कर्मचारी समस्याओं और सुधार योजना को कैसे प्रलेखित करें
दस्तावेज़ीकरण कर्मचारी प्रदर्शन की समस्याएं समय लेने वाली हो सकती हैं, और पहले से ही अधिक छोटे व्यवसाय प्रबंधकों को प्रलेखन या प्रदर्शन सुधार योजनाओं के मूल्य पर सवाल उठ सकते हैं। संयुक्त राज्य में अधिकांश व्यवसाय वसीयत में हैं, जिसका अर्थ है कि किसी कर्मचारी को किसी भी कारण से किसी भी समय, बुरे कारण या बिना किसी कारण के निकाल दिया जा सकता है। लेकिन जब यह किसी कर्मचारी को डिस्चार्ज करने में तेज और आसान लग सकता है, तो डॉलर, देयता और समग्र कर्मचारी मनोबल दोनों के लिए महत्वपूर्ण लाभ हैं - इसके बजाय उसे सुधारने में मदद करें।
1।
आपके द्वारा देखी गई प्रत्येक समस्या पर ध्यान दें। घटना क्या हुई, कहाँ और कब हुई, अगर कोई गवाह था, तो नकारात्मक परिणाम और नीति और प्रक्रियाओं का उल्लंघन का विवरण शामिल करें। यदि लागू हो तो कार्य सांख्यिकीय औसत या कर्मचारी के व्यवहार की आवृत्ति रिकॉर्ड करें। उदाहरण के लिए, कर्मचारी को कुल कार्य दिवसों की संख्या की तुलना में देर से आने का दस्तावेज था, या सहकर्मियों द्वारा की गई गलतियों की औसत संख्या की तुलना में कर्मचारी जितनी गलतियाँ करता है।
2।
कर्मचारी के साथ समस्या की घटनाओं पर चर्चा करें - यदि आपका कार्य बेकार है या यदि कर्मचारी समस्या से अनजान है तो आपका प्रलेखन बेकार है। समस्या पर चर्चा करने के लिए कर्मचारी से मिलें और उसे दस्तावेज की एक प्रति प्रदान करें। उसे समस्या के व्यवहार का कारण बताने के लिए कहें, और उसके साथ संभावित समाधानों को रणनीतिक करें।
3।
एक लिखित सुधार योजना में बातचीत को संक्षेप में लिखें। योजना में स्पष्ट अपेक्षाएँ शामिल होनी चाहिए - और कोई भी नीति या प्रक्रिया उन अपेक्षाओं को नियंत्रित करने वाली - और अल्पकालिक लक्ष्य। योजना में सुधार के लिए पारस्परिक रूप से सहमति वाले समाधानों का सारांश भी होना चाहिए।
4।
उपलब्धि के लिए समय सीमा के साथ विशिष्ट, औसत दर्जे के उद्देश्यों को शामिल करें। उदाहरण के लिए: "आप अप्रैल के महीने के लिए अपनी त्रुटि दर को 5 प्रतिशत या उससे कम कर देंगे।" अनुवर्ती तारीखों को निर्दिष्ट करें: "आपकी प्रगति की समीक्षा मासिक आधार पर की जाएगी।"
5।
उसकी प्रगति की समीक्षा करने के लिए कर्मचारी से मिलें। यदि आवश्यक हो, तो सुधार योजना को समायोजित करें, और योजना और बैठक में ही दोनों परिवर्तनों को दस्तावेज़ित करें। यदि निरंतर सुधार हासिल नहीं किया जाता है, तो अनुशासन के अधिक गंभीर रूपों में प्रगति होती है।
टिप
- कर्मचारी के साथ आपके द्वारा की गई प्रत्येक बातचीत का दस्तावेज़, और दस्तावेज़ की प्राप्ति के लिए उसे हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। वैकल्पिक रूप से, तिथि और समय-मुद्रांकित दस्तावेज प्राप्त करने के लिए एक ईमेल में मामूली मुद्दों को संक्षेप में प्रस्तुत करें।
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