आईआरएस के साथ व्यावसायिक व्यय के लिए प्रलेखन आवश्यकताएं

जबकि आंतरिक राजस्व सेवा के लिए आपके व्यवसाय को केवल कागजी कार्रवाई के चुनिंदा टुकड़े जमा करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि 1099 फॉर्म, उचित प्रलेखन महत्वपूर्ण है यदि आपका व्यवसाय कभी भी टैक्स ऑडिट का सामना करता है। जब तक आपके पास पर्याप्त मात्रा में नोट और रसीदें नहीं हैं, तो आप पिछले कर रिटर्न में कटौती किए गए प्रत्येक व्यवसाय व्यय का दस्तावेजीकरण करते हैं, आईआरएस आपको भारी जुर्माना और ब्याज भुगतान के अलावा वापस करों के लिए उत्तरदायी हो सकता है।

फोटोग्राफिक साक्ष्य

एक घर कार्यालय के लिए कटौती का दावा करने के लिए, आपको अपने कार्यालय क्षेत्र को पूरी तरह से काम करने के लिए समर्पित करना चाहिए। आपके किराए या बंधक, उपयोगिताओं और यहां तक ​​कि आपके फोन बिल की राशि सीधे इस समर्पित स्थान के वर्ग फुटेज से संबंधित है। उद्यमी पत्रिका के बोनी ली सुझाव देते हैं कि ऑडिट की स्थिति में सुरक्षा के रूप में आपके घर कार्यालय स्थान की दिनांकित तस्वीरें लेना, खासकर यदि आपके कार्यालय का स्थान या क्षेत्र समय के साथ बदलता है। कुछ मामलों में, अंतरिक्ष को मापने वाले किसी व्यक्ति का वीडियो ऑडिट के दौरान घर की यात्रा की आवश्यकता को समाप्त कर सकता है।

संबंधित संपत्तियों या खर्चों की तस्वीरें, जिनके लिए आपके पास कोई रसीद नहीं है, जैसे कि आपके घर के कार्यालय में अब आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे पुर्न-बुक बुककेस, भी मददगार हैं।

लंबे समय तक रिकॉर्ड रखना

आईआरएस वर्षों पहले से रिटर्न का ऑडिट कर सकता है, इसलिए पुराने रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है। इंक। पत्रिका के साथ एक साक्षात्कार में, लेखांकन फर्म हिर्श एंड सिल्बरस्टीन कम से कम सात वर्षों के लिए सभी प्राप्तियां, रद्द किए गए चेक और बैंक स्टेटमेंट रखने का सुझाव देती है। हमेशा अचल संपत्ति के रिकॉर्ड और हर पिछले कर रिटर्न की प्रतियां, चाहे वह कितनी भी पुरानी क्यों न हो।

कर्मचारी दस्तावेज

आईआरएस के अनुसार, आपके पास प्रत्येक कर्मचारी के पास फॉर्म I-9 होना चाहिए: रोजगार पात्रता सत्यापन। आपके पास कर्मचारियों के पास फॉर्म W-4 भी भरना चाहिए: कर्मचारी का भुगतान भत्ता प्रमाणपत्र उनके पेचेक से वापस लेने के लिए राशि की गणना करने के लिए। फ्रीलांस ठेकेदारों और अन्य सामयिक श्रमिकों को फॉर्म डब्ल्यू -9 भरना चाहिए: करदाता पहचान संख्या और प्रमाणन के लिए अनुरोध। इन सभी रूपों की मूल प्रतियां अनिश्चित काल के लिए रखें।

यदि आपके पास कर्मचारी हैं, तो आपके व्यवसाय को आईआरएस के साथ फॉर्म डब्ल्यू -2: वेतन और कर विवरण दर्ज करना होगा और प्रत्येक वर्ष 31 जनवरी तक कर्मचारी और सामाजिक सुरक्षा प्रशासन को एक कॉपी वितरित करनी होगी। यदि आपने किसी भी स्वतंत्र ठेकेदार को काम पर रखा है, तो आपको आईआरएस के साथ फॉर्म 1099-एमआईएससी दाखिल करना होगा और प्रत्येक वर्ष 31 जनवरी तक ठेकेदार को एक प्रति प्रदान करनी होगी।

खरीद और व्यय के लिए रसीदें

आईआरएस पब्लिकेशन 583 खरीद और खर्चों की पूरी सूची की रूपरेखा तैयार करता है जिसके लिए यह व्यापार मालिकों को रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए प्रोत्साहित करता है। रिकॉर्ड रखने की एक विशिष्ट विधि की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपके पास सभी व्यावसायिक आय के सत्यापन के अलावा, आपके कर रिटर्न पर दावा किए गए किसी भी खर्च या खरीद को सत्यापित करने के लिए पर्याप्त दस्तावेज होना चाहिए। वित्तीय वर्ष और आसान भविष्य के संदर्भ के लिए श्रेणी द्वारा प्राप्तियां व्यवस्थित करें।