व्यापार दुनिया में Miscommunication के लिए ईमेल शिष्टाचार

ईमेल कार्यालय संचार के लिए एक सुविधाजनक चैनल है, लेकिन इसकी आसान उपलब्धता और लगातार उपयोग गलतफहमी को लगभग अपरिहार्य बना देता है। यहां तक ​​कि सबसे सावधानी से तैयार किए गए और अच्छी तरह से इरादे वाले संदेशों का परिणाम गलत हो सकता है, लेकिन उचित शिष्टाचार आपके दर्शकों पर स्थायी छापों के साथ एक ईमेल गैफ को प्रभावी वितरण में बदल सकता है।

गलतियों को स्वीकार करें

कोई भी व्यक्ति पूर्ण नहीं होता है, इसलिए किसी भी कार्यस्थल में गलत सूचना अनिवार्य रूप से होगी। भले ही मानव प्रकृति आपको अपने संदेश द्वारा खड़े होने और अपनी संचार शैली का बचाव करने के लिए लुभा सकती है, लेकिन शिष्टाचार यह निर्धारित करता है कि आपको गलती से खुद को जल्दी करना चाहिए। यहां तक ​​कि अगर आप एक संचार के लिए माफी मांगने में असहज महसूस करते हैं, जो आप आश्वस्त थे कि आप निर्दोष हैं, तो आपको खेद है कि आप प्राप्तकर्ता के साथ पुलों का निर्माण करने में मदद कर सकते हैं जो गलतफहमी के परिणामस्वरूप अपमानित, अपमानित या आम तौर पर असहज हो सकते हैं।

स्पष्ट करना

ईमेल मिसकम्यूनिकेशन के लिए माफी मांगने के बाद, अपने इरादों को स्पष्ट करने का अवसर लें। स्पष्टीकरण के लिए आपका दृष्टिकोण, किसी भी अच्छे संचार की तरह, आपके दर्शकों के अनुरूप होना चाहिए। एक गलत ईमेल वितरण सूची में गए एक गलत संचार के लिए, एक विश्वसनीय सहयोगी द्वारा प्रूफरीड किए गए सावधानीपूर्वक तैयार किया गया ईमेल आपके दर्शकों को आपके इच्छित संदेश को ठीक से सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है। छोटे वितरण के लिए, आमने-सामने संचार सही संदेश की प्राप्ति सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है। इसके अलावा, दर्शकों से आपको मिलने वाली तात्कालिक मौखिक और गैर-मौखिक प्रतिक्रिया से आपको यह समझने में मदद मिल सकती है कि क्या वे समझ पाए हैं।

इसको सही करो

ग्राहकों या ग्राहकों के साथ गलत व्यवहार के मामलों में, एटिकेट्स संचार त्रुटि के लिए अतिरिक्त कदम उठाने के लिए कहता है। अतिरिक्त कदम स्थिति की गंभीरता पर निर्भर करते हैं; एक सरल ईमेल संदेश जो स्पष्ट नहीं है, उदाहरण के लिए, केवल औपचारिक माफी और अनुवर्ती ईमेल के लिए कॉल कर सकते हैं। यदि ग्राहक या ग्राहक कुछ कार्रवाई करता है या गलतफहमी के परिणामस्वरूप निराशा का अनुभव करता है, तो कुछ प्रकार की छूट या मानार्थ सेवा ग्राहक के दर्द को कम करने में मदद कर सकती है। 2011 में, बिजनेस कोच जेन पोलाक के पेडिक्यूरिस्ट ने एक टेक्स्ट मैसेज किया, और इसके परिणामस्वरूप गलत संचार ने पोलाक को एक पेडीक्योर के लिए पूरे शहर में खाली समय और ड्राइव करने के लिए प्रेरित किया, जो उसे प्राप्त नहीं हो सका। मिसकम्यूनिकेशन के लिए बनाने के लिए, पोलक के पेडिक्यूरिस्ट ने बाद के समय में एक मानार्थ पेडीक्योर की पेशकश की।

विचार

क्योंकि ईमेल मिसकम्यूनिकेशन कार्यस्थल में एक सामयिक निश्चितता है, कई कर्मचारी, प्रबंधक और यहां तक ​​कि ग्राहक एक सामयिक गैफ की अनदेखी करने के लिए तैयार हैं। भले ही गलत संचारक प्राप्तकर्ता को प्रभावित करता है या नहीं, हालांकि, शिष्टाचार त्रुटि की माफी, माफी और न्यूनतम कार्यों के रूप में स्पष्टीकरण के लिए कहता है। त्रुटि को सुधारने के लिए अतिरिक्त कदम उठाने से आपको अपने प्राप्तकर्ताओं से अनुग्रह प्राप्त करने में मदद मिल सकती है, इसलिए आप गलत तरीके से एक शर्मनाक गलती से उबरने के लिए अपनी क्षमता को प्रदर्शित करने के अवसर के रूप में एक गलतफहमी का उपयोग कर सकते हैं।

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