सामान्य लेजर खाता विवरण

एक सामान्य खाता बही खातों से बना एक सूची है। इन खातों के विवरण सामान्य बही को समझने और इसे नेविगेट करने में सहायक होते हैं। लेखांकन जानकारी को उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने के लिए उपयोगी संकेत के रूप में विवरण पर विचार करें। विवरण के बिना, विशिष्ट डेटा ढूंढना एक दुःस्वप्न होगा - आपके पास "एए 22" जैसे कोड या कुछ होंगे और किसी को नहीं पता होगा कि इसका क्या मतलब है, भ्रम पैदा करना, एक बहुत अप्रभावी और अक्षम लेखा प्रक्रिया के लिए अग्रणी है।

महत्व

सामान्य खाता खातों के विवरण का मुख्य महत्व प्रत्येक खाते की सामग्री को स्पष्ट करना है, प्रत्येक खाते की प्रकृति को दर्शाता है। एक उपयोगकर्ता एक सिस्टम या एक रिपोर्ट को स्कैन कर सकता है, और प्रत्येक खाते के बारे में एक सुराग दे सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी व्यवसाय में दो चेकिंग खाते हैं, "बैंक ए" और "बैंक बी", तो यह पढ़ने के लिए विवरण के लिए समझ में आता है: "कैश - बैंक ए" और कैश - बैंक बी। "जब आप लेनदेन को देखते हैं कैश - बैंक ए, आप जानते हैं कि इसमें बैंक ए में लेनदेन होता है, जिससे खाता विश्लेषण और अनुसंधान आसान हो जाता है।

विशेषताएं

खातों के विवरण पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए। यदि कोई व्यवसाय किसी एक मकान मालिक को किराया देता है, तो उसका विवरण "किराया खर्च" हो सकता है। यदि कोई फर्म दो अलग-अलग खातों का उपयोग करके एक से अधिक स्थानों पर किराए का भुगतान करती है, तो यह समझ में आता है कि प्रत्येक खाते में दो विवरण हैं, जैसे "किराया व्यय - लॉस एंजिल्स" और "किराया व्यय - सैन फ्रांसिस्को"।

लेखांकन विवरण विशिष्ट हैं। यह एक ही नाम के साथ कई खातों के लिए समझ में नहीं आता है और उन्हें अलग करने के लिए और कुछ नहीं। यदि आपके सभी व्यय खातों को "व्यय" नाम दिया गया है और कुछ और नहीं, तो कुछ विशिष्ट चीज़ों को खोजना मुश्किल हो जाता है, जैसे वेतन व्यय या आपूर्ति व्यय।

विचार

लेखांकन विवरण लंबे या जटिल मत बनाओ। इसे सरल और यथासंभव कम शब्दों के साथ रखें। क्रियाओं के उपयोग से बचें या अत्यधिक व्याख्यात्मक होने से बचें। उदाहरण के लिए, इस प्रकार के विवरण से बचें: "मिस्टर एक्स से स्कूल की नौकरी से प्राप्य 3-21-10 पर - आंशिक रूप से काम के दिन।" अधिकांश लेखा प्रणालियों में, आप ग्राहक की जानकारी या नौकरी की जानकारी के तहत नौकरी या स्थिति का विवरण जोड़ सकते हैं, न कि खाते के विवरण के तहत। इसके बजाय, आपके पास "मिस्टर एक्स" के रूप में प्राप्य इस खाते का विवरण हो सकता है।

नया खाता विवरण विकसित करते समय, इसके वर्गीकरण पर विचार करें। उदाहरण के लिए, यदि कोई खाता देयता है, तो उसे व्यय या राजस्व के रूप में वर्णित करने से बचें। खाता वर्गीकरण से चिपके रहें या आप भ्रम पैदा करेंगे।

प्रमाण के अनुसार करना

विवरण लिखने के लिए एक मानक तरीका बनाएं और मौजूदा खातों में आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों को समय दें। उदाहरण के लिए, आपके सभी विवरण एक कैपिटल लेटर के साथ शुरू हो सकते हैं और बाकी का कैपिटल नहीं किया जाता है। सभी खातों में सभी अक्षरों को बड़ा करने से बचें क्योंकि इससे पढ़ना मुश्किल होता है। अच्छी खबर यह है कि अधिकांश लेखांकन कार्यक्रम आपