लेखांकन और सूची को नियंत्रित करने के तरीके

लेखांकन प्रणाली और इन्वेंट्री विशेष रूप से चोरी, धोखाधड़ी या एकमुश्त कुप्रबंधन की चपेट में आ सकते हैं। अपने लेखांकन रिकॉर्ड की अखंडता को नियंत्रित करना और अपनी सूची की सुरक्षा अनावश्यक खर्चों को कम करके सीधे आपके नीचे की रेखा में योगदान कर सकती है। छोटे व्यापार मालिकों के पास उनके लिए आंतरिक नियंत्रण विकल्पों की एक श्रृंखला उपलब्ध है, और प्रत्येक व्यवसाय को अपनी संपत्ति को पर्याप्त रूप से सुरक्षित करने के लिए नियंत्रण के एक अद्वितीय सेट की आवश्यकता होती है।

सुरक्षा प्रणालियां

सभी लेखांकन डेटा और इन्वेंट्री को यथासंभव सुरक्षित रूप से आयोजित किया जाना चाहिए। इन्वेंट्री भंडारण क्षेत्रों तक पहुंच को प्रतिबंधित करें, और रिकॉर्डिंग उपकरणों के साथ सुरक्षा कैमरे स्थापित करें। चोरी या कचरे के मुद्दों को जल्दी से उजागर करने के लिए नियमित और यादृच्छिक इन्वेंट्री काउंट करें।

लेखांकन डेटा को केवल सूची या नकदी के रूप में आसानी से समझौता किया जा सकता है, और अपराधियों को भौतिक चोरी के रूप में लेखांकन रिकॉर्ड में हेरफेर करके वित्तीय क्षति की समान मात्रा में कर सकते हैं। पासवर्ड के साथ सभी सर्वर और कंप्यूटर वर्कस्टेशन को सुरक्षित रखें, और आपकी फ़ाइलों तक पहुंच को सुरक्षित करने के लिए इन-हाउस या थर्ड-पार्टी नेटवर्क सुरक्षा विशेषज्ञ को किराए पर लें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके रिकॉर्ड सटीक रहे, बैंक स्टेटमेंट और वित्तीय दस्तावेजों के साथ आंतरिक वित्तीय डेटा की तुलना करें।

काम का बटवारा

कर्तव्यों को अलग करने के पीछे दर्शन यह है कि मिलीभगत से चोरी तब और कठिन हो जाती है जब अधिक लोग बहु-चरणीय प्रक्रिया में शामिल होते हैं। लेखांकन और इन्वेंट्री कर्तव्यों में कई गतिविधियां और चरण शामिल हैं; आपकी कंपनी के विभिन्न स्तरों पर कर्मचारियों के बीच इन कर्तव्यों को अलग करने से मिलीभगत की घटनाओं को कम करने में मदद मिल सकती है। उदाहरण के लिए, एक ही व्यक्ति को इन्वेंट्री ऑर्डर करने और आने वाले शिपमेंट की सटीकता की जांच करने की अनुमति न दें। उसी व्यक्ति को बैंक जमा करने की अनुमति न दें और एक अन्य उदाहरण के रूप में, लेखा प्रणाली में नकद रसीदें दर्ज करें।

स्वतंत्र ऑडिट

तीसरे पक्ष के वित्तीय ऑडिट महंगे हो सकते हैं और सामान्य उत्पादकता में बाधा उत्पन्न कर सकते हैं, लेकिन यदि वे वित्तीय धोखाधड़ी या चोरी के मामलों को उजागर करते हैं तो वे खर्च के लायक हैं। लेखा परीक्षक आपके लेखांकन प्रणाली और वित्तीय रिकॉर्ड में गहरी खुदाई करेंगे ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी लेखांकन कर्तव्यों को एक नैतिक और पेशेवर तरीके से किया जा रहा है।

अपने कर्मचारियों को केवल पर्याप्त अग्रिम सूचना दें, जिससे उन्हें ऑडिट में उनकी भूमिका के लिए तैयार करने की अनुमति मिल सके; चोरों को अपनी पटरियों को कवर करने के लिए अग्रिम रूप से पर्याप्त सूचना न दें।

आंतरिक रिपोर्ट

आंतरिक नियंत्रणों की एक प्रभावी प्रणाली को प्रबंधकों और अन्य निर्णय लेने वालों को नियमित स्थिति रिपोर्ट प्रदान करनी चाहिए। एक प्रबंधन सूचना प्रणाली किसी भी परिचालन या सांख्यिकीय डेटा को जोड़ सकती है, और इसे प्रबंधकों को एक पठनीय, तार्किक प्रारूप में प्रस्तुत कर सकती है। एक एमआईएस बुनियादी जानकारी पर रिपोर्ट बना सकता है, जैसे कि प्रत्येक खुदरा आउटलेट पर दैनिक बिक्री और खर्च, और अधिक जटिल डेटा, जैसे कि एक विशिष्ट उत्पादन लाइन अनुभाग पर अस्वीकार्य और मुश्किल से स्वीकार्य गलतियों की औसत संख्या।