आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं के लिए GAAP सिद्धांत

वित्तीय लेखा मानक बोर्ड के आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत, या GAAP, लेखांकन मानकों को निर्धारित करते हैं जो एक संयुक्त राज्य अमेरिका की कंपनी का पालन करना चाहिए। आंतरिक नियंत्रण धोखाधड़ी और लिपिक त्रुटियों को रोकने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं जो किसी कंपनी के वित्तीय वक्तव्यों की सटीकता से समझौता कर सकते हैं। ठोस आंतरिक नियंत्रण भी कंपनी की संपत्ति की चोरी से होने वाले नुकसान को कम कर सकते हैं और कमज़ोर कर्मचारियों की पहचान कर सकते हैं। बाहरी लेखा परीक्षकों, उधारदाताओं या निवेशकों को किसी भी वित्तीय जानकारी दिए जाने से पहले कंपनी द्वारा इन नियंत्रणों को लागू किया जाना चाहिए।

कर्तव्यों का अलगाव

विभिन्न कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों को अलग करने से किसी एक व्यक्ति के लिए धोखाधड़ी करने का अवसर कम हो जाता है। यह लिपिक त्रुटियों पर कटौती करने के लिए डबल-चेक प्रक्रिया भी बनाता है। जो कर्मचारी रिकॉर्ड रखते हुए संभालता है, उसके पास संपत्ति की भौतिक हिरासत नहीं होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, बैंक सुलह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को भी ग्राहकों से भुगतान प्राप्त नहीं करना चाहिए या बैंक जमा को तैयार नहीं करना चाहिए।

पहुंच

भौतिक नियंत्रण यह सुनिश्चित करते हैं कि केवल अधिकृत कर्मचारी ही कंपनी की संपत्ति तक पहुँच प्राप्त कर सकते हैं। कुछ सामान्य नियंत्रणों में पेटीएम कैश के लिए लॉकबॉक्स, गोदामों के लिए मुख्य कार्ड और नकदी रजिस्टर का उपयोग करने वाले कर्मचारियों के लिए अद्वितीय पासकोड शामिल हैं। ये नियंत्रण डिजिटल भी हो सकते हैं, जैसे कि कंपनी के कंप्यूटर सिस्टम तक पहुंचने के लिए पासवर्ड की आवश्यकता होती है।

प्राधिकरण

आपकी कंपनी को वित्तीय लेन-देन के लिए विशिष्ट लिखित प्रक्रियाएं भी विकसित करनी चाहिए, जिसमें प्रत्येक प्रकार के लेनदेन को अनुमोदित करने के अधिकार वाले लोगों की सूची भी शामिल है। आप मानक लेनदेन और स्वीकार्य मात्रा को सूचीबद्ध कर सकते हैं, फिर इन सीमाओं को पार करने के लिए प्रबंधक की मंजूरी की आवश्यकता होती है। प्रबंधकों को धोखाधड़ी लेनदेन की अनुमति नहीं है यह सुनिश्चित करने के लिए अनुमोदन की समीक्षा की जानी चाहिए। प्रमुख लेनदेन को एक से अधिक लोगों से अनुमोदन की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, आप सभी कर्मचारियों को $ 5, 000 के तहत खरीद आदेश निष्पादित करने की अनुमति दे सकते हैं और इस पर किसी भी राशि के लिए प्रबंधक की मंजूरी की आवश्यकता होती है। अनुमोदन की वरिष्ठता का स्तर डॉलर की मात्रा बढ़ने के साथ बढ़ना चाहिए।

रिकॉर्ड रखना

सभी वित्तीय विवरणों को सामान्य खाता बही या अतिरिक्त अनुसूचियों द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। आप जब भी संभव हो, वित्तीय लेनदेन के लिए मानकीकृत रूपों का उपयोग करके धोखाधड़ी और आकस्मिक त्रुटियों को कम कर सकते हैं, जैसे खरीद आदेश या बिक्री चालान। इन रूपों को क्रमिक रूप से क्रमांकित किया जाना चाहिए ताकि आप पहले से अनिर्धारित लेनदेन को वापस करने के लिए उपयोग किए गए अनुक्रम या नए रूपों में लापता रूपों की पहचान कर सकें।

सत्यापन

एक पर्यवेक्षक को समय-समय पर सटीकता के लिए सभी प्रमुख सामान्य खाता बही खातों की समीक्षा करनी चाहिए। पर्यवेक्षक को एक कर्मचारी होना चाहिए जो रिपोर्ट तैयार करने में शामिल नहीं था। कुछ कंपनियां पर्यवेक्षक के अनुमोदन को सत्यापित करने के लिए आंतरिक लेखा परीक्षकों को भी नियुक्त करती हैं। समीक्षा करने वाले कर्मचारी को अपनी स्वीकृति के प्रमाण के रूप में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर और तारीख करनी चाहिए। पर्यवेक्षकों को उन क्षेत्रों को खोजने के लिए प्रासंगिक वित्तीय मैट्रिक्स को देखना चाहिए जो दक्षता की समस्याओं का सामना कर रहे हैं। यह धोखाधड़ी या अनुचित रूप से रिकॉर्ड किए गए लेनदेन का संकेत हो सकता है।