बेहतर व्यवस्थित करने के लिए आउटलुक का उपयोग कैसे करें

जैसा कि आज के काम का माहौल तेजी से जटिल और तेज-तर्रार हो गया है, अक्सर संगठित रहना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। आउटलुक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस उत्पादकता सॉफ्टवेयर सूट का हिस्सा है और इसे शिक्षा से लेकर कॉर्पोरेट जगत तक कई कार्य वातावरण में पाया जा सकता है। इसकी विशेषताएं आपको अपने इलेक्ट्रॉनिक संचार और संपर्कों को सुव्यवस्थित करने की अनुमति देती हैं। आउटलुक के साथ, आप अपनी दैनिक गतिविधियों और प्रतिनिधि कार्यों का प्रबंधन भी कर सकते हैं।

ईमेल

आउटलुक के नियम विज़ार्ड के साथ, आप समय-बचत, स्वचालित ईमेल फ़ंक्शन सेट कर सकते हैं। आपके द्वारा बनाए गए नियमों के आधार पर, आप स्वचालित रूप से कुछ ईमेल संदेश हटा सकते हैं और दूसरों को अग्रेषित कर सकते हैं। आप अपने ईमेल को विभिन्न फ़ोल्डरों में स्थानांतरित करने वाले नियम बनाकर व्यवस्थित कर सकते हैं। आउटलुक आपको उन नियमों को बनाने की अनुमति देकर स्पैम का प्रबंधन करने में भी मदद करता है जो आने वाले स्पैम ईमेल को सीधे आपके "जंक मेल" फ़ोल्डर में भेज देंगे। ईमेल के लिए आप नियमित रूप से बाहर भेजते हैं, आप टेम्प्लेट भी बना सकते हैं और सहेज सकते हैं।

कैलेंडर

आउटलुक का कैलेंडर फीचर आपको अपनी मीटिंग और अन्य महत्वपूर्ण नियुक्तियों का प्रबंधन करने देता है। आप कैलेंडर में अपनी नियुक्तियों का ट्रैक रख सकते हैं, और आप मिनटों से पहले के दिनों में अपने आप को बार-बार अनुस्मारक भेज सकते हैं। यदि आप एक बैठक की योजना बना रहे हैं, तो दूसरों को निमंत्रण भेजें। वे लोग आपके निमंत्रण को स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। वे एक नई बैठक की तारीख भी प्रस्तावित कर सकते हैं। इससे आप उपस्थित लोगों की संख्या पर नज़र रख सकते हैं।

संपर्क और शॉर्टकाउट्स

संपर्क फ़ंक्शन के साथ अपने पेशेवर और व्यक्तिगत संपर्क प्रबंधित करें। आउटलुक में, आप पते, फोन नंबर, ईमेल पते और अन्य संपर्क जानकारी का रिकॉर्ड रख सकते हैं। आप इस जानकारी को Word और अन्य दस्तावेज़ों में जोड़ सकते हैं। संपर्क सुविधा आपको वितरण सूचियां बनाने की अनुमति देती है ताकि आप प्रत्येक व्यक्ति को ईमेल में शामिल किए बिना लोगों के ईमेल समूहों को नियमित कर सकें। अक्सर उपयोग की जाने वाली जानकारी के लिए तीव्र पहुंच के लिए आप अपने कंप्यूटर या नेटवर्क पर दस्तावेज़ों के शॉर्टकट बना सकते हैं, और अक्सर उपयोग की जाने वाली वेबसाइटों के शॉर्टकट बना सकते हैं। इन शॉर्टकट को आउटलुक के शॉर्टकट पैनल में संग्रहीत और एक्सेस किया जा सकता है।

कार्य और नोट्स

Outlook के कार्य फ़ंक्शन के साथ टू-डू सूचियाँ बनाएं और प्रबंधित करें। आप एक बार और आवर्ती कार्यों को सेट कर सकते हैं। आउटलुक आपको नियत तिथियों और रिमाइंडर्स को शेड्यूल करने की अनुमति देता है। यदि कोई कार्य अतिदेय है, तो यह स्वचालित रूप से लाल हो जाता है। यह आपकी कार्य सूची से गायब हो जाता है, जब आप इसे पूर्ण के रूप में चिह्नित करते हैं। आप कार्यों को दूसरों को भी सौंप सकते हैं। "नोट्स" दृश्य में, आप अपने आप को अनुस्मारक लिख और प्रबंधित कर सकते हैं। "नया" पर क्लिक करने से एक नया नोट बनेगा। इसे राइट-क्लिक करने से आप बेहतर संगठन के लिए इसे कलर कोड कर सकते हैं।