मैं ग्राहक प्रतिक्रिया की गोपनीयता कैसे सुनिश्चित करूं?

आप अपने ग्राहकों से फोन, ऑनलाइन या लिखित प्रतिक्रिया कार्ड वाले व्यक्ति पर प्रतिक्रिया देने के लिए कह सकते हैं। आप जो भी विधि चुनते हैं, वह फीडबैक को गोपनीय रखना महत्वपूर्ण हो सकता है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप किसी कर्मचारी को उसके बारे में दिए गए फीडबैक को सीधे पकड़ना या ग्राहक की व्यक्तिगत जानकारी से समझौता न करना चाहें। आपके पास अपनी ग्राहक प्रतिक्रिया की गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए कुछ सरल विकल्प हैं।

1।

पते, फोन नंबर या ईमेल पते सहित बहुत ही व्यक्तिगत विवरण मांगे बिना ग्राहक की बुनियादी जानकारी का अनुरोध करें। यह ग्राहक की पहचान की रक्षा करने में मदद करेगा जब वह प्रतिक्रिया प्रस्तुत करना चुनता है।

2।

अपने ऑनलाइन ग्राहक फ़ीडबैक फ़ॉर्म को सुरक्षित सर्वर पर रखें। आपको अपने वेब सर्वर पर सुरक्षित सॉकेट लेयर, या एसएसएल, सुरक्षा की आवश्यकता होगी, जिसे आप वेब होस्टिंग कंपनी से प्राप्त कर सकते हैं, ताकि फीडबैक फॉर्म को ठीक से सुरक्षित कर सकें (संसाधन देखें)।

3।

वेब पर प्रतिक्रिया एकत्र करने और बनाए रखने के लिए एक अन्य विकल्प के रूप में एक तृतीय-पक्ष ऑनलाइन सर्वेक्षण सेवा (उदाहरण के लिए संसाधन देखें) का उपयोग करें। आश्वस्त करें कि ऑनलाइन सर्वेक्षण सेवा सुरक्षित सर्वर का भी उपयोग करती है।

4।

अपने व्यवसाय में एक मानवयुक्त डेस्क के सामने सीधे एक लॉक सुझाव बॉक्स रखें, जहां ग्राहक टिप्पणी फॉर्म जमा कर सकते हैं - पूर्व-निर्मित सर्वेक्षणों का ढेर। बॉक्स को हर समय बंद रखें और प्रत्येक दिन के अंत में इसे खाली करें ताकि आप इस तरह से एकत्र होने वाले ग्राहकों की प्रतिक्रिया की गोपनीयता की रक्षा कर सकें।

5।

डेटाबेस या स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर प्रोग्राम में ग्राहक कॉल से मौखिक प्रतिक्रिया दर्ज करें। ग्राहक का नाम, ईमेल पता और शिकायत या तारीफ के साथ-साथ किसी भी विशिष्ट मुद्दों को हल करने के लिए एक कार्य योजना शामिल करें। ग्राहक फ़ीडबैक दस्तावेज़ को उस पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें जिसे केवल आप और अधिकृत कर्मचारी जानकारी की सुरक्षा के लिए जानते हैं।