व्यापार के एक आंतरिक नियंत्रण प्रणाली के पांच सामान्य विशेषताएं

व्यावसायिक जीवन की एक दुर्भाग्यपूर्ण वास्तविकता यह है कि बड़ी और छोटी कंपनियों को धोखाधड़ी की तलाश में रहना पड़ता है। आंतरिक नियंत्रण की एक प्रणाली के माध्यम से आपके द्वारा किए जाने वाले तरीकों में से एक, जो आपके व्यवसाय द्वारा प्रबंधन और कर्मचारियों द्वारा धोखाधड़ी गतिविधियों का पता लगाने और उन्हें रोकने के लिए उठाए जाने वाले कदमों को संदर्भित करता है। धोखाधड़ी जोखिम को कम करने के लिए आप क्या कदम उठा सकते हैं, यह तय करने से पहले प्रक्रिया आपके जोखिम कारकों के मूल्यांकन से शुरू होती है।

टिप

• एक आंतरिक नियंत्रण प्रणाली एक कंपनी में प्रबंधक और कर्मचारी धोखाधड़ी के खिलाफ गार्ड, और प्रबंधन अखंडता, कर्मचारी क्षमता, रिकॉर्ड रखने, असतत कर्तव्यों और अन्य सिस्टम सुरक्षा उपायों पर ध्यान केंद्रित करती है।

प्रबंधन वफ़ादारी का संचार

आपके व्यवसाय में प्रबंधकों का नैतिक चरित्र कार्यस्थल के लिए समग्र स्वर निर्धारित करता है, लेकिन व्यवसाय को पूरा करने के लिए उचित तरीके की अपेक्षाओं को संप्रेषित करने के लिए विशिष्ट प्रक्रियाएँ आवश्यक हैं। कर्मचारियों की हैंडबुक और प्रक्रियात्मक नियमावली के माध्यम से श्रमिकों के लिए प्रबंधन अखंडता का संचार किया जाता है। ये वही प्रकाशन कर्मचारियों को कंपनी की नीतियों और अपेक्षित व्यवहार पर आवश्यक प्रशिक्षण प्रदान करते हैं। हालांकि, वित्तीय सुरक्षा और धोखाधड़ी से बचने के लिए नीतियों का प्रबंधन प्रवर्तन एक सफल आंतरिक नियंत्रण प्रणाली के लिए एक संगठन की प्रतिबद्धता का प्रमुख संकेतक है।

सक्षम कार्मिक को बनाए रखना

सक्षम कर्मियों को भर्ती करने और बनाए रखने से एक व्यवसाय को निरंतरता प्रदान करके साल-दर-साल लेखांकन लेनदेन को ठीक से रिकॉर्ड करने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, एक खराब प्रशिक्षित लेखाकार गलत प्रविष्टियाँ कर सकता है जो निर्दोष गलतियाँ हो सकती हैं या धोखाधड़ी का आभास हो सकता है। किसी भी स्थिति में, गलत प्रविष्टियों को जब भी संभव हो बचना चाहिए।

कर्मचारियों की अवधारण वर्ष से वर्ष तक वित्तीय रिकॉर्ड की तुलना बढ़ जाती है। इसके अलावा, अंतर्निहित लेखा रिकॉर्ड में एक लेखा परीक्षक का विश्वास बढ़ जाता है क्योंकि वह संगठन के कर्मियों की विश्वसनीयता का निरीक्षण करता है। यह बदले में इकाई के वित्तीय वक्तव्यों में किसी सामग्री के गलत होने के जोखिम के ऑडिटर के मूल्यांकन को कम करता है।

कर्तव्यों का अलगाव

कर्तव्यों का उचित अलगाव आंतरिक नियंत्रण का एक महत्वपूर्ण घटक है क्योंकि यह गलतियों और अनुचित कार्यों के जोखिम को कम करता है। एक प्रभावी प्रणाली आधिकारिक, लेखांकन और कस्टोडियल कार्यों को अलग करती है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी इनकमिंग मेल खोलता है, दूसरा दैनिक रसीदों के लिए डिपॉजिट स्लिप तैयार करता है, जबकि बैंक में तीसरा डिपॉजिट प्राप्त होता है। कर्तव्यों के इस प्रकार के पृथक्करण से किसी भी व्यक्तिगत कर्मचारी को आने वाले धन का गलत उपयोग करने से रोकता है।

अभिलेखों का रखरखाव

उपयुक्त रिकॉर्ड रखने से यह सुनिश्चित होता है कि प्रलेखन प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन के लिए मौजूद है। अभिलेख प्रबंधन में भंडारण, सुरक्षा और अंततः मूर्त या इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को नष्ट करना शामिल है। सिस्टम अतिरेक महत्वपूर्ण है; उपयुक्त बैक-अप एक कर्मचारी या प्रबंधकों को अंतर्निहित लेखांकन रिकॉर्ड में प्रेत लेनदेन बनाने से रोकता है। एक अच्छा रिकॉर्ड प्रबंधन कार्यक्रम परिचालन लागत को कम करता है, दक्षता में सुधार करता है और मुकदमेबाजी के जोखिम को कम करता है।

शारीरिक और अमूर्त सुरक्षा उपाय

सुरक्षाकर्मी अनधिकृत कर्मियों को मूल्यवान कंपनी की संपत्ति तक पहुंचने से रोकते हैं। सुरक्षा उपाय भौतिक हैं, जैसे कि दरवाजों पर ताले, या अमूर्त, जैसे कंप्यूटर सॉफ्टवेयर पासवर्ड, और एक संगठन के आंतरिक नियंत्रण प्रणाली की एक आवश्यक विशेषता है। कई व्यापार मालिक सहज रूप से इन्वेंट्री, नकदी और आपूर्ति की रक्षा करते हैं। हालांकि, ब्लैंक चेक, कंपनी लेटरहेड और सिग्नेचर स्टैम्प ऐसे आइटम हैं जिन्हें सुरक्षित रखने की आवश्यकता होती है लेकिन आमतौर पर इसे अनदेखा कर दिया जाता है।