लेखा विभाग के भीतर अलग-अलग कर्तव्यों के न होने के नुकसान
लेखांकन कर्तव्यों का अलगाव, या अलगाव, का अर्थ है कार्यों को विभाजित करना ताकि विभिन्न लोग लेनदेन प्रसंस्करण, डेटा रिकॉर्डिंग, वित्तीय विवरण तैयार करने और लेखा परीक्षा कर रहे हैं। सभी लेखांकन कार्यों को संभालने के लिए एक व्यक्ति पर भरोसा करने से खराब आंतरिक नियंत्रण, लेखांकन धोखाधड़ी और कंपनी की संपत्ति का दुरुपयोग हो सकता है।
आतंरिक नियंत्रक
एक छोटा व्यवसाय, जैसे कि रेस्तरां या चिकित्सा पद्धति, दर्जनों कर्मचारियों के साथ एक लेखा विभाग नहीं हो सकता है। हालाँकि, ऑफिस मैनेजर या मुनीम को अकाउंटिंग के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार बनाने का मतलब डेटा एंट्री की गलतियों को पकड़ना हो सकता है - जैसे गलत सेल्स अमाउंट में प्रवेश करना - या अधिक गंभीर गलतियाँ - जैसे ट्रांजेक्शन रिकॉर्ड करना भूल जाना या भुगतान न करना समय पर बिल। द इंस्टीट्यूट ऑफ इंटरनल ऑडिटर्स द्वारा प्रकाशित एक अप्रैल 2009 के लेख में, कॉर्पोरेट ऑडिट मैनेजर निक स्टोन ने लिखा है कि छोटे व्यवसाय के मालिकों को शामिल रहना चाहिए। उदाहरण के लिए, वे मासिक बैंक विवरणों की समीक्षा कर सकते हैं और समय-समय पर मुनीम के लिए भर सकते हैं। ये स्पॉट चेक असामान्य प्रविष्टियों और रुझानों का पता लगाने के लिए एक समीक्षा तंत्र के रूप में काम कर सकते हैं।
धोखाधड़ी का पता लगाना
कर्तव्यों के अपर्याप्त अलगाव से धोखाधड़ी का पता लगाना मुश्किल हो सकता है। धोखाधड़ी के उदाहरणों में कंपनी की किताबों में लेन-देन को रिकॉर्ड किए बिना ग्राहकों से नकदी स्वीकार करना, जानबूझकर अंडर-रिपोर्टिंग बिक्री लेनदेन या आपूर्तिकर्ताओं को ओवर-रिपोर्टिंग भुगतान, चालान और रसीदों का दुरुपयोग, ऑफ-बैलेंस-शीट खातों में देनदारियों को छिपाना और भ्रामक जानकारी दर्ज करना शामिल है। लेखा परीक्षकों और कर एजेंसियों। लघु व्यवसाय संसाधन नेटवर्क द्वारा प्रकाशित एक लेख में, प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार ईव ई। ब्राउन सुझाव देते हैं कि कर्तव्यों का पृथक्करण लेखांकन प्रक्रिया में कम से कम एक व्यक्ति को धोखाधड़ी के मामलों का पता लगाने और रिपोर्ट करने की अनुमति देता है। स्टोन लिखते हैं कि अलगाव का मूल सिद्धांत यह है कि कोई भी कर्मचारी या कर्मचारियों का समूह दोनों को अपने कर्तव्यों के सामान्य स्तर पर अपराध और धोखाधड़ी को छिपाने की स्थिति में नहीं होना चाहिए।
संपत्ति का दुरुपयोग
लेखांकन कार्यों की अपर्याप्त अलगाव से संपत्ति का दुरुपयोग भी हो सकता है। ये जोखिम तब बढ़ते हैं जब एक व्यक्ति परिसंपत्तियों को संभालने, कंपनी के बही-खाते में लेनदेन रिकॉर्ड करने और एक लेखा अवधि के अंत में शेष राशि की समीक्षा करने के लिए होता है। उदाहरणों में कैश स्किमिंग शामिल है, जिसमें मेल के माध्यम से प्राप्त नकदी का दुरुपयोग और छेड़छाड़, और धोखाधड़ी करने वाली पेरोल योजनाएं, जैसे कि नगद कर्मचारियों को नकद भुगतान शामिल हैं।
विचार
लेखांकन कर्तव्यों को अलग करना त्रुटियों और धोखाधड़ी को खत्म करने वाला नहीं है, लेकिन यह उन्हें कम करने में मदद कर सकता है। 1990 के दशक और 2000 के दशक के प्रमुख लेखा घोटालों में अक्सर सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियां शामिल होती हैं, जिन्हें कई नियामक एजेंसियों को पूर्ण वित्तीय खुलासे प्रदान करने होते थे। रिश्वतखोरी, हितों का टकराव और भ्रष्टाचार के अन्य खतरे भी अलग-थलग पड़े हुए हैं। स्टोन का सुझाव है कि इन भ्रष्टाचार जोखिमों के लिए उच्च-स्तरीय कॉर्पोरेट नियंत्रणों की आवश्यकता होती है, जैसे कि शासन की नीतियां और संघर्ष-संबंधी दिशा-निर्देश।
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