5S प्रोजेक्ट्स को कैसे प्रलेखित करें

दुबला विनिर्माण तकनीकों को लागू करने वाले सफल परियोजना सुधार प्रबंधक कचरे को खत्म करने और ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार करने के लिए 5 एस पद्धति का उपयोग करते हैं। कचरे को खत्म करने के लिए, परियोजना प्रबंधक जापानी शब्दों के आधार पर पांच प्रकार की कार्रवाई करते हैं। इन हाउसकीपिंग प्रक्रियाओं में सीरी (सॉर्ट), सीटन (सेट इन ऑर्डर), सीसन (शाइन), सीसेट्सु (मानकीकृत), और शित्सुके (सस्टेन) शामिल हैं। नतीजतन, परियोजना उपकरण हल हो जाते हैं और व्यवस्थित होते हैं ताकि जरूरत पड़ने पर वे उपलब्ध हो सकें। अपने कार्यक्षेत्र को साफ और व्यवस्थित रखने से, सब कुछ (और हर कोई) क्रम में रहता है। प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने के लिए आप बाद में 5S परियोजना का मूल्यांकन, विश्लेषण और ऑडिट कर सकते हैं, 5S को चरणों में लागू कर सकते हैं और प्रत्येक चरण पर रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।

1।

गुणवत्ता के प्रबंधन के लिए एक परिवर्तन नियंत्रण योजना बनाएं। अपने स्वयं के प्रारूप का उपयोग करें या Microsoft Office टेम्प्लेट वेबसाइट जैसी साइटों से टेम्पलेट डाउनलोड करें, जो नियंत्रण टेम्पलेट बदलने की पहुंच प्रदान करता है।

2।

एक बैठक में नियमित बैठकों और दस्तावेज़ टीम के सदस्य सुझावों को पकड़ो। किए गए निर्णयों और किए गए कार्यों को रिकॉर्ड करने के लिए Microsoft OneNote जैसे टूल का उपयोग करें। ईमेल द्वारा इन दस्तावेजों को वितरित करें। उन्हें पुरालेख वेबसाइटों, कंपनी के दस्तावेज़ रिपॉजिटरी या सहयोगी कार्यस्थान, जैसे Microsoft शेयरपॉइंट पर अपलोड करके उन्हें संग्रहीत करें।

3।

प्रक्रिया सुधार उपकरण का उपयोग करें, जैसे कि प्रगति रिपोर्ट और समय अवलोकन पत्रक, परिभाषित करने, विश्लेषण, माप, सुधार और नियंत्रण प्रक्रियाओं के लिए। ऐसी स्थिति रिपोर्टें बनाएं जो बताती हैं कि ये परिणाम टीम को कैसे सशक्त बनाते हैं, वर्तमान स्थिति (जैसा है) का विश्लेषण करके विशिष्ट प्रक्रियाओं में सुधार करते हैं और भविष्य की स्थिति (होने के लिए) को परिभाषित करते हैं। दोनों के बीच अंतर को परिभाषित करके, आप एक कार्यान्वयन योजना और कार्य योजना बना सकते हैं।

4।

एक ऑडिट योजना बनाएं। इस योजना को उन कर्मियों की पहचान करनी चाहिए जो कार्यस्थल से गुजर सकते हैं और सभी अनावश्यक उपकरणों से छुटकारा पा सकते हैं। यह आपको और आपके कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करने में सक्षम बनाता है कि आपके पास काम करने के लिए सिर्फ सही उपकरण और सामग्री है। योजना की जांच करनी चाहिए कि शेष उपकरण उपयोग की आवृत्ति और प्राथमिक उपयोगकर्ताओं द्वारा आयोजित किए जाते हैं। यह भी वर्णन करना चाहिए कि कैसे पूरी तरह से हाथ से जांच करें कि सामान्य सुविधा रखरखाव होता है और यह सुनिश्चित करता है कि मानकीकृत उपकरण, प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं कार्यान्वित और उपयोग की जाती हैं। एक व्यापक ऑडिट योजना आपको और आपके छोटे व्यवसाय को परिवर्तनों को बनाए रखने में मदद करती है। ऊर्जा और उत्साह बनाए रखने के लिए सफलता की कहानियां प्रकाशित करें।

5।

विस्तृत दस्तावेजों में 5S प्रक्रियाओं में से प्रत्येक का वर्णन करें और इन्हें सभी टीम के सदस्यों को ईमेल या सोशल मीडिया तकनीक जैसे कि विकी, फ़ोरम या ब्लॉग का उपयोग करके वितरित करें। कार्यप्रणाली को सुदृढ़ करने के लिए जाँच सूची और पोस्टर बनाएँ। इस प्रलेखन के उपयोग से इन प्रक्रियाओं के उपयोग में कर्मियों को प्रशिक्षित करें। इसके अतिरिक्त, मुक्त संसाधन, जैसे मैसाचुसेट्स इंस्टीट्यूट ऑफ टेक्नोलॉजी ओपनकोर्सवेयर वेबसाइट, 5 एस कार्यप्रणाली से जुड़े सर्वोत्तम अभ्यासों को संप्रेषित करने के लिए एक्सेस कोर्स सामग्री, उपकरण और संसाधन प्रदान करते हैं।