एक सूचना प्रबंधन प्रणाली की विशेषताएं

कई कंपनियां सूचना प्रबंधन प्रणाली, या आईएमएस के कुछ रूप का उपयोग करती हैं। कुछ छोटी कंपनियां ज्यादातर ऑफिस सॉफ्टवेयर उत्पादों में पाए जाने वाले डेटाबेस के माध्यम से ऐसा करती हैं। अन्य बाहरी IMS खरीदते हैं और वर्तमान में उपयोग किए गए सॉफ़्टवेयर के साथ इन प्रणालियों को एकीकृत करते हैं। सूचना प्रबंधन प्रणाली जिस प्रकार की कंपनी चुनती है, वह इस बात पर निर्भर करती है कि सिस्टम कंपनी के लिए कितना मूल्य ला सकता है।

डेटाबेस प्रबंधन

एक सूचना प्रबंधन प्रणाली की मुख्य विशेषता डेटा को संग्रहीत करने और सिस्टम के उपयोगकर्ताओं द्वारा पुनर्प्राप्त करने के लिए उस डेटा को आसान बनाने की क्षमता है। आपके द्वारा चुना गया डेटाबेस का प्रकार यह निर्धारित करता है कि सूचना प्रबंधन प्रणाली सूचना के अनुरोधों या प्रश्नों का जवाब कैसे देती है। एक रिलेशनल डेटाबेस का उपयोग करने वाले सिस्टम डेटा को एक बड़ी टेबल के बजाय अलग-अलग टेबल में स्टोर करते हैं। डेटा संग्रहीत होने के बाद, आपके डेटाबेस व्यवस्थापक कुंजी के उपयोग के माध्यम से डेटा की प्रासंगिक तालिकाओं को एक दूसरे से जोड़ते हैं। ये कुंजियाँ एक तालिका में डेटा और दूसरी तालिका में डेटा के बीच संबंध की पहचान करती हैं। संबंधपरक डेटाबेस प्रश्नों की त्वरित प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं और पदानुक्रमित डेटाबेस की तुलना में अधिक जानकारी संग्रहीत करते हैं। पदानुक्रमित डेटाबेस हमेशा डेटाबेस के शीर्ष पर शुरू होने वाले डेटा तक पहुंचते हैं और नीचे जाते हैं। यह सूचना के विभिन्न टुकड़ों के बीच के संबंध को नहीं देखता है।

रिपोर्ट कर रहा है

सूचना प्रबंधन प्रणाली की अगली सबसे महत्वपूर्ण विशेषता रिपोर्ट के रूप में आती है। एक सूचना प्रबंधन प्रणाली केवल उतनी ही अच्छी है जितनी रिपोर्टें उत्पन्न करती हैं। आपके निर्णय लेने की प्रक्रिया में आपकी मदद करने वाली जानकारी का उत्पादन करने की क्षमता इस तरह की प्रणाली के लिए एक महत्वपूर्ण विशेषता है। अधिकांश IMS कई रिपोर्ट टेम्पलेट प्रदान करते हैं, जबकि अन्य विशिष्ट रिपोर्ट को आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप कस्टम बनाने की क्षमता प्रदान करते हैं, और इन रिपोर्टों को दूसरों के उपयोग के लिए टेम्पलेट के रूप में सहेजते हैं।

खुला उपयोग

एक सूचना प्रबंधन प्रणाली जो अपने सिस्टम आर्किटेक्चर के लिए खुली पहुंच की अनुमति देती है, एक कंपनी बाहरी नियमों और आंतरिक आवश्यकताओं के साथ अधिक आसानी से अनुपालन करती है। ओपन एक्सेस का मतलब है कि कंपनी मौजूदा सिस्टम के साथ आईएमएस को अधिक आसानी से एकीकृत कर सकती है। यह क्षमता बाहरी सेवा के लोगों को आंतरिक सेवा परिवर्तन करने की आवश्यकता को कम करती है। ओपन एक्सेस आपके रखरखाव के खर्च को भी कम करता है क्योंकि आंतरिक संसाधन सिस्टम के रखरखाव का प्रबंधन कर सकते हैं।

एकीकरण

सूचना प्रबंधन प्रणाली आमतौर पर कंपनी के मौजूदा सिस्टम के साथ एकीकृत होती है। इन विविध प्रणालियों को कितनी अच्छी तरह से एकीकृत किया जाता है, यह आंतरिक और बाह्य संसाधनों के लिए कई चुनौतियां पैदा करता है। एक अच्छा आईएमएस विरासत प्रणालियों के साथ एकीकरण में आसानी प्रदान करता है, इस प्रकार एक कंपनी को पहले से किए गए उपकरण निवेश को बनाए रखने की अनुमति देता है।

अनुमापकता

क्योंकि सभी कंपनियों को कुछ सूचना प्रबंधन प्रणालियों की पूर्ण पेशकश की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए स्केलेबिलिटी एक महत्वपूर्ण खरीद विचार बन जाती है। छोटे व्यवसायों को अब IMS के स्केल-डाउन संस्करण की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन कुछ वर्षों के भीतर अतिरिक्त सुविधाओं और बड़े डेटाबेस प्रबंधन क्षमताओं की आवश्यकता होती है। एक स्केलेबल सिस्टम खरीदना एक कंपनी के कमरे को अपने शुरुआती निवेश को खोने के बिना विकसित करने के लिए देता है।