विपणन संपार्श्विक सामग्री के लिए आरएफपी कैसे लिखें

हर व्यवसाय में संपार्श्विक सामग्री का विपणन होता है, चाहे वह आपकी बिक्री टीम के लिए बिक्री पत्रक का संग्रह हो या आपके ग्राहकों के लिए उत्पाद ब्रोशर। जबकि संपार्श्विक विपणन में आपकी वेबसाइट शामिल है, "सामग्री" आमतौर पर प्रिंट मीडिया को संदर्भित करती है। यदि आप एक उत्पाद लॉन्च की योजना बना रहे हैं, तो एक प्रेस किट को इकट्ठा करना, पुरानी सामग्रियों को संशोधित करना या एक व्यापार शो में भाग लेना, आपको अपनी सामग्री का उत्पादन करने के लिए एक एजेंसी या प्रिंटर की विशेषज्ञता की आवश्यकता हो सकती है। उस स्थिति में, आपको प्रस्ताव या RFP के लिए अनुरोध लिखना होगा।

प्रारंभिक योजना

RFP लिखने से पहले, आपके पास कुछ प्रारंभिक योजना है। सबसे पहले, अपने विपणन संपार्श्विक सामग्री के लिए लक्ष्य को परिभाषित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ट्रेड शो में भाग ले रहे हैं, तो आपको जमानत की आवश्यकता होगी, जैसे कि बूथ बैनर, टेबलटॉप डिस्प्ले और पैम्फलेट। फिर एक बजट निर्धारित करें, जो परियोजना से उत्पन्न वास्तविक या अनुमानित सकल राजस्व का प्रतिशत हो सकता है। अंत में, क्रॉस-फ़ंक्शनल प्रोजेक्ट टीम को असाइन करें, जिसमें प्रोजेक्ट पर काम करने वाले लोग शामिल होंगे, जैसे मार्केटिंग मैनेजर, और जो प्रोजेक्ट से लाभान्वित होंगे, जैसे सेल्स टीम।

मूल बातें

बुनियादी जानकारी के साथ आरएफपी शुरू करें, जैसे कि एक संक्षिप्त कंपनी अवलोकन और आपके व्यवसाय मिशन या दृष्टि का विवरण। अपना परिचय दें और अपनी सामग्रियों के लिए एक टोन स्थापित करें। यदि आप एक स्टार्टअप एनर्जी ड्रिंक कंपनी हैं और आपका मिशन स्वस्थ जीवन को मज़ेदार बनाना है, तो एक विक्रेता के पास अलग-अलग विचार होंगे जैसे कि आप एक रूढ़िवादी वित्त कंपनी थे। पूर्ण सामग्री के लिए शीर्ष तीन लक्ष्य स्थापित करें।

काम की गुंजाइश

अंतिम डिलिवरेबल्स के लिए अपनी अपेक्षाओं को विस्तार से बताएं। बताएं कि सामग्रियों को कैसे वितरित या प्रदर्शित किया जाएगा। बताएं कि आप किन रणनीतियों का उपयोग करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपकी संपार्श्विक बिक्री किट के लिए है, तो बताएं कि आपके बिक्री प्रतिनिधि एक कॉल पर सामग्रियों का उपयोग कैसे करेंगे और संभावित ग्राहक के पास कौन से टुकड़े होंगे। यह भी बताएं कि क्या दायरे से बाहर है। हालांकि कोई एजेंसी रिबर्ड में उत्कृष्टता प्राप्त कर सकती है, स्पष्ट हो कि आपकी परियोजना में यह शामिल नहीं है।

विक्रेता क्षमताओं

आपके RFP का एक भाग आपको जानकारी देने के लिए बनाया गया है। पूछें कि एक विक्रेता के पास कौन सी मुख्य क्षमताएं हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ट्रेड शो में जा रहे हैं और मल्टीमीडिया संपार्श्विक की जरूरत है, तो पूछें कि क्या प्रिंटर बैनर और पैम्फलेट दोनों का उत्पादन कर सकता है। यदि आप एक प्रेस किट बना रहे हैं, तो पूछें कि क्या एजेंसी कॉपी भी लिखती है या डिजाइन प्रदान करती है और यदि उसके पास अंतिम डिलिवरेबल्स के लिए प्रिंट विक्रेता है। यह पूछें कि आपकी परियोजना में किसे सौंपा जाएगा और उस व्यक्ति की भूमिका क्या होगी।

अनुमान और मूल्य निर्धारण

अपने बजट के बारे में आगे और दृढ़ रहें। आप एक सीमा प्रदान कर सकते हैं, लेकिन अपने अधिकतम बजट के बारे में स्पष्ट रहें। यह एक विक्रेता को किसी परियोजना को लक्षित करने और तदनुसार कीमत देने की अनुमति देता है लेकिन अप्रत्याशित लागत आने पर भी लचीला होना चाहिए। पूछें कि अंतिम मूल्य को कैसे प्रभावित किया जा सकता है और अनुमान कैसे टूट जाता है।

समय

अपनी समयरेखा बनाते समय, सबसे महत्वपूर्ण तारीख को शामिल करें। यदि एक व्यापार शो के लिए जा रहे हैं, तो अपनी समय सीमा के रूप में घटना के लिए तारीख का उपयोग न करें। इसके बजाय, जब आपको सामग्री को स्थान पर भेजने की आवश्यकता होगी, तो समय सीमा निर्धारित करें। अपनी महत्वपूर्ण तारीख से पिछड़े काम करें और किसी भी महत्वपूर्ण बैठक में शामिल करें जब प्रमाण आपकी कंपनी में दूसरों द्वारा देखे जाने चाहिए। विक्रेताओं से पूछें कि आप जैसी परियोजनाओं के लिए मानक टर्नअराउंड समय प्रदान करें।

विक्रेता का चयन

एक बार आपके पास पूर्ण RFP होने के बाद, आपको संभावित विक्रेताओं को ढूंढना होगा। अपनी खोज को संकीर्ण करने के लिए अपने पेशेवर नेटवर्क की सिफारिशों का उपयोग करें। ऑनलाइन एजेंसी या प्रिंटर पोर्टफोलियो की समीक्षा करें। अर्हताप्राप्त प्रश्नों की एक संक्षिप्त सूची बनाएं और अपने आरएफपी को स्क्रीन प्रोजेक्ट फिट और वेंडर की उपलब्धता पर भेजने से पहले विक्रेताओं को बुलाएं। जब आप कई आरएफपी भेजते हैं, तो दायरे, लागत और क्षमताओं के बारे में प्रतिक्रियाओं की तुलना करने के लिए एक स्प्रेडशीट बनाएं।