प्रभावी संचार के कारक

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपके पास छह-मील-उच्च दिन होंगे और आपके पास सुस्त दिन होंगे - ऐसे दिन, जिनमें आप हर मिनट को याद करते हैं, और दिन आप 2 बजे तक समाप्त करना चाहते हैं। एक छोटे से व्यवसाय के मालिक के रूप में दिन-प्रतिदिन का जीवन, एक चीज जिसे आप अनुमानित कर सकते हैं वह यह है कि आपसे हर एक दिन संवाद करने की उम्मीद की जाएगी - कर्मचारियों, ग्राहकों, विक्रेताओं, बिक्री प्रतिनिधि, सामुदायिक समूहों, सरकारी अधिकारियों और कुल अजनबी। आप पर भरोसा किया जाएगा, और शब्दों के साथ संवाद करने की आपकी क्षमता - जिन्हें आप मौखिक रूप से मौखिक रूप से सत्यापित करते हैं, और जिन्हें आप पाठ संदेश, विज्ञापन और सोशल मीडिया पोस्ट के साथ-साथ ईमेल, पत्र और प्रस्तुतियों में लिखते हैं।

आप खुद को एक "मास्टर कम्युनिकेटर" के रूप में नहीं सोच सकते हैं - शायद करीब भी नहीं। लेकिन जब से आप प्रभावी ढंग से संवाद करने की आपकी क्षमता पर सवारी करते हैं, यह जरूरी है कि आप अपने संचार कौशल को पॉलिश करें - समय का एक बुद्धिमान निवेश जो यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आपको कम से कम अधिकांश समय समझा जाता है और बदले में, अपने आसपास के लोगों को समझें। इस अभ्यास को ठीक से पूरा करने के लिए, यहाँ कुछ कारक हैं जो प्रभावी संचार को बढ़ावा देते हैं:

• इसे ऊपर से ले लो, और संचार के सभी रूपों में शामिल चरणों के अपने ज्ञान को ताज़ा करें।
• सक्रिय सुनने के मूल्य को गले लगाओ।
• प्रभावी संचार के लिए बाधाओं का आकलन करें ताकि आप उन्हें दूर कर सकें।

ऐसा करने से आपको अपने छोटे व्यवसाय ब्रह्मांड के स्वामी के रूप में सेवा करने की जरूरत है।

संचार प्रक्रिया का पालन करें

एक व्यवसाय स्वामी के रूप में, आप संभवतः संचार से जुड़े उन सभी कारकों की गिनती खो देंगे जो किसी भी दिन होते हैं। लेकिन उनमें से ज्यादातर शायद एक उद्देश्य से निर्देशित होंगे, जैसे कि:

• कॉनवे सूचना विनिमय जानकारी एक अनुरोध करें
• शिकायत दर्ज कराओ
• Persuade एक समस्या को हल करें एक अंतर को पुनः प्राप्त करें * मनोरंजन

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका लक्ष्य क्या है, सभी प्रकार के संचार में शामिल कदम मौलिक रूप से समान हैं। यह एक सर्कल में छह चरणों की कल्पना करने में मदद कर सकता है - एक का अनुसरण दूसरे से - या एक रैखिक अनुक्रम, बाएं से दाएं:

• प्रेषक एक विचार विकसित करता है। सभी संदेश एक विचार की अवधारणा के साथ शुरू होते हैं। आखिरकार, यदि आपके पास एक तर्क नहीं था, तो आपके पास संवाद करने का कोई कारण नहीं होगा।
• प्रेषक संदेश तैयार करता है। एक विचार तो शब्दों में डाला जाना चाहिए; आपको यह तय करना होगा कि आप खुद को कैसे व्यक्त करेंगे। संचार विशेषज्ञ इसे "एन्कोडिंग" कहते हैं। यह सबसे मुश्किल कदम हो सकता है - और जब तक आप संतुष्ट नहीं हो जाते, तब तक आपको कई संशोधनों की आवश्यकता होती है।
• संदेश भेजने के लिए प्रेषक एक माध्यम का चयन करता है। एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप उन विकल्पों का सामना करते हैं जो आपके पूर्ववर्तियों के पास अपने निपटान में कभी नहीं थे, प्रौद्योगिकी के लिए धन्यवाद। यह आंशिक रूप से क्यों यह कदम सावधान विचार के योग्य है। आमने-सामने संचार अक्सर गलत संचार के प्रकार को रोक सकता है जो ईमेल और विशेष रूप से पाठ संदेशों में हो सकता है। * प्रेषक संदेश प्रेषित करता है, इसलिए यह चुने हुए माध्यम पर यात्रा कर सकता है। इस कदम के साथ, प्रेषक की भूमिका पूरी हो गई है।
• प्राप्तकर्ता संदेश प्राप्त करता है और उसे डिकोड करता है। यह वह कदम है जिसे चुनौती से भरा जा सकता है - ठीक है जहां उन बाधाओं और बाधाओं और संचार टूटने के अन्य कारकों की सतह पर सबसे अधिक संभावना है। प्रभावी संचार तब तक नहीं हो सकता है, जब तक कि प्रेषक और प्राप्तकर्ता संदेश को एक ही अर्थ नहीं देते हैं।
• प्राप्तकर्ता प्रतिक्रिया प्रदान करता है। फीडबैक संचार प्रक्रिया समाप्त करता है, लेकिन हमेशा सौहार्दपूर्ण रूप से नहीं। जबकि प्रत्येक प्रेषक सकारात्मक प्रतिक्रिया को तरसता है, तथ्य यह है कि भ्रमित, विवादास्पद या क्रोधित प्रतिक्रिया संचार मतभेदों को पाटने का अवसर प्रदान करती है, बशर्ते कि प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच दो-तरफा संचार ईमानदार और ईमानदार रहे।

