इनसबर्डिनेशन लेटर कैसे लिखें

जब एक कर्मचारी का व्यवहार आपकी टीम की उत्पादकता और मनोबल से समझौता करता है, तो कार्रवाई करने का समय आ जाता है। यद्यपि आपकी चिंताओं पर चर्चा करने के लिए कर्मचारी के साथ मिलना आवश्यक है, फिर भी एक अपमान पत्र के साथ न केवल कर्मचारी को इस बात पर ध्यान देता है कि उसका व्यवहार अस्वीकार्य है, यह आपके व्यवसाय को प्रलेखन के साथ भी प्रदान करता है जिसका उपयोग किसी मुकदमे में या अंदर किया जा सकता है। एक बेरोजगारी का दावा विवाद।

व्यवसाय पत्राचार नियमों का पालन करें

कंपनी लेटरहेड पर पत्र लिखें। यदि आप पत्र को ईमेल के माध्यम से भेज रहे हैं, तो पत्र को .pdf के रूप में सहेजें और अनुलग्नक के रूप में भेजें। पत्र को एक मेमो प्रारूप में शुरू करें जो पत्राचार के बारे में आवश्यक जानकारी प्रदान करता है।

उदाहरण:

To: जेन स्मिथ

FROM: जैरी स्माइथे [प्रारंभिक यह पंक्ति]

विषय: कार्यालय दुराचार

दिनांक: २३ अगस्त २०१ ९

तथ्यों को बताएं

एक अपमान पत्र एक उपद्रव या दायित्व बन चुके कर्मचारी पर आपकी शिकायतों को दूर करने का अवसर नहीं है। अपने पत्र को, उसकी भाषा को संक्षिप्त रखें और सुनिश्चित करें कि कर्मचारी के लिए आपकी चिंताएं और परिणाम स्पष्ट हैं।

उदाहरण:

जैसा कि हमने आज हमारी बैठक में चर्चा की, मुझे आपके सहयोगियों और स्वयं के प्रति आपके व्यवहार के बारे में गंभीर चिंता है। एक से अधिक अवसरों पर, आपने समूह की बैठकों में, एक-के-एक विचार-विमर्श और कार्यालय में यहाँ बातचीत के दौरान अनादर का प्रदर्शन किया है। ये व्यवहार कार्यालय के मनोबल को नुकसान पहुंचा रहे हैं और जॉनसन एंड ग्रीन परियोजना को पूरा करने में एक दायित्व बन गए हैं।

व्यवहार के उदाहरण प्रदान करें

पत्र के भीतर बुरे व्यवहार की घटनाओं का दस्तावेजीकरण करें। दिनांक और अन्य पार्टियों के नाम शामिल करना सुनिश्चित करें। नकारात्मक व्यवहारों का सहजता से वर्णन करें। नाटकीय मत बनो, लेकिन उन विवरणों को प्रदान करें जो किसी को भी पत्र पढ़ने में मदद करें कि यह समझने के लिए कि क्या हुआ और क्यों कर्मचारी का आचरण एक फटकार का गुण है।

उदाहरण:

कल की बैठक (22 अगस्त, 2019) के दौरान, आपका व्यवहार अव्यवसायिक और विघटनकारी था। जब आप टिम बोल रहे थे, तो आपने अपनी आँखें कई बार घुमाईं, दो बार उसे बाधित किया, और अंततः जब वह आपसे अपनी चिंताओं के बारे में बात करने की कोशिश करने लगा, तो वह उससे दूर हो गया। आपने भी जोर से आहें भरी जबकि रूथ ने अपनी रिपोर्ट दी। जब मैंने आपको यह स्पष्ट करने के लिए कहा कि रूथ के कहने पर आप क्या परेशान थे, तो आपने अपना सिर हिला दिया और कहा कि ऐसा करने में बहुत समय लगेगा।

इस आचरण ने 20 अगस्त, 2019 को आपके प्रकोप का अनुसरण किया, जिसके दौरान आपने एरिका को अपनी आवाज़ उठाई जब उसे एक फ़ाइल खोजने में कठिनाई हुई जो आप चाहते थे। उस समय हमारे पास कार्यालय में मेहमान थे, और मैं यह बता सकता था कि वे एरिका के इलाज के बारे में सुनकर शर्मिंदा थे। जब मैंने आपसे घटना के बारे में निजी तौर पर बात की, तो आपने अपने कंधे उचका दिए और कहा कि "एरिका को अपने भटकाव के लिए जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए।" मैंने कहा कि जबकि यह मामला हो सकता है, आपकी आवाज़ उठाने का कोई कारण नहीं है, खासकर एक पेशेवर सेटिंग में। आप भविष्य में इसे "टोन डाउन" करने के लिए सहमत हुए।

आज, जब हम 29 अगस्त की बैठक में चर्चा करने के लिए मिले, तो आप रक्षात्मक थे, मुझसे पूछ रहे थे कि क्या मैं आपके लिए बाहर था। आपने जोर देकर कहा कि मैं ओवररिएक्ट कर रहा था। मैंने बताया कि कंपनी के मालिक के रूप में, यह तय करना मेरे लिए है कि मैं किस प्रकार की कार्यालय संस्कृति को बढ़ावा देना चाहता हूं। आपने कहा कि मैं "बहुत नरम" था और अगर मैं "कोडडलिंग" लोगों को रखता तो व्यवसाय परेशानी में पड़ जाता। आपने मुझे तीन बार बाधित किया जबकि मैंने अपनी स्थिति को समझाने की कोशिश की और अंततः अपने कार्यालय से बाहर निकल गया, जबकि मैं अभी भी आपसे बात कर रहा था।

नोट परिणाम

पत्र को कर्मचारी के वर्तमान व्यवहार के परिणामों को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना चाहिए, साथ ही साथ वह क्या उम्मीद कर सकता है यदि वह तत्काल परिवर्तन नहीं करता है। सकारात्मक बदलाव लाने के लिए तत्काल जवाबदेही की योजना बनाना अक्सर एक अच्छा विचार होता है।

उदाहरण:

जेन, जबकि मैं आमतौर पर आपके काम से प्रभावित होता हूं और एक कर्मचारी के रूप में आपको महत्व देता हूं, एक उत्पादक, कॉलेजियम काम के माहौल को बढ़ावा देना असंभव है जब एक कर्मचारी नियमित रूप से आपके साथ जैसा व्यवहार करता है। अपने कार्यों की गंभीरता, और हमारी टीम को फिर से संगठित होने के लिए कुछ समय देने के लिए, मैं आपको इस सप्ताह के शेष वेतन के लिए निलंबित कर रहा हूं। आप आज, बुधवार, 23 अगस्त को कार्यालय छोड़ देंगे, और सोमवार, 28 अगस्त को सुबह 9 बजे तक वापस नहीं आएंगे। मुझे उम्मीद है कि यह समय आपको अपने कार्यों पर विचार करने के लिए और आपके द्वारा उठाए जाने वाले कदमों पर विचार करने के लिए कुछ समय देगा। आप एक पेशेवर वातावरण में अधिक उचित रूप से कार्य करने के लिए।

सोमवार को आपकी वापसी पर, कृपया मुझे ईमेल करें ताकि हम आपके व्यवहार को संबोधित करने के लिए आपकी योजनाओं पर चर्चा करने के लिए एक समय निर्धारित कर सकें। हालांकि, क्या आपका अचूक आचरण जारी रहना चाहिए, आप मुझे आपकी स्थिति से खारिज करने के अलावा कोई विकल्प नहीं छोड़ सकते। मुझे पूरी उम्मीद है कि यह इस पर नहीं आएगा, हालांकि।