वार्षिक मिनटों में क्या दस्तावेज दिया जाता है?

आपके निगम में एक अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष से मिलकर एक छोटा बोर्ड हो सकता है, या, यदि यह "S" निगम है, तो इसमें केवल एक शेयरधारक हो सकता है: आप वार्षिक बैठक के मिनटों में प्रत्येक वर्ष आपके द्वारा किए जाने वाले महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णयों को रिकॉर्ड करें। वार्षिक मिनटों में हमेशा आपकी बैठक की तारीख और स्थान शामिल होना चाहिए, जो कंपनी में शामिल हुए थे, और पिछले वित्तीय वर्ष में आपकी कंपनी की कार्रवाइयों का सारांश।

बुनियादी आवश्यकताएं

सभी राज्यों के लिए आवश्यक है कि निगम मान्य कॉर्पोरेट बैठकें करें और कॉर्पोरेट मिनटों को बनाए रखें। बैठकें वर्ष में केवल एक बार आयोजित करने की आवश्यकता होती है, खासकर यदि आपके पास एक छोटा निगम है। पर्याप्त नोटिस देकर और वार्षिक बैठक के मिनट के रूप में लिखित रिकॉर्ड रखकर एक वैध बैठक आयोजित करें। बैठक में भाग लेने वाले रिकॉर्ड, बैठक का दिन और समय आयोजित किया जाता है, और मूल जानकारी और निर्णय किए गए हैं। यहां तक ​​कि अगर सब कुछ समान रहता है, तो बस इसे मिनटों में रिकॉर्ड करें। अपने राज्य की कॉर्पोरेट आवश्यकताओं की समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके पास मूल बातें हैं।

सिंगल शेयरहोल्डर मिनट्स

एक शेयरधारक के साथ "एस" निगमों के लिए, वार्षिक मिनटों की आवश्यकताएं सरल हैं। बैठक के लिए एक तिथि निर्धारित करें। निदेशक मंडल और शेयरधारक की संयुक्त बैठक के रूप में बैठक को रिकॉर्ड करें। यदि आप चाहें तो अपने वार्षिक लाभ-हानि विवरण को शामिल करें। इसकी आवश्यकता नहीं है। वर्ष के दौरान आपके व्यवसाय में कोई महत्वपूर्ण परिवर्तन दर्ज करें। चुनाव अधिकारियों को आपके उपनियमों और निगमन के लेखों के अनुसार, यदि वे निर्दिष्ट करते हैं कि चुनाव हर साल होने चाहिए। निगम के सचिव के रूप में मिनट पर हस्ताक्षर करें।

दो शेयरधारक मिनट

अपनी बैठक की तिथि निर्धारित करें और पर्याप्त सूचना प्रदान करें। यदि आप अन्य शेयरधारक के साथ अक्सर मिलते हैं, तो आप नोटिस की छूट पर हस्ताक्षर कर सकते हैं। नोटिस की छूट यह इंगित करना चाहिए कि आप दोनों ने एक साथ बैठक की थी। अपनी बैठक के मिनटों को इंगित करें कि दोनों शेयरधारकों शेयरधारकों और निदेशक मंडल की संयुक्त बैठक में मौजूद थे। आपके उपचुनावों और निगमन के लेखों के अनुसार चुनाव अधिकारी। निगम के सचिव को पूर्ण होने पर मिनट पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

तीन या अधिक शेयरधारक

जब दो से अधिक शेयरधारक एक निगम में शामिल होते हैं, तो वार्षिक बैठक का संचालन उस राज्य के नियमों का बारीकी से किया जाना चाहिए जिसमें आपकी कंपनी शामिल है। सुनिश्चित करें कि बोर्ड के अध्यक्ष, अध्यक्ष या सचिव बैठक बुलाते हैं और पर्याप्त सूचना देते हैं। उपस्थिति के रिकॉर्ड रखें, जिसमें आमतौर पर एक हस्ताक्षरित रोस्टर शामिल होता है, साथ ही वार्षिक बैठक मिनट भी। आधिकारिक मिनटों में अधिकारियों और समिति नियुक्तियों के चुनाव सहित सभी आवश्यक कार्यों को रिकॉर्ड करें। मिनट्स को कॉर्पोरेट मिनट बुक में रखें।