आपका सक्रिय श्रवण कौशल

यदि अंतिम बिंदु ने आप में संदेह पैदा कर दिया है, तो आप शायद एक ऐसी स्थिति के बारे में सोच रहे हैं जिसमें एक भ्रमित, विवादास्पद या गुस्सा विनिमय खराब रूप से समाप्त हो गया है। न केवल संचार अप्रभावी था; यह विभाजनकारी भी था।

मुख्य कारण? सभी संभावना में, प्रेषक या प्राप्तकर्ता की ओर से खराब सुनने का कौशल। यह हर बार प्रभावी संचार को इंगित करता है, और यह मदद नहीं करता है:

• जहां तक ​​ग्रेड स्कूल की बात है, तो छात्रों को "ध्यान न देने" के लिए फटकार लगाई जाती है, अगर वे फिजूलखर्ची करते हैं या परेशान होते हैं। लेकिन ध्यान देना और सुनना दो अलग-अलग चीजें हैं, और अमेरिकी स्कूल छात्रों को बेहतर श्रोता नहीं बनना सिखाते हैं।
• सुनना और सुनना दो अलग-अलग कौशल भी हैं। * श्रवण गारंटी को समझने की तुलना में देखने की गारंटी देता है।
• ज्यादातर लोग सुनने के बजाय बात करना पसंद करते हैं, अक्सर सिर्फ अपना समय बिताते हैं क्योंकि कोई और बात कर रहा है ताकि वे झंकार कर सकें।

इससे पहले कि आप कुछ सबसे सामान्य बाधाओं और प्रभावी संचार के लिए बाधाओं पर करीब से नज़र डालें और उन्हें कैसे दूर करें, एक कौशल पर विचार करें जो आपको (सभी उद्यमियों की तरह) सबसे अधिक लाभान्वित कर सकता है: सक्रिय सुनना।

जिस तरह आपने कॉलेज में कौशल में अपने सक्रिय पठन को सम्मानित करने के बाद एक बार नए तरीके से किताब के पन्ने पलटे, आप अपने सक्रिय सुनने के कौशल को समझने के नए स्तरों तक पहुँच सकते हैं। यह "निष्क्रिय श्रवण" के विपरीत है, जैसे कि जब आप क्लाइंट फोन कॉल करते हैं तो कम-मात्रा वाले रेडियो पर बेसबॉल गेम सुनते हैं। मिनेसोटा विश्वविद्यालय सक्रिय रूप से सुनने का वर्णन करता है:

• "" इस बात पर पूरा ध्यान देना कि अन्य लोग क्या कह रहे हैं, जो बिंदु बनाए जा रहे हैं, उन्हें समझने के लिए समय निकालना, उचित के रूप में प्रश्न पूछना और अनुचित समय पर हस्तक्षेप न करना। "

सक्रिय सुनना एक सीखा कौशल है, जो इसे और अधिक आश्चर्यजनक बनाता है कि यह प्राथमिक, मध्य, उच्च विद्यालय और कॉलेज में नहीं पढ़ाया जाता है। एक अच्छा, सक्रिय श्रोता बनने के लिए अभ्यास और एकाग्रता चाहिए। लेकिन आप मेन विश्वविद्यालय द्वारा पदोन्नत पाँच-चरण की रणनीति का अभ्यास करके "मास्टर सक्रिय श्रोता" बन सकते हैं:

• पहले किसी के विचारों, विचारों या भावनाओं को स्वीकार करें। Paraphrase (अपने शब्दों में प्रेषक ने जो कहा है उसे आराम करें)। बिना निर्णय के खुले हुए प्रश्न पूछें। संक्षेप और स्पष्ट करें। अपनी राय (राजनयिक रूप से, निश्चित रूप से) पेश करें।

सक्रिय श्रवण गारंटी नहीं देता है कि आप संचार टूटने का सामना कभी नहीं करेंगे। लेकिन प्रभावी संचार को बढ़ावा देने वाले सभी कारकों में, यह यकीनन सबसे महत्वपूर्ण है। और इससे पहले कि आप आगे बढ़ने वाली बाधाओं और बाधाओं पर विचार करें।

प्रभावी संचार के लिए बाधाओं पर काबू पाएं

प्रभावी संचार के लिए पहला और सबसे जटिल अवरोध रवैया है। यह जटिल है क्योंकि इसमें बहुत सारे कारक शामिल हैं जो मन की स्थिति को आकार देते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• लिंग सामाजिक-आर्थिक स्थिति संस्कृति
• व्यक्तिगत मान्यताएँ
• धार्मिक विश्वास
• परिचितता या विश्वसनीयता का अभाव * चयनात्मक धारणा (अपने स्वयं के एजेंडे के अनुरूप हम जो देखते और सुनते हैं उसे छानने का कार्य)

प्रभावी संचार को बढ़ावा देने वाली इन चुनौतियों और चैंपियन कारकों का मुकाबला करने के लिए:

• एक सहयोगी स्वर अपनाएं। * खुद को दूसरे व्यक्ति की स्थिति में रखें (या, कम से कम ऐसा करने की कोशिश करें)। इसे सहानुभूति कहा जाता है, और यह एक और सीखा जीवन कौशल है जो सक्रिय सुनने की महारत का अनुसरण करता है।
• एक तालमेल बनाएं - आसानी और आराम की भावना। (समय के साथ, तालमेल विश्वास में विकसित हो सकता है, जो खुले, ईमानदार संचार को बढ़ावा दे सकता है।) अभी के लिए, किसी भी तनाव को कम करने और संचार के एक मुक्त प्रवाह को प्रोत्साहित करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करें।
• उदार दिमाग रखो। न्याय करने या आलोचना करने से बचना चाहिए।
• रक्षात्मकता या समयपूर्व मान्यताओं को बनाने के साथ तनाव।
• संदेश पर ध्यान केंद्रित करें, किसी भी योगदान कारक पर नहीं (जैसे, भावना की उपस्थिति या एक कठिन-से-समझने वाला उच्चारण)।

प्रभावी संचार के लिए दूसरा अवरोध भाषा और माध्यम है । दृष्टिकोण की तरह, यह भी उतना ही व्यापक है और इसमें ऐसे कारक शामिल हैं:

• शब्द विकल्प * टोन (पिच, इंटोनेशन और वॉल्यूम सहित)
• शारीरिक भाषा और हावभाव * अशाब्दिक संकेत

इन चुनौतियों का सामना करने और प्रभावी संचार को बढ़ावा देने वाले कारकों को चैंपियन बनाने के लिए:

• सरल, स्पष्ट, सटीक भाषा का प्रयोग करें। * जटिल शब्दों और रूपकों से बचें।
• अपनी शब्दावली से कठबोली और शब्दजाल छोड़ें। पक्षपाती भाषा या ऐसे शब्दों से बचें, जो रूढ़ियों को प्रभावित करते हैं। अपने स्वर के स्वर के साथ अपने चेहरे के भावों को संरेखित करने की पूरी कोशिश करें। हाथ के इशारों का उपयोग कम (या कम से कम) करें। आप उन्हें जोर देने के लिए इरादा कर सकते हैं, लेकिन वे ध्यान भंग कर सकते हैं। गपशप (इसे सुनने और इसे फैलाने दोनों) से बचना चाहिए।
• हमेशा किसी की निजता के मूल अधिकार की रक्षा करें।
• एक ऐसे माध्यम का चयन करें जो आपके संदेश का पूरक हो। उदाहरण के लिए, जानकारी का एक तत्काल टुकड़ा शायद एक तेज माध्यम की मांग करता है। आप हमेशा बाद में एक दूसरे माध्यम के साथ पालन कर सकते हैं।
• यदि यह महत्वपूर्ण है, तो एक लिखित संदेश के साथ एक रॉट वर्बल संदेश को मजबूत करने पर विचार करें। यह स्पष्टीकरण के रूप में भी काम कर सकता है।

कहने का मतलब है कि आप जो कहते हैं उसका मतलब है और सरल लग सकता है - कम से कम, जब तक आप नीचे ड्रिल नहीं करते हैं और कुछ उदाहरणों पर विचार करते हैं जो आपको रोक सकते हैं। इसके अलावा, "स्रोत पर विचार करना" भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि दो लोग एक ही संदेश का दो अलग-अलग तरीकों से जवाब दे सकते हैं।

जाहिर है, अगर आपको किसी कर्मचारी को फटकार लगानी चाहिए, तो निजी तौर पर और व्यक्तिगत रूप से ऐसा करना बेहतर है। लेकिन क्या होगा अगर आप किसी कर्मचारी की तारीफ करना चाहते हैं? क्या आपको "दर्शकों" के साथ ऐसा करना चाहिए - ताकि ईयरशॉट के भीतर हर कोई सुन सके? जिस तरह आपने एक साल में अंग्रेजी भाषा में महारत हासिल नहीं की, आप शायद भाषा और माध्यम के झगड़े को कम करना नहीं सीखेंगे। अपने आप को समय दें; आप दृढ़ रहेंगे।

प्रभावी संचार के लिए तीसरा अवरोध श्रवण और प्रतिक्रिया है । अच्छे सुनने के कौशल के बिना, संदेश के प्रेषक को पता नहीं चलेगा कि प्राप्तकर्ता इसे समझता है या नहीं। और प्रतिक्रिया के बिना, प्रेषक को पता नहीं चलेगा कि प्राप्तकर्ता ने संदेश की ठीक से व्याख्या की है या नहीं। कई कारक इस महत्वपूर्ण प्रक्रिया को बाधित कर सकते हैं, लेकिन वे निम्न श्रेणियों में आते हैं:

• असावधानी
• कमी * समय से पहले की धारणा
• शुद्धता का अभाव
• स्पष्टता और प्रवाहता * अयोग्यता

अपने सक्रिय श्रवण कौशल को चमकाने से आपको इन चुनौतियों का सामना करने में मदद करने और प्रभावी संचार को बढ़ावा देने वाले कारकों को चैंपियन बनाने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय करना होगा। आप भी कर सकते हैं:

• सतर्क दिखें (और सतर्क भी रहें)। * ​​विशिष्ट बनें।
• स्पष्टीकरण के लिए प्रश्न पूछें।
• निर्णय को रोकें - और एक प्रतिक्रिया - जब तक आपको यकीन न हो कि दूसरे व्यक्ति ने संदेश समाप्त कर दिया है। * भले ही सलाह के लिए कहा जाए, इसे पेश करने की कोशिश करें, इसे जारी न करें, निर्देश की तरह। सॉफ्ट-पेडलिंग के रूप में जाना जाता है, इस प्रकार की सलाह को आसानी से स्वीकार किया जा सकता है यदि आप "हम" शब्द का आह्वान करते हैं - भले ही आप वास्तव में समाधान का हिस्सा नहीं हों। या कोशिश करें, "आप क्या सोचते हैं ...?" या "क्या आपने कभी करने पर विचार किया ...?"

प्रभावी संचार के लिए चौथा अवरोध शोर और शारीरिक बाधाएं हैं, जिसमें प्रभावी संचार के लिए विचार करने वाले कारक शामिल हो सकते हैं:

• लोगों से शोर मशीनों से शोर यातायात के प्रकाश से शोर * बैठने और लेआउट
• रेलपेल

ऐसे विकर्षणों को हटाना (या कम से कम कम करना) एक स्पष्ट उपाय की तरह लगता है - एक जो सभी समस्याओं को हल कर सकता है। जब आप नहीं कर सकते हैं - जब आप एक अवर वातावरण की दया पर होते हैं - आप जो सबसे अच्छा कदम उठा सकते हैं, वह है कि आप सुनने, बातचीत करने और बातचीत करने के लिए अधिक अनुकूल हैं। हाँ, आपको किसी को कार्यक्रम स्थल में बदलाव का सुझाव देने के लिए बाधित करना पड़ सकता है। लेकिन एक छोटा सा व्यवधान संभवतः एक ऐसे वातावरण में आगे बढ़ने की कोशिश करने की तुलना में पीला हो जाएगा जिसमें आपके महत्वपूर्ण संदेश अन्य स्रोतों के साथ प्रतिस्पर्धा कर रहे हैं।

यू विल लर्न एंड ग्रो

संभवत: आप अपने संचार कौशल को बेहतर बनाने के लिए कुछ गलतियां करने जा रहे हैं, जैसे आप अपने सॉफ्टवेयर विकल्पों, लेखा प्रणाली, विज्ञापन योजना और अपने छोटे व्यवसाय के अन्य सभी तत्वों को ठीक से ट्यून करने के लिए बाध्य हैं।

कंप्यूटर और कंप्यूटर प्रोग्रामों के विपरीत, जिन्हें कुछ बटन दबाकर घुमाया जा सकता है, मनुष्य, जैसा कि आप जानते हैं, बटन या एक अनुदेश मैनुअल से सुसज्जित नहीं आते हैं। यह आंशिक रूप से क्यों आपके व्यवसाय का मानव गतिशील सबसे चुनौतीपूर्ण हो सकता है - लेकिन सबसे अधिक पुरस्कृत - भी।