रिसेप्शन डेस्क पर गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखने के तरीके

गोपनीय मौखिक और लिखित जानकारी अक्सर रिसेप्शन क्षेत्रों से गुजरती है। गोपनीय विवरणों को गलत हाथों में पड़ने से रोकने के लिए कई व्यावसायिक मालिकों के पास पर्याप्त सुरक्षा नहीं है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि सूचना का प्रकार - चाहे वह ग्राहक के नाम, रोगी के पर्चे या नैदानिक ​​परीक्षण विवरण, आगामी व्यावसायिक परियोजनाएं या कानूनी मामले हों - इसे सुरक्षित रखने के लिए उपयुक्त सुरक्षा उपायों की आवश्यकता होती है।

एक गोपनीयता तल योजना बनाएँ

एक तरह से आप जानकारी को सुरक्षित रख सकते हैं, रिसेप्शन क्षेत्र के लेआउट को इस तरह से व्यवस्थित करना है जिससे ग्राहकों या विक्रेताओं के लिए गोपनीय कागजी कार्रवाई देखना या फोन या आमने-सामने की बातचीत से गोपनीय विवरण सुनना मुश्किल हो जाता है। उदाहरण के लिए, आप दो अलग-अलग कमरों में रिसेप्शन और वेटिंग एरिया सेट कर सकते हैं या - यदि आपके पास एक खुली मंजिल योजना है - क्षेत्रों के बीच अपारदर्शी, ध्वनि-डंपिंग ध्वनिक दीवार पैनल स्थापित करें। या तो व्यवस्था के साथ, दीवार पैनल अलग-अलग रिसेप्शन डेस्क क्षेत्रों को अलग कर सकते हैं, जैसे चेक-इन, चेक-आउट और कुछ चिकित्सा कार्यालयों में परामर्श।

रिसेप्शन डेस्क प्रक्रियाएं स्थापित करें

एक परिवर्तित लेआउट गैर-रिसेप्शन स्टाफ सदस्यों और आगंतुकों के सभी उदाहरणों को रिसेप्शन डेस्क पर गोपनीय जानकारी तक पहुंचने से नहीं रोक सकता है। कर्मचारियों के पालन के लिए स्पष्ट नियमों और प्रक्रियाओं को स्थापित करने से मदद मिलेगी। उदाहरण के लिए, आपको आवश्यकता हो सकती है कि डेस्क के पीछे केवल रिसेप्शन स्टाफ के सदस्यों को अनुमति दी जाए। आपको यह भी आवश्यकता हो सकती है कि रिसेप्शन स्टाफ गोपनीय कागजी कार्रवाई को कवर करता है जब कोई व्यक्ति डेस्क के पास जाता है, या कंप्यूटर से लॉग इन करता है और किसी भी कारण से अपने वर्कस्टेशन को छोड़ने पर हर बार गोपनीय कागजी कार्रवाई बंद कर देता है।

स्टाफ और जनता को शिक्षित करें

यह भी महत्वपूर्ण है कि आपके सभी कर्मचारी और जनता आपके नियमों को समझें और उनका पालन करें। स्टाफ शिक्षा में गोपनीयता और गोपनीयता प्रशिक्षण, भविष्य के संदर्भ के लिए एक रिसेप्शन डेस्क नियम-और-प्रक्रिया पुस्तक, और संकेत या पोस्टर शामिल हो सकते हैं जो गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के लिए कर्मचारियों को उनकी जिम्मेदारी याद दिलाते हैं। सार्वजनिक शिक्षा में नियमित ग्राहकों, रोगियों या विक्रेताओं जैसे आगंतुकों को दोहराने के लिए डाक और इलेक्ट्रॉनिक मेल के माध्यम से संबंधित जानकारी भेजना शामिल हो सकता है। इसके अतिरिक्त, आप रिसेप्शन डेस्क और प्रतीक्षा क्षेत्र के आसपास आगंतुक संकेत स्थापित कर सकते हैं जो नियमों और आपकी अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से रेखांकित करते हैं।

याद रखने वाली चीज़ें

यदि आपके व्यवसाय में स्वास्थ्य देखभाल शामिल है, तो आपको यह सत्यापित करना चाहिए कि स्वास्थ्य सूचना गोपनीयता और जवाबदेही अधिनियम द्वारा स्थापित नियमों के साथ रिसेप्शन डेस्क पर गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए किए गए कोई भी परिवर्तन। कुछ रिसेप्शनिस्ट अनजाने में फोन या सार्वजनिक क्षेत्रों में गोपनीय जानकारी प्रकट करते हैं। अपने कर्मचारियों के साथ इस बात पर जोर दें कि वे किसी व्यक्ति के साथ गोपनीय सूचना पर चर्चा न करें, सिवाय उस व्यक्ति या व्यक्ति के जिसने उसे सुनने की मंजूरी दी हो। गोपनीय जानकारी पर चर्चा करने से पहले आगंतुकों को रिसेप्शन डेस्क क्षेत्र से दूर चले जाने के बाद भी इंतजार करना चाहिए।