फाइलिंग कैबिनेट में दस्तावेज़ों को दर्ज करने के विभिन्न तरीके

आपके महत्वपूर्ण व्यावसायिक रिकॉर्ड्स तक त्वरित पहुंच उत्पादकता बढ़ाती है और आपको टैक्स ऑडिट से बचने में भी मदद कर सकती है। दस्तावेजों के लिए फाइल कैबिनेट प्रणाली को डिजाइन करने के लिए दो सबसे महत्वपूर्ण विचार आपकी दैनिक और दीर्घकालिक जानकारी की जरूरत है। हालांकि, आपका दस्तावेज़ फाइलिंग सिस्टम इतना जटिल नहीं होना चाहिए कि कोई भी आपके कार्यालय का उपयोग सही तरीके से न कर सके।

वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम

अपने दस्तावेज़ों को वर्णानुक्रम में दाखिल करना एक सरल और समय-सिद्ध प्रणाली है। प्रत्येक फ़ाइल फ़ोल्डर का नाम प्रत्येक दस्तावेज़ के नाम से मेल खाता है। कई व्यवसाय प्रत्येक अल्फाबेटिकल हेडिंग के तहत फ़ोल्डरों को अलग करने के लिए टैब या मजबूत पूर्ववर्ती फ़ाइल ड्रॉअर डिवाइडर के साथ हैंगिंग फ़ाइल फ़ोल्डर्स का उपयोग करते हैं। एक वर्णमाला प्रणाली का एक दोष यह है कि बड़ी संख्या में दस्तावेजों का ट्रैक रखने के लिए अक्सर एक सूचकांक होना आवश्यक होता है।

श्रेणी फाइलिंग प्रणाली

एक श्रेणी फाइलिंग सिस्टम के लिए नींव के रूप में अपने व्यापार प्रभागों और कार्यों का उपयोग करें। चार या पांच मुख्य कार्यों से शुरू करने पर विचार करें, जैसे कि कर्मियों, वित्त, प्रशासन, विपणन और ग्राहक डेटा। एक श्रेणीबद्ध प्रणाली के साथ, आप वर्तमान कर्मियों और निष्क्रिय कर्मियों जैसे उप-विषयों को शामिल कर सकते हैं। आप अपनी वित्त श्रेणी को व्यय और आय, या प्राप्य और भुगतान में बदल सकते हैं।

दिनांक-आधारित फाइलिंग प्रणाली

अपने दस्तावेज़ों को तारीख तक दर्ज करने से आपको एक विशिष्ट समय पर बनाई गई जानकारी मिल सकती है। वार्षिक फ़ाइल अनुभाग एक तारीख-आधारित फाइलिंग प्रणाली की नींव हैं, और वर्ष का प्रत्येक महीना इस प्रणाली का एक उप-भाग है। इस पद्धति के साथ, व्यवसाय आमतौर पर वार्षिक अनुभाग और मासिक अनुभाग दोनों के सामने नवीनतम फाइलों को रखते हैं। जब आप इस सिस्टम का उपयोग करते हैं, तो आपको यह ट्रैक करने के लिए एक सिस्टम स्थापित करना होगा कि कौन से दस्तावेज़ महीने और साल के अनुरूप हैं।

न्यूमेरिकल फाइलिंग सिस्टम

व्यवसाय जो मुख्य रूप से क्रमांकित दस्तावेज़ उत्पन्न करते हैं, जैसे कि चालान, अक्सर एक संख्यात्मक फाइलिंग सिस्टम बनाते हैं जो असाइन किए गए दस्तावेज़ संख्याओं का उपयोग करके फ़ाइलों को संग्रहीत करते हैं। इस फाइल सिस्टम के साथ, एक महत्वपूर्ण तत्व संख्याओं के अनुक्रम के साथ प्रत्येक फाइल कैबिनेट दराज को लेबल कर रहा है। इस प्रणाली को त्वरित पहुँच के लिए एक सूचकांक की भी आवश्यकता हो सकती है।

कई फाइलिंग सिस्टम का संयोजन

साधारण वर्णमाला, कालानुक्रमिक या श्रेणीबद्ध फाइलिंग प्रणाली की सामान्य कमियां आपके दस्तावेजों की पुनः प्राप्ति में बाधा उत्पन्न कर सकती हैं। वांछित दक्षता प्राप्त करने के लिए, व्यवसाय अक्सर दो या अधिक फाइलिंग सिस्टम के तत्वों को जोड़ते हैं। आप वर्णमाला या तिथि उपखंड बनाकर एक श्रेणीबद्ध प्रणाली में सुधार कर सकते हैं। उप-विज्ञान या श्रेणियां जो आपके व्यवसाय के मुख्य कार्यों को फिट करती हैं, कालानुक्रमिक फाइलिंग सिस्टम की दक्षता में सुधार कर सकती हैं।

विचार करने के लिए बातें

आप जिस भी प्रणाली को लागू करते हैं, उसके बावजूद, वर्तमान के लिए अलग-अलग और अक्सर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों को संदर्भ के लिए बनाए रखने के लिए एक संग्रहीत दस्तावेज़ क्षेत्र बनाने पर विचार करें। व्यावसायिक सुरक्षा और आपदा वसूली के लिए, आप महत्वपूर्ण कानूनी, अनुबंध, और कर दस्तावेजों के मूल को सुरक्षित ऑफशोर भंडारण सुविधा में रखना चाह सकते हैं। त्वरित संदर्भ की सुविधा के लिए, इन दस्तावेजों को स्कैन करें। पासवर्ड और एन्क्रिप्शन के साथ अपने डिजिटल संस्करणों तक अनधिकृत पहुंच को प्रतिबंधित करें।