा टीम को न केवल लेखा विभाग के रिकॉर्ड और सुविधाओं तक व्यापक पहुंच दी जाती है, बल्कि फर्म के अधिकांश क्षेत्रों में जहां रिकॉर्ड्स प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से वित्तीय विवरणों को प्रभावित करते हैं। ऑडिट टीम उदाहरण के लिए, डिलीवरी ट्रक ड्राइवरों का साक्षात्कार ले सकती है, यह देखने के लिए कि वे ग्राहकों के गोदामों में वितरित माल की मात्रा को कैसे सत्यापित करते हैं और वे डिलीवरी का दस्तावेज कैसे बनाते हैं।
प्रमाणित कथन
क्या CPAs की टीम को यह निष्कर्ष निकालना चाहिए कि पुस्तकों के आंकड़े आम तौर पर सटीक होते हैं और फर्म लेखांकन कोड का पालन करती है, वे प्रमुख वित्तीय विवरणों को प्रमाणित करते हैं, जो बैलेंस शीट, आय विवरण और नकदी प्रवाह के बयान हैं। कुछ उदाहरणों में, प्रक्रिया CPAs की संतुष्टि के लिए संपन्न नहीं हो सकती है। कथन में सामग्री संबंधी त्रुटियां हो सकती हैं या लेखा परीक्षक यह सत्यापित करने में असमर्थ हो सकते हैं कि विवरणों में आंकड़ों की गणना कैसे की गई है। ऐसे मामलों में, वित्तीय विवरणों को सत्यापित नहीं किया जाएगा। यह कंपनी के लिए आपदा का कारण बन सकता है, जिससे शेयरधारकों में विश्वास का नुकसान होता है, जो स्टॉक को डंप कर सकता है, जिसके परिणामस्वरूप शेयर की कीमत में भारी गिरावट होती है और प्रबंधन को कुछ गंभीर व्याख्या करने के साथ छोड़ना पड़ता है।
लघु व्यवसाय के लिए सबक
ऑडिट टीम को किराए पर लेना एक महंगा अभ्यास है और आमतौर पर एक छोटे व्यवसाय के लिए आवश्यक नहीं है। हालांकि, छोटे व्यवसाय अपनी वित्तीय रिपोर्टों की सटीकता को बढ़ाने के लिए आंतरिक और बाहरी लेखा परीक्षकों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ समान सिद्धांतों को लागू कर सकते हैं। सबसे पहले, लेखांकन जानकारी को संभालने की प्रक्रिया सुसंगत होनी चाहिए और सत्यापन की अनुमति होनी चाहिए। यदि व्यवसाय के स्वामी या फर्म के एकाउंटेंट एक संख्या को सत्यापित करना चाहते हैं जैसे कि पिछले महीने के दौरान किसी विशेष ग्राहक को भेजे गए इन्वेंट्री डेटा या माल की मात्रा, संबंधित कागजी कार्रवाई ठीक से दायर की जानी चाहिए और भविष्य के सत्यापन के लिए उपयोग करना आसान है। इसके अलावा, जो कर्मचारी लेखांकन से संबंधित प्रविष्टियां करते हैं, उन्हें ठीक से प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। अंत में, समय-समय पर आँखों की ताज़ा जाँच करना बेहद उपयोगी होता है। एक बाहरी पेशेवर लेखाकार या एक परिचित जो इन मामलों में प्रशिक्षित होता है, उन समस्याओं को उजागर कर सकता है जो देखने के लिए अंदरूनी सूत्रों के लिए बहुत कठिन हैं।