मानव संसाधन फ़ोल्डर कंटेनर में क्या दस्तावेज होते हैं?

ऐसे कई रूप और आइटम हैं जो किसी कर्मचारी के मानव संसाधन फ़ोल्डर में जाते हैं। इनमें से कुछ रूपों को कानूनी उद्देश्यों के लिए बनाए रखा गया है। दूसरों को कंपनी की नीतियों और प्रोटोकॉल के कारण दायर किया जाता है। मानव संसाधन प्रबंधक अपने करियर के दौरान कर्मचारियों के व्यक्तिगत रिकॉर्ड भी रखते हैं। छोटी कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक फाइल बनाने के लिए कर्मचारियों के सभी दस्तावेजों को स्कैन करने का विकल्प चुन सकती हैं। इस तरह से फाइलें आग, पानी या चोरी से नुकसान के रूप में नहीं होती हैं।

कानूनी दस्तावेज

लघु-व्यवसाय के मालिकों को कर्मचारियों के लिए कुछ कानूनी दस्तावेज बनाए रखने चाहिए। एक उदाहरण I-9 फॉर्म है, जो पुष्टि करता है कि एक कर्मचारी संयुक्त राज्य में कानूनी रूप से काम कर सकता है। कंपनी कर्मचारी के ड्राइविंग लाइसेंस और सामाजिक सुरक्षा कार्ड की एक तस्वीर भी रख सकती है, क्योंकि उसकी कानूनी स्थिति के लिए और दस्तावेज हैं। इसके अलावा, कर्मचारियों को आमतौर पर डब्ल्यू -4 फॉर्म भरने के लिए कहा जाता है जिस दिन वे अपनी नौकरी शुरू करते हैं, जो उनके मानव संसाधन फ़ोल्डर में शामिल होते हैं। ये फॉर्म व्यक्तिगत कर छूट की संख्या को दर्शाते हैं जो एक कर्मचारी का दावा है।

नौकरी से संबंधित दस्तावेज

मानव संसाधन विभाग भी फ़ोल्डर्स में कर्मचारियों के रिज्यूमे और एप्लिकेशन रखते हैं। ये आइटम आमतौर पर तब प्रस्तुत किए जाते हैं जब कोई कर्मचारी नौकरी के लिए आवेदन करता है। कंपनी इन रिकॉर्ड्स को बनाए रखती है यदि उन्हें किसी व्यक्ति की पृष्ठभूमि की जांच करने की आवश्यकता होती है। मानव संसाधन फ़ोल्डर में रखा गया एक अन्य नौकरी से संबंधित दस्तावेज एक कर्मचारी का नौकरी विवरण है। यह कर्मचारी की नौकरी की जिम्मेदारियों का एक सारांश है, जिसे आमतौर पर विभिन्न कार्यों में विभाजित किया जाता है, जैसे कि कर्मचारियों का प्रबंधन, साथियों के साथ काम करना, संचार और तकनीकी जानकारी।

प्रदर्शन-संबंधित दस्तावेज़

प्रदर्शन की समीक्षा मानव संसाधन फ़ोल्डरों में रखे गए अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं। कर्मचारियों के प्रदर्शन के मूल्यांकन या समीक्षाओं को बनाए रखने से व्यवसायों को मुकदमों से बचाने में मदद मिल सकती है। उदाहरण के लिए, एक छोटे से व्यवसाय को एक पूर्व कर्मचारी से एक गलत समाप्ति मुकदमा का सामना करना पड़ सकता है। व्यवसाय स्वामी बेहतर साबित कर सकता है कि प्रदर्शन के कारण वह कर्मचारी के प्रदर्शन मूल्यांकन की प्रतियां बनाए रखता था। इसी तरह, अनुशासनात्मक क्रियाओं या राइटअप के रिकॉर्ड को फ़ोल्डर्स में रखा जा सकता है।

अन्य दस्तावेज

नियोक्ता मानव संसाधन फ़ोल्डर में रिकॉर्ड या कर्मचारियों की उपस्थिति, पुरस्कार और चिकित्सा इतिहास भी रखते हैं। उपस्थिति रिकॉर्ड प्रबंधकों को यह निर्धारित करने की अनुमति देते हैं कि क्या कर्मचारी किसी बीमार या छुट्टी के दिनों से अधिक है। अक्सर, कंपनियां कर्मचारियों को समय-समय पर पुरस्कार प्रदान करती हैं, जिसे फ़ाइल पर भी रखा जा सकता है। इन पुरस्कारों में "महीने के कर्मचारी" बिक्री प्रचार या विशेष मान्यता शामिल हो सकते हैं। मेडिकल रिकॉर्ड आमतौर पर एडीए कानूनों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए रखा जाता है, जो अमेरिकी विकलांग अधिनियम के साथ संबंधित है। मानव संसाधन विभाग गोपनीयता के प्रयोजनों के लिए मेडिकल रिकॉर्ड के लिए एक अलग फ़ोल्डर बना सकता है।