एक गैर-लाभकारी बोर्ड के लिए धोखाधड़ी की नीति

एक गैर-लाभकारी व्यक्ति पर धोखाधड़ी के लिए दंड में बोर्ड के सदस्य खोए हुए धन के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं, भले ही उनके पास कोई विचार धोखाधड़ी न हो रही हो। एक गैर-लाभकारी संगठन के वित्तीय व्यवहार पर नज़र न रखना एक अधिकारी या निदेशक की ज़िम्मेदारियों का एक गंभीर उल्लंघन है। धोखाधड़ी की नीतियों और प्रक्रियाओं का प्रबंधन धोखाधड़ी के अवसरों को कम करता है और प्रमुख कर्मियों की सुरक्षा करता है।

धोखाधड़ी के प्रकार

गैर-लाभकारी संगठनों पर धोखाधड़ी के कई तरीके हो सकते हैं। एक या दो प्रमुख कर्मचारी, अधिकारी या निदेशक धन का गबन कर सकते हैं। संगठन प्रधान अयोग्य ठेकेदारों या कर्मचारियों को काम पर रख सकते हैं या उन्हें भुगतान कर सकते हैं। गैर-लाभकारी लोग अपनी गतिविधियों के रूप में गलत जानकारी प्रकाशित कर सकते हैं, जिसमें वे कितना पैसा जुटा रहे हैं और खर्च कर रहे हैं। बोर्ड के सदस्य गतिविधियों को बढ़ावा दे सकते हैं, धन के संघर्ष को मंजूरी दे सकते हैं या हितों के टकराव के बावजूद प्रस्तावों पर वोट दे सकते हैं।

नियंत्रण और संतुलन

धोखाधड़ी के अवसरों को कम करने का एक तरीका एक नीति निर्धारित करना है जिसमें दो हस्ताक्षर होने के लिए किसी भी चेक की आवश्यकता होती है। इसमें एक कर्मचारी सदस्य और एक बोर्ड सदस्य शामिल हो सकते हैं, अक्सर कोषाध्यक्ष। गैर-लाभकारी संस्थाओं को आवश्यकता हो सकती है कि चेक के लेखक के अलावा कोई अन्य व्यक्ति इसे सभी मामलों में हस्ताक्षरित करे, या चेक की एक निश्चित राशि से अधिक होने पर चेक को सह-हस्ताक्षरित करने की आवश्यकता हो। एक चेक पर दो हस्ताक्षर की आवश्यकता है और तीन या अधिक लोगों को सूचीबद्ध करना चाहिए जो हस्ताक्षरकर्ता के रूप में कार्य कर सकते हैं। एक गैर-लाभकारी व्यक्ति को कुछ खर्चों की आवश्यकता हो सकती है, पैसा जो एक व्यक्ति को प्रतिपूर्ति की जाएगी, और कुछ प्रकार के अनुबंधों का प्रचार किया जाएगा। बोर्ड नियमित रूप से अनुबंध, वित्तीय दस्तावेजों और संगठन के प्रत्येक विभाग के संचालन की समीक्षा के लिए एक लेखा परीक्षक नियुक्त कर सकता है।

वित्तीय जानकारी देना

यदि वे संगठन के वित्तीय दस्तावेजों की कभी समीक्षा नहीं करते तो बोर्ड के सदस्य धोखाधड़ी के बारे में अज्ञानता का दावा नहीं कर सकते। निदेशक मंडल को एक ऐसी नीति निर्धारित करनी चाहिए जिसमें व्यापक वित्तीय रिपोर्टिंग उसकी प्रत्येक बोर्ड बैठक में या कम से कम त्रैमासिक रूप से हो। बोर्ड को मासिक बैलेंस शीट, बैंक स्टेटमेंट या लीडर्स की समीक्षा के लिए एक वित्त समिति नियुक्त करनी चाहिए। जबकि धोखाधड़ी नियमित रूप से निर्धारित वित्तीय समीक्षाओं के बीच हो सकती है, जितनी अधिक बार रिपोर्टिंग होती है, उतना ही बेहतर होता है कि बोर्ड संगठन के वित्त के बारे में अपनी जिम्मेदारियों को पूरा करता है और दायित्व के खिलाफ खुद को बचाता है।

एक ऐसी स्थिति जिसमें सरकारी अधिकारी का निर्णय उसकी व्यक्तिगत रूचि से प्रभावित हो

बोर्ड के सदस्यों को परिवार के सदस्यों, व्यापारिक सहयोगियों, दोस्तों या अपनी कंपनियों को धन देने से रोकने के लिए, एक गैर-लाभकारी व्यक्ति के पास एक संघर्ष-हितकारी नीति होनी चाहिए। इसमें संगठन को विशिष्ट व्यक्तियों और व्यवसायों के साथ व्यापार करने से रोकना शामिल हो सकता है, बोर्ड के सदस्य संभावित संघर्षों की रिपोर्ट कर सकते हैं और बोर्ड के सदस्य वोटों से परहेज कर सकते हैं जिसमें एक संघर्ष शामिल हो सकता है।

बीमा

गैर-लाभकारी संस्थाओं के बोर्ड सदस्य निदेशक और अधिकारी की बीमा पॉलिसी खरीदकर कुछ प्रकार की धोखाधड़ी से खुद की रक्षा कर सकते हैं। संगठन द्वारा बोर्ड के निर्णयों के लिए मुकदमा दायर करने की स्थिति में बोर्ड के सदस्यों की सुरक्षा में मदद करने के लिए गैर-लाभकारी व्यक्ति आमतौर पर एक समूह नीति खरीदते हैं। यह अधिकारियों की रक्षा नहीं करता है यदि वे दुर्भावनापूर्ण हैं - उदाहरण के लिए, यदि वे संविदात्मक और वित्तीय रिपोर्टिंग जैसे संगठनात्मक मामलों के शीर्ष पर बने रहने के लिए अपनी प्रत्ययी जिम्मेदारियों को पूरा करने में विफल रहेंगे।