ईमेल शिष्टाचार व्यापार ईमेल भेजने के लिए नियम
ईमेल का उचित उपयोग इतना महत्वपूर्ण है कि अब "नेटिकेट" पर चर्चा की जाती है। Dictionary.com के अनुसार, इस शब्द का अर्थ है "शिष्टाचार के नियम जो कंप्यूटर नेटवर्क, विशेष रूप से इंटरनेट पर संचार करते समय लागू होते हैं।" क्योंकि व्यावसायिक ईमेल किसी कर्मचारी के कार्य उत्पाद का एक विस्तार है, इसलिए अनुचित ईमेल के प्रेषक को अव्यवसायिक के रूप में देखा जाता है। वैकल्पिक रूप से, परिणाम प्राप्त करने वाले एक प्रभावी ईमेल से प्रेषक की छवि में सुधार हो सकता है। कुल मिलाकर, ईमेल शिष्टाचार के नियमों की समझ सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।
ईमेल तैयार करना
व्यावसायिक ईमेल को लिखित संचार के लिए उपयोग किए जाने वाले कई दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए। हमेशा उचित व्याकरण और वर्तनी का उपयोग करें। संक्षिप्तीकरण से बचें, जैसे "प्लज़, " और इमोटिकॉन्स, जैसे एक स्माइली चेहरा। कैपिटल अक्षर जोर के लिए आरक्षित हैं, क्योंकि उनका उपयोग इंटरनेट संस्कृति में चिल्ला पर विचार कर रहा है। एक वर्णनात्मक विषय पंक्ति लिखकर, बुलेट बिंदुओं का उपयोग करके और प्रमुख बिंदुओं को संक्षेप में पढ़कर ईमेल को संक्षिप्त और आसानी से पढ़ें।
ईमेल भेजना
"भेजें" बटन मारने से पहले दो बार सोचें। ईमेल संचार का एक रूप है जिसे सड़क के नीचे कोई भी देख सकता है। केवल अनावश्यक जानकारी वाले उपयोगकर्ता को रोकने के लिए लोगों की आवश्यकता के आधार पर लोगों को कॉपी करें। यह भी याद रखें कि संवेदनशील विषयों को अक्सर फोन या इन-पर्सन के जरिए बेहतर तरीके से संबोधित किया जाता है।
ईमेल का जवाब
ईमेल संवाददाताओं को अक्सर तत्काल प्रतिक्रियाओं की उम्मीद होती है। इस अपेक्षा को प्रबंधित करने के लिए, जब आप अनुपलब्ध रहेंगे वैकल्पिक संपर्क जानकारी के साथ एक आउट-ऑफ-ऑफ़िस संदेश बनाएं। अन्यथा, उचित समय-सीमा के भीतर ईमेल का उत्तर दें। इस तरह से आपके साथ आसानी से जुड़ने के लिए प्राप्तकर्ताओं को सक्षम करने के लिए आपके सामन के हिस्से के रूप में एक फ़ोन नंबर शामिल करना सहायक है।
ईमेल साझा करना
एक ईमेल भेजने वाले को उम्मीद है कि उसका पता अप्रयुक्त उद्देश्यों के लिए साझा नहीं किया जाएगा, भले ही यह गोपनीयता नीति में औपचारिक रूप से न हो। प्रेषक की यह भी ज़िम्मेदारी होती है कि वह संवेदनशील जानकारी, जैसे कि क्रेडिट कार्ड की जानकारी, को अनपेक्षित रूप से पार्टी द्वारा अनुचित रूप से उपयोग न किया जाए।
कंपनी संसाधनों का उपयोग करना
काम पर प्रेषित ईमेल कंपनी की नीतियों के अधीन हैं। यह आमतौर पर चुटकुले और चेन ईमेल भेजने के लिए अस्वीकार्य है। व्यक्तिगत ईमेल पत्राचार को सीमित करें और यदि आप एक को चुनना चाहते हैं तो एक पेशेवर ईमेल पते का उपयोग करें।
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