समय प्रबंधन कौशल में सुधार करने के लिए अच्छे विचार

छोटे व्यवसायों और छोटे व्यवसाय के मालिकों को किसी भी बड़े व्यवसाय या उसके कर्मचारियों के रूप में कार्यस्थल तनाव का सामना करने की संभावना है। तनाव को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने का रहस्य - एक व्यवसाय के आकार की परवाह किए बिना - एक संगठनात्मक और व्यक्तिगत दृष्टिकोण दोनों से तनाव से संबंधित मुद्दों से निपटने में निहित है। खराब रूप से विकसित या कोई नहीं समय प्रबंधन कौशल एक प्रमुख कार्यस्थल तनाव हैं। हालांकि एक छोटे व्यवसाय के पास वित्तीय प्रबंधन नहीं हो सकता है कि वह महंगे और कभी-कभी जटिल समय प्रबंधन सॉफ्टवेयर खरीदकर समय प्रबंधन के मुद्दों को हल कर सकता है, इसमें कम-से-कम लागत के विचार और विकल्प हैं।

एक संगठनात्मक दृष्टिकोण

एक संगठनात्मक दृष्टिकोण से समय प्रबंधन का दृष्टिकोण करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए पहले अच्छे समय प्रबंधन कौशल विकसित करना और फिर व्यवसाय के कर्मचारियों के लिए एक प्रेरक भूमिका मॉडल बनना है। एक नए विकसित या पहले से मौजूद कर्मचारी कल्याण कार्यक्रम में समय प्रबंधन कौशल को बेहतर बनाने के लिए विचारों को शामिल करना भी संगठनात्मक स्तर पर समस्या का समाधान करने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है। लंच-एंड-लर्न की एक श्रृंखला में समय प्रबंधन सेगमेंट और समय प्रबंधन विचारों को कार्यस्थल प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं में शामिल करने सहित कर्मचारी बुलेटिन बोर्ड पर समय प्रबंधन युक्तियों को पोस्ट करने पर विचार करें।

अपॉइंटमेंट बुक्स का इस्तेमाल करें

कार्यालय के कर्मचारियों, विभाग के प्रबंधकों और अन्य प्रमुख कर्मियों के लिए नियुक्ति पुस्तकें खरीदें। इन कर्मचारियों को एकल-टू-टू-लिस्ट बनाने से रोकने का निर्देश दें, जो अक्सर इतने लंबे हो जाते हैं कि वे न तो प्रभावी होते हैं और न ही उपयोग करने योग्य। एक शेड्यूलिंग नीति अपनाएं जिसमें बैठकें, कार्य और गतिविधियाँ निर्धारित की जाती हैं और न केवल एक विशिष्ट दिन के लिए निर्दिष्ट की जाती हैं, बल्कि एक विशिष्ट शुरुआत और समाप्ति समय के साथ भी होती हैं। यदि व्यवसाय एक कार्यालय सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करता है जिसमें एक योजना मॉड्यूल शामिल है, तो एक इलेक्ट्रॉनिक नियुक्ति पुस्तक एक विकल्प है।

रुकावटों को कम करना या रोकना

कर्मचारियों को एक ऐसा माहौल बनाकर समय बर्बाद करने वाले व्यवधानों को कम करने के लिए प्रोत्साहित करें जहां कर्मचारी "नहीं" कहने में सहज महसूस करते हैं। हालांकि, कई छोटे व्यवसायों में मानक, हालांकि रुकावट और उत्पादकता में कमी का खुला निमंत्रण है। इसके बजाय कर्मचारियों को नियुक्ति बुक नियोजन में कार्यालय समय को शामिल करने की अनुमति देना रुकावट के लिए समय निर्धारित करने का एक प्रभावी तरीका है। एक ऐसी नीति अपनाएं जो बताती है कि जब तक किसी समस्या या समस्या के लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है, कर्मचारी समय के ब्लॉक को निर्धारित करते हैं, जैसे कि हर कार्यदिवस के अंत में, दिन भर में प्राप्त टेलीफोन कॉल और उत्तर ईमेल को वापस करने के लिए।

प्लानिंग को प्राथमिकता दें

साप्ताहिक 30 मिनट की सोमवार की सुबह की बैठक की बैठक सप्ताह की गतिविधियों के लिए चरण निर्धारित कर सकती है। साप्ताहिक नियोजन बैठकें कर्मचारियों को इस बात की बेहतर समझ प्रदान करती हैं कि सप्ताह के दौरान क्या पूरा किया जाना चाहिए। प्रत्येक साप्ताहिक बैठक में एक सवाल-जवाब सत्र को शामिल करने से हर किसी को उन सवालों के जवाब देने के अवसर मिलते हैं जिनकी उन्हें जवाब देने की आवश्यकता हो सकती है और अस्पष्ट प्रक्रियाओं पर स्पष्टीकरण प्राप्त कर सकते हैं जो अन्यथा समय बर्बाद करने वाले कार्यदिवस में व्यवधान उत्पन्न कर सकते हैं। कर्मचारियों को प्रतिदिन योजना बनाने या संशोधित करने में पहले 15 मिनट से 30 मिनट तक खर्च करने के लिए प्रोत्साहित करें।