कैसे प्रतियां के साथ व्यापार पत्र प्रारूप करने के लिए

व्यावसायिक पत्र जिनमें प्रतियां शामिल हैं वे अच्छी तरह से व्यवस्थित होने चाहिए। न केवल पत्र की जानकारी संक्षिप्त होनी चाहिए, संलग्न प्रतियां पत्र के संकेत के अनुसार स्पष्ट, लेबल और व्यवस्थित होनी चाहिए। यह संगठित प्रारूप यह सुनिश्चित करेगा कि पाठक पत्र के क्रम को फिर से इकट्ठा करने में सक्षम हो, अगर यह असंगठित हो जाए।

1।

बस स्वरूपण प्रक्रिया के लिए वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। पत्र के सभी पक्षों पर 1-इंच का मार्जिन बनाएं। फ़ॉन्ट पढ़ने के लिए आसान का चयन करें, जैसे कि एरियल 10 या न्यू टाइम्स रोमन 12. व्यवसाय पत्र के प्रत्येक अनुभाग को सही मार्जिन पर शुरू करें। प्रत्येक अनुभाग के बीच डबल-रिक्ति शामिल करें।

2।

यदि आपकी स्टेशनरी यह जानकारी प्रदान नहीं करती है, तो अपनी कंपनी के नाम, पते और संपर्क जानकारी के साथ एक हेडर शामिल करें।

3।

अपने प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और पता सूचीबद्ध करें, जिसे अंदर का पता भी कहा जाता है। प्राप्तकर्ता के औपचारिक शीर्षक को शामिल करें, जैसे कि "श्रीमती" या "डॉ।" यूएस पोस्ट ऑफिस प्रारूप दिशानिर्देशों के अनुसार सभी पते की जानकारी संक्षिप्त करें।

4।

यदि आप पत्र के प्राप्तकर्ता के बारे में अनिश्चित हैं, तो एक पेशेवर अभिवादन, जैसे "प्रिय श्री स्मिथ" या केवल "किससे यह चिंता करें" सूची में शामिल करें। एक बृहदान्त्र (:) के साथ सलाम का पालन करें।

5।

व्यवसाय पत्र का मुख्य भाग बनाएँ। सटीक, सटीक जानकारी प्रदान करें। पत्र में एक पेशेवर स्वर बनाए रखें और सभी दावों का समर्थन करने के लिए तथ्य या दस्तावेज प्रदान करें। पहले पैराग्राफ के भीतर मुख्य बिंदुओं का परिचय दें और उन बिंदुओं पर खुलासा करने के लिए अतिरिक्त पैराग्राफ का उपयोग करें।

6।

एक पेशेवर और विनम्र समापन के साथ पत्र को बंद करें, जैसे कि "धन्यवाद" या "ईमानदारी से"। केवल बंद होने के पहले शब्द में एक कैपिटल लेटर शामिल करें, अर्थात "सादर तुम्हारा" और कॉमा के साथ समापन का पालन करें। समापन के बाद लाइनों के लिए शामिल करें और मुद्रित हस्ताक्षर टाइप करें। यह समापन और मुद्रित हस्ताक्षर के बीच लिखित हस्ताक्षर के लिए पर्याप्त स्थान प्रदान करेगा।

7।

किसी भी प्रतियां या दस्तावेजों को इंगित करें जो संलग्नक के रूप में व्यावसायिक पत्र से जुड़े होंगे। "संलग्नक" टाइप करें और प्रतियों की संख्या शामिल करें। उदाहरण के लिए, "संलग्नक: 5, उदाहरण के लिए, यदि व्यवसाय पत्र में पत्र के साथ पांच प्रतियां या दस्तावेज शामिल हैं। प्रत्येक कॉपी को लेबल या संख्या दें और उन्हें पत्र के पीछे शामिल करें।