पेरोल प्रणाली का उदाहरण

आपको अपने कर्मचारियों को पेरोल प्रणाली के माध्यम से भुगतान करना होगा, लेकिन आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणाली का प्रकार आपकी पेरोल आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। आपकी कंपनी के आकार और पेरोल कार्यों के बारे में आपके ज्ञान में बहुत कुछ है कि आप एक स्वचालित या मैनुअल प्रणाली का चयन करते हैं या क्या आप एक पेरोल सेवा प्रदाता को नौकरी देते हैं।

इन-हाउस स्वचालित

एक स्वचालित, या कम्प्यूटरीकृत, पेरोल सिस्टम स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर या पेरोल सॉफ्टवेयर हो सकता है जो मानव संसाधनों और लेखा सुविधाओं के साथ एकीकृत हो। अपने कार्य स्थल से, आप अपने कर्मचारियों के सिस्टम में पेरोल डेटा दर्ज करते हैं - जिसमें सामाजिक सुरक्षा नंबर और पता जैसी व्यक्तिगत जानकारी शामिल है - और वेतन, काम के घंटे, वेतन दर और कर-रोक जानकारी। सॉफ्टवेयर आपके द्वारा दर्ज किए गए डेटा के आधार पर पेचेक की गणना करता है और लाइव चेक, डायरेक्ट डिपॉजिट और पे कार्ड द्वारा भुगतान को सक्षम बनाता है।

एक स्वचालित टाइमकीपिंग प्रणाली के साथ, आप घंटों का भुगतान पेरोल सॉफ्टवेयर में कर सकते हैं। पेरोल सॉफ़्टवेयर आपके कर्मचारियों के वेतन से करों को वापस ले लेता है और जटिल वस्तुओं जैसे मजदूरी गार्निशमेंट, पूरक मजदूरी और प्रीटैक्स कटौती की गणना करता है। सॉफ्टवेयर आपको विशिष्ट कर्मचारी लाभों को ट्रैक करने, पेरोल रजिस्टर और कर रिपोर्ट प्रिंट करने और डब्ल्यू -2 प्रसंस्करण करने देता है। यह प्रणाली मैनुअल सिस्टम पर दक्षता और सटीकता में सुधार करती है।

पेरोल सेवा

पेरोल सेवा एक बाहरी प्रणाली है। शुल्क के लिए, आप प्रदाता को अपने पेरोल कार्यों को आउटसोर्स करते हैं। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, प्रदाता आपके पेरोल कर मामलों सहित आपके पूरे पेरोल की प्रक्रिया करता है, या आपके पेरोल के कुछ पहलुओं का प्रबंधन करता है।

पेरोल कंपनियां आम तौर पर ऑनलाइन सेवाएं प्रदान करती हैं, और कुछ लोग अपने आप को एक दृष्टिकोण प्रदान करते हैं: आप अपने मोबाइल फोन या कार्यालय से पेरोल चलाते हैं और अपनी मर्जी से अपनी तनख्वाह प्रिंट करते हैं। सॉफ्टवेयर खरीदने के बजाय, आप आपूर्तिकर्ता के ऑनलाइन सिस्टम का उपयोग करते हैं। अन्य पेरोल कंपनियां अधिक सीमित ऑनलाइन सेवाओं की पेशकश करती हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने कर्मचारियों के घंटों को आपूर्तिकर्ता की प्रणाली में अपलोड करते हैं, जबकि आपूर्तिकर्ता आपके पूरे पेरोल की प्रक्रिया करता है और आपको वेतन का भुगतान करता है। यह प्रणाली समय और पैसा बचा सकती है और आपको वेतन, घंटे और कर गणना में गलतियों के लिए दंड को कम करने में मदद कर सकती है, क्योंकि प्रदाता के पास आमतौर पर उन क्षेत्रों के विशेषज्ञ होते हैं। आपको अभी भी प्रदाता के काम को सत्यापित करना होगा और पेरोल मामलों के बारे में सूचित रहना होगा, क्योंकि आपको प्रदाता की गलतियों के लिए उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।

हाथ से

अपने संपूर्ण पेरोल को हाथ से या मैन्युअल रूप से संसाधित करना, यदि आपके पास कुछ कर्मचारी हैं, जैसे कि पांच या उससे कम, तो काम कर सकते हैं। इस प्रणाली को स्थापित करने के लिए आपको बस कुछ वस्तुओं की आवश्यकता होती है, जैसे बैंक चेक, स्टेशनरी और रिकॉर्ड रखने के लिए पेरोल जर्नल। आप हाथ से मजदूरी और कटौती की गणना करते हैं, जो जोखिम भरा हो सकता है क्योंकि पेरोल गणना जटिल हो सकती है।

चूंकि आपके पास आपकी गणना में सहायता करने के लिए सॉफ़्टवेयर नहीं है, इसलिए अपने कर्मचारियों को वास्तव में भुगतान करने से पहले सटीकता के लिए प्रत्येक पेरोल की जाँच करें। वार्षिक W-2 को हाथ से न लिखें क्योंकि सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के स्कैनर को उन्हें पढ़ने के लिए एक विशिष्ट फ़ॉन्ट के उपयोग की आवश्यकता होती है; इसके बजाय एक टाइपराइटर का उपयोग करें। रिकॉर्ड रखने के लिए, केवल हार्ड कॉपी फ़ाइलों को बनाए रखें। यह प्रणाली स्थापित करने के लिए आसान और सस्ती है।

विचार

यूएस स्मॉल बिजनेस एडमिनिस्ट्रेशन आपके पेरोल सिस्टम को स्थापित करने में आपकी मदद करने के लिए कुछ कदम उठाने की सिफारिश करता है। इसमें एक नियोक्ता पहचान संख्या प्राप्त करना शामिल है, यह निर्धारित करना कि क्या राज्य और स्थानीय सरकारों को पहचान संख्याओं की आवश्यकता है, कर्मचारियों और स्वतंत्र ठेकेदारों के बीच अंतर को जानना, एक वेतन अवधि चुनना जो राज्य कानून का अनुपालन करता है और सही पेरोल प्रणाली का चयन करता है।