रिकॉर्ड प्रबंधन को बढ़ावा देने के तरीके

यहां तक ​​कि सबसे छोटे व्यवसाय को पैसे बचाने और निचले रेखा को बेहतर बनाने के लिए रिकॉर्ड प्रबंधन के मूल्य को बढ़ावा देने की जरूरत है। उचित रिकॉर्ड प्रबंधन आपको महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई और डेटा पर नियंत्रण रखने में भी मदद करता है। कुछ मामलों में, रिकॉर्ड प्रबंधन एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है जब आपको किसी ऑडिट के लिए दस्तावेजों तक पहुंचने या अपनी कंपनी की वित्तीय स्थिरता निर्धारित करने की आवश्यकता होती है। (संदर्भ 1 और संदर्भ 2 देखें)

दिशानिर्देश तैयार करें

ठोस रिकॉर्ड प्रबंधन को बढ़ावा देने में पहला कदम अपने कर्मचारियों के साथ नीतियों और प्रक्रियाओं को तैयार करना और साझा करना है, जो बताते हैं कि रिकॉर्ड प्रबंधन कैसे संभाला जाता है। (संदर्भ 5 देखें) ओहियो स्टेट यूनिवर्सिटी के अनुसार, आपके मैनुअल में उन रिकॉर्ड्स को शामिल किया जाना चाहिए जो प्रत्येक व्यक्ति के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हैं। आपको इन्वेंट्री लेने और यह निर्धारित करने की एक विधि प्रदान करने की आवश्यकता है कि रिकॉर्ड कितने समय तक बनाए रखा जाना चाहिए। अन्य विषयों में डिजिटल संस्करणों के लिए अभिलेखों का भंडारण और रूपांतरण शामिल है। (संदर्भ 3 देखें)

प्रशिक्षण

प्रशिक्षण सत्र कर्मचारियों को रिकॉर्ड प्रबंधन को ठीक से संभालने के महत्व को समझने में मदद कर सकते हैं। अपनी कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं के माध्यम से कर्मचारियों को चलाएं ताकि हर कोई रिकॉर्ड को संभालने, स्टोर करने और निपटाने का तरीका समझे।

रिकॉर्ड प्रबंधन के महत्व पर कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने का एक और समय आपदा वसूली पर सेमिनार के दौरान है। चूंकि यह सुरक्षा के मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करने के साथ-साथ आपके व्यवसाय को होने वाले नुकसान को कम करता है, प्रशिक्षण पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए कि प्रमुख आपदाओं के बाद रिकॉर्ड प्रबंधन एक महत्वपूर्ण चिंता कैसे है। (संदर्भ 4 देखें) प्रशिक्षण समाप्त होने के बाद, सामान्य क्षेत्रों में पोस्टर लटकाएं और कागजी कार्रवाई और इलेक्ट्रॉनिक डेटा के शीर्ष पर रहने के लिए अनुस्मारक के रूप में रिकॉर्ड प्रबंधन के महत्व को इंगित करने के लिए उनका उपयोग करें।

स्टाफ मीटिंग

प्रत्येक स्टाफ मीटिंग में अपने रिकॉर्ड प्रबंधन नीतियों और प्रक्रियाओं के विशिष्ट तत्वों के बारे में कर्मचारियों को याद दिलाने के लिए अलग से समय निर्धारित करें। ये लघु सत्र कर्मचारियों को विषय के शीर्ष पर रहने में मदद करने के लिए अनुस्मारक के रूप में कार्य करते हैं। अपने कर्मचारियों को छोटे समूहों में तोड़कर और उन्हें रिकॉर्ड प्रबंधन के बारे में एक या दो प्रश्नों की एक प्रश्नोत्तरी देकर सीखने की प्रक्रिया को एक मजेदार गतिविधि में बदल दें। उत्तर सही पाने के लिए पहली टीम के सदस्य एक छोटा पुरस्कार जीतते हैं।

मंथन

चाहे आप पहली बार अपने रिकॉर्ड प्रबंधन दिशा-निर्देश विकसित कर रहे हों या उन क्षेत्रों की तलाश के लिए समीक्षा कर रहे हों, जिनमें अपनी प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के लिए, अपने कर्मचारियों को शामिल करें। अपनी कंपनी के रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों में सुधार करने के लिए उनकी राय को हल करने के लिए बुद्धिशीलता सत्र सेट करें। कर्मचारियों को भाग लेने और उन्हें उनकी राय को सुनिश्चित करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए ईमेल अनुस्मारक और व्यक्तिगत ईमेल निमंत्रण के माध्यम से सत्र को बढ़ावा देना।