लेखा प्रणाली के उदाहरण

लेखा प्रणाली किसी संगठन या कंपनी की आय और व्यय को ट्रैक करती है। हालाँकि, किसी कंपनी की विशिष्ट लेखांकन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए लेखांकन विधियों को संशोधित किया जाता है। एक निर्माण फर्म के लिए लेखांकन एक खुदरा विक्रेता के लिए लेखांकन प्रणाली से काफी अलग है। एक प्रबंधक को अपनी कंपनी और उद्योग की विशिष्ट लेखांकन आवश्यकताओं को परिभाषित करना होगा और एक प्रणाली का चयन करना होगा जो इन आवश्यकताओं को पूरा करती है। कुछ व्यवसायों को मजबूत इन्वेंट्री ट्रैकिंग की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य कंपनियों को प्राप्य और कार्य-प्रगति की विस्तृत रिपोर्ट की आवश्यकता होती है।

एक अच्छी लेखा प्रणाली में प्रबंधकीय रिपोर्ट, वित्तीय विवरण, बाहरी लोगों के लिए तैयार रिपोर्ट और कर रिटर्न दाखिल करने के लिए पर्याप्त जानकारी प्रदान करनी चाहिए।

निर्माताओं के लिए लेखा प्रणाली

निर्माता उत्पादों को बनाते हैं और इकट्ठा करते हैं, इसलिए उनके लेखांकन प्रणालियों में इन्वेंट्री, श्रम घंटे, ओवरहेड खर्च और बिक्री आयोगों की जानकारी होनी चाहिए। एक निर्माता के पास तीन प्रकार की इन्वेंट्री हो सकती है: कच्चे माल, उत्पादन में उत्पाद और तैयार उत्पाद। एक निर्माता को यह भी जानना होगा कि प्रत्येक उत्पाद बनाने के लिए कितने मानव-घंटे का उपयोग किया जाता है।

पेरोल सिस्टम को कम से कम तीन प्रकार के कर्मियों को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है: घंटे के हिसाब से श्रम का निर्माण, वेतन द्वारा प्रशासनिक कर्मचारी और कमीशन के लिए भुगतान किए जाने वाले सेल्सपर्सन। प्रत्येक उत्पाद बनाने के लिए अलग-अलग लागतों को निर्धारित करने के लिए विनिर्माण खर्चों को ओवरहेड व्यय आवंटित किया जाना है।

रिटेलर्स के लिए लेखा प्रणाली

एक रिटेलर के व्यवसाय में उत्पादों को खरीदना और बेचना शामिल है। एक रिटेलर के अकाउंटिंग सिस्टम में इन्वेंट्री की विस्तृत रिपोर्टिंग होती है। इन विवरणों में इन्वेंट्री का स्तर, वार्षिक टर्नओवर दर, प्रत्येक उत्पाद का लाभ और पुन: अंक शामिल होना चाहिए। चूंकि अधिकांश खुदरा विक्रेता कई अलग-अलग उत्पाद खरीदते हैं, इसलिए उनकी लेखा प्रणाली को देय खातों की स्थिति, वितरण समय और उपलब्ध छूट की व्यापक जानकारी की आवश्यकता होती है।

खुदरा विक्रेता नकदी के लिए बेचते हैं, इसलिए उन्हें अपने बैंक खातों और क्रेडिट कार्ड प्रसंस्करण समय और शुल्क पर रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। प्वाइंट-ऑफ-सेल उपकरण वास्तविक समय की रिपोर्ट के लिए सीधे लेखा सॉफ्टवेयर से जुड़ा होना चाहिए।

वितरकों के लिए लेखा प्रणाली

वितरकों के लिए लेखांकन प्रणाली खुदरा विक्रेताओं के लिए समान हैं, लेकिन वितरक आमतौर पर क्रेडिट शर्तों पर अपने ग्राहकों को बेचते हैं, इसलिए उन्हें प्राप्य खातों पर बीफ़ियर रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। संभावना से अधिक, कार्यालय में कई लोगों को प्राप्य रिपोर्टों तक पहुंच की आवश्यकता होती है, ताकि वे ग्राहकों से संपर्क कर सकें और देर से भुगतानों का पालन कर सकें।

खुदरा विक्रेताओं की तरह, वितरकों को उनकी सूची पर विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है: प्रत्येक आइटम की लागत, प्रति उत्पाद की बिक्री और प्रत्येक उत्पाद का लाभ।

निर्माण के लिए लेखा प्रणाली

ठेकेदारों को अपनी लेखा प्रणालियों से अलग-अलग ज़रूरतें होती हैं। उन्हें अपनी निर्माण परियोजनाओं की लागत और प्रगति को ट्रैक करने की क्षमता की आवश्यकता है। ठेकेदारों के लिए लेखांकन प्रणाली को प्रत्येक परियोजना में जाने वाले उत्पादों की सामग्री लागतों की रिपोर्ट करनी चाहिए कि कितने श्रम मानव-घंटे की खपत हो रही है और परियोजना का प्रतिशत पूरा होने में क्या है।

ठेकेदार आमतौर पर अपनी परियोजनाओं की लागत को बैंक की साख के साथ वित्त देते हैं। इसलिए, उनकी देनदारियों में क्रेडिट की रेखाओं और ऋणों की नियत तारीखों के बारे में जानकारी होनी चाहिए।

गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए लेखा प्रणाली

गैर-लाभकारी संगठनों को अपने दाताओं पर नज़र रखने की ज़रूरत है ताकि यह पता चल सके कि उन्हें कौन पैसा दे रहा है। एक एनपीओ कर दायरों के उपयोग के लिए दाताओं को अपने दान के अंत-वर्ष के बयान भेजने के लिए बाध्य है।

गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए लेखा प्रणालियों को निदेशक मंडल, प्रमुख दाताओं और सरकार को प्रस्तुतियों के लिए आय और व्यय रिपोर्ट तैयार करने में सक्षम होना चाहिए। गैर-लाभकारी प्रबंधकों को उन रिपोर्टों की आवश्यकता होती है जो अलग-अलग कार्यक्रमों के लिए बजट की मात्रा में योगदान को ट्रैक करते हैं।

लेखांकन प्रणाली विभिन्न रूपों में आती हैं जिन्हें किसी उद्योग की विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए संशोधित किया जाता है। जबकि एक लेखा प्रणाली का मुख्य उद्देश्य आय और व्यय को ट्रैक करना है, ऐसा करने के कई अलग-अलग तरीके हैं। व्यवसाय प्रबंधकों को अपनी कंपनी के लिए लेखांकन कार्यक्रमों पर विचार करते समय अपनी सही आवश्यकताओं की पहचान करनी चाहिए। प्रबंधकों को निर्णय लेने के उद्देश्यों, निवेशकों के लिए प्रस्तुति के लिए वित्तीय विवरण और लेनदारों के लिए आंतरिक रिपोर्ट और कर रिटर्न के लिए सटीक डेटा की आवश्यकता होती है।