आउटलुक बिजनेस कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर का उपयोग कैसे करें

एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, अपने संपर्कों पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है, और कभी-कभी एक साधारण ईमेल प्रोग्राम आपको आवश्यक सभी संपर्क जानकारी प्रदान नहीं करता है। यदि आप आउटलुक 2007 का उपयोग करते हैं, तो आपके पास एक विशेष ऐड-ऑन के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो व्यापार मालिकों को हर संपर्क का अधिकतम लाभ उठाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस उत्पाद को व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक कहा जाता है और इसके उपयोग से आप अपने ग्राहकों, अपने ग्राहकों और अपनी संभावनाओं को ट्रैक कर सकते हैं।

1।

अपने कंप्यूटर पर लॉग ऑन करें और Outlook 2007 के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक (BCM) स्थापित करें। एक बार उत्पाद स्थापित हो जाने के बाद, आप अपनी व्यक्तिगत संपर्क जानकारी को Outlook में जारी रख सकते हैं, लेकिन BCM आपकी व्यावसायिक संपर्क जानकारी को ट्रैक करने की अनुमति देगा, जिससे यह आसान हो जाएगा अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक ईमेल व्यक्तियों को अलग रखें।

2।

व्यवसाय संपर्क प्रबंधक मेनू पर जाएं और "खाता" पर क्लिक करें। मानक मेनू पर जाएं और "नया" पर क्लिक करें। बीसीएम से संपर्क जोड़ने से डिलिवरेबल्स और नए व्यापार के अवसरों का पालन करने के लिए एक विशेष ग्राहक को ढूंढना आसान हो जाता है।

3।

संपर्क के लिए जानकारी सीधे खाते के रूप में टाइप करें। Office 2007 रिबन पर "खाता" टैब पर क्लिक करें और "क्रियाएँ" समूह पर क्लिक करें। नया रिकॉर्ड बनाने के लिए "सहेजें और बंद करें" चुनें। Office 2007 रिबन ने उस मेनू बार को बदल दिया है जिसका उपयोग Microsoft Office के पिछले संस्करणों में किया गया था। रिबन का लुक मेन्यू बार की तुलना में अलग है, लेकिन कार्यक्षमता बहुत अधिक है। नए खाते रूपों में उनकी जानकारी टाइप करके अपने सभी व्यावसायिक संपर्कों को जोड़ना जारी रखें।

4।

आउटलुक से व्यावसायिक संपर्क जोड़ने के लिए ईमेल पर क्लिक करें। व्यवसाय संपर्क प्रबंधक टूलबार पर जाएं और "ईमेल ऑटो-लिंक" पर क्लिक करें। ईमेल ऑटो-लिंक सुविधा आउटलुक में संग्रहीत मौजूदा जानकारी के आधार पर एक नया संपर्क बनाने के लिए एक तेज़ और आसान तरीका प्रदान करती है।

5।

वह ईमेल पता चुनें जिसे आप व्यावसायिक संपर्क में बदलना चाहते हैं और "ओके" पर क्लिक करें। यह व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक के भीतर एक नए व्यावसायिक संपर्क के रूप में ईमेल पते को बचाएगा। ईमेल पते और संपर्क का नाम स्वचालित रूप से जोड़ा जाएगा; यदि आप चाहें तो अतिरिक्त विवरण जोड़ने के लिए रिकॉर्ड को संपादित कर सकते हैं।

6।

व्यवसाय संपर्क प्रबंधक टूलबार पर क्लिक करें और एक नया प्रोजेक्ट रिकॉर्ड बनाने के लिए "व्यवसाय परियोजना" चुनें। मानक मेनू पर जाएं और "नया" पर क्लिक करें। प्रोजेक्ट रिकॉर्ड को व्यापार मालिकों को अन्य पार्टियों के साथ परियोजनाओं और व्यावसायिक सौदों में सहयोग करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

7।

प्रोजेक्ट जानकारी को सीधे फ़ॉर्म में टाइप करें, फिर Office 2007 रिबन पर क्लिक करें और व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक टैब चुनें। "क्रियाएँ" पर क्लिक करें और "सहेजें और बंद करें" चुनें।

8।

व्यवसाय संपर्क प्रबंधक मेनू पर क्लिक करके और "खाता" चुनें। "मानक" पर क्लिक करें और फिर "नया।" खाता प्रपत्र में अपनी जानकारी टाइप करें और Office 2007 रिबन पर "खाता" समूह पर क्लिक करें। "क्रियाएं" पर क्लिक करें और "सहेजें और बंद करें" चुनें। बीसीएम में खाते बनाने से आपके अंदर बिक्री कर्मचारियों को वास्तविक मूल्य मिलता है क्योंकि वे व्यवसाय की संभावनाओं और चालू खातों का पालन करते हैं।

9।

व्यवसाय संपर्क प्रबंधक मेनू पर क्लिक करके और "अवसर" चुनकर एक नया अवसर रिकॉर्ड शुरू करें। "मानक" मेनू पर क्लिक करें और "नया" चुनें। सूचना को अवसर रिकॉर्ड में दर्ज करें। Office 2007 रिबन पर क्लिक करें, "अवसर" का चयन करें, "कार्य" पर क्लिक करें और "सहेजें और बंद करें" चुनें। अवसर रिकॉर्ड को आपकी कंपनी के उत्पादों और सेवाओं को बेचने के लिए नए अवसरों का लाभ उठाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

10।

"फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करके और "आयात और निर्यात" का चयन करके एक आउटलुक वितरण सूची से डेटा आयात करें। "Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक" पर क्लिक करें और फिर "एक फ़ाइल आयात करें।" "अगला" पर क्लिक करें और फ़ाइल प्रकार को "Outlook संपर्क सूची" में बदलें। Outlook से BCM तक डेटा आयात करने के लिए "अगला" पर क्लिक करें और "व्यवसाय डेटा आयात और निर्यात विज़ार्ड" का उपयोग करें।