कैसे एक नई कंपनी नीति मेमो लिखने के लिए

व्यवसाय के मालिकों के पास नई नीतियां और प्रक्रियाएं बनाने के कई कारण हैं। एक व्यवसाय में एक कर्मचारी पुस्तिका और संचालन पुस्तिका दोनों होनी चाहिए, जो सभी कर्मचारियों द्वारा लिखी और स्वीकार की जाए। ये पुस्तकें कंपनी की नीतियों का रिकॉर्ड रखती हैं। यदि कोई नीति बदलती है या नया लागू किया जाता है, तो नियोक्ताओं को परिवर्तन के कर्मचारियों को सूचित करना होगा। एक नई या अद्यतन कंपनी नीति के लिए मेमो लिखना पहला कदम है।

मेमो प्रारूप

अधिकांश व्यावसायिक शब्द संसाधन प्रोग्राम जैसे Microsoft Word में व्यवसाय ज्ञापन के लिए टेम्पलेट हैं। टेम्प्लेट मेमो को फॉर्मेट करने की प्रक्रिया को आसान बनाते हैं। आप बस अपने ज्ञापन को प्रारूपित करने के लिए घटकों को टेम्पलेट में जोड़ते हैं। अधिकांश टेम्प्लेट मेमो या मेमोरंडम शब्द को बड़े फॉन्ट में सबसे ऊपर रखते हैं। वे एक छोटे से फ़ॉन्ट में एक स्पष्टकर्ता जैसे कि गोपनीय या केवल आंतरिक उपयोग के लिए भी शामिल हो सकते हैं। यह सभी पृष्ठ के शीर्ष लेख में हो सकता है।

मेमो के शरीर को व्यापार स्वरूपण का उपयोग करना चाहिए, जिसे ब्लॉक फॉर्मेटिंग कहा जाता है। प्रत्येक अनुभाग को बाएं मार्जिन के साथ संरेखित करें और प्रत्येक ब्लॉक को लाइन स्पेस के साथ अलग करें। व्यापार फ़ॉन्ट विकल्प कूरियर, एरियल या कुछ इसी तरह होना चाहिए। बिंदु सुपाठ्य होना है। व्यापार फ़ॉन्ट आकार आमतौर पर 12 बिंदु है।

पहला ब्लॉक वितरण, तिथि और विषय अनुभाग है। उदाहरण के लिए:

• To: सभी कर्मचारी

• से: संचालन निदेशक

• दिनांक: 1 मार्च, 2017

• विषय: अप्रकाशित पार्किंग रिक्त स्थान।

प्राप्तकर्ताओं को एक स्पष्ट तस्वीर मिलनी चाहिए कि किसने ज्ञापन भेजा है, जो एक प्रति, दिनांक और ज्ञापन के उद्देश्य को प्राप्त कर रहा है।

मेमो में जानकारी प्रस्तुत करते हुए

संभावना अच्छी है कि मेमो उत्पन्न हो रहा है क्योंकि एक कानून बदल गया है या काम के दौरान कुछ ऐसा हुआ जिससे समस्या हुई। भविष्य की समस्याओं को रोकने के लिए, व्यवसाय एक नई नीति लागू कर रहा है। हालांकि यह नए कानूनों का संदर्भ देने के लिए पूरी तरह से ठीक है, कभी भी व्यक्तिगत घटनाओं का हवाला नहीं देते हैं, जिससे नई नीति का निर्माण हुआ। विशेष रूप से कर्मचारियों को संदर्भित करने से बचें और मेमो में भड़काऊ या अपमानजनक भाषा से बचें। टोन प्रोफेशनल रखें और तथ्यों पर विशेष रूप से चिपके रहें। उदाहरण के लिए, यदि एक नई लॉकर नीति लागू की जा रही है, तो भाषा को किसी भी तरह से पिछले कर्मचारी चोरी पर आरोप या संदर्भ नहीं होना चाहिए।

मेमो की बॉडी

मेमो का शरीर एक या अधिक पैराग्राफ हो सकता है जो व्यवसाय के लिए ब्लॉक प्रारूप शैली का उपयोग करते हैं। ज्ञापन में किसी भी मौजूदा नीति और नई नीति के साथ-साथ नई नीति की प्रभावी तिथि बताई जानी चाहिए।

आपको नई नीति के लिए अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी को नए संघीय नियमों के कारण स्थान पर सुरक्षा प्रोटोकॉल बदलने की आवश्यकता हो सकती है। मौजूदा नीतियों में किसी भी परिवर्तन को हाइलाइट करें, यह स्पष्ट रूप से परिभाषित करें कि पुराने नए से अलग कैसे है। मौजूदा प्रासंगिक नीतियों को नीति नाम और अनुभाग या पृष्ठ संख्या बताते हुए संदर्भित करें जहां वे मौजूदा नीति नियमावली में स्थित हैं।

प्रत्येक नीति नियमावली दिनांकित होनी चाहिए ताकि कर्मचारियों को पता चले कि वे सही संस्करण देख रहे हैं। जब एक नई नीति मेमो में परिवर्तन होता है, तो संदर्भित की जा रही मैनुअल की तारीख शामिल करें।

वितरण सूची

नियोक्ताओं को यह सुनिश्चित करने के लिए एक रास्ता खोजने की आवश्यकता है कि प्रत्येक कर्मचारी को ज्ञापन प्राप्त करने की आवश्यकता है जो एक प्रति प्राप्त करता है। ईमेल वितरण सूची में प्रत्येक कंपनी के पास प्रत्येक कर्मचारी नहीं है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि ज्ञापन सभी को प्राप्त है, इसे पोस्ट करें जहां सभी कर्मचारियों की समीक्षा के लिए श्रम विभाग और OSHA पोस्टर रखे गए हैं। ईमेल वाले कर्मचारियों की वितरण सूची ईमेल करें। वेतन स्टब्स के साथ मेमो को शामिल करें या प्रबंधकों को प्रत्येक कर्मचारी को एक प्रति सौंपने और परिवर्तन पर एक बैठक आयोजित करने के लिए कहें।

मैनुअल के लिए परिशिष्ट

मौजूदा कर्मचारी मैनुअल में एक परिशिष्ट के रूप में नया मेमो जोड़ें। यदि आपने कुछ समय के लिए कर्मचारी मैनुअल को अपडेट नहीं किया है या बहुत सारे बदलाव हो रहे हैं, तो हो सकता है कि नई प्रकाशन तिथि के साथ पूरे मैनुअल को अपडेट किया जाए। इस तरह कर्मचारी गलती से पुरानी नीतियों का संदर्भ नहीं देंगे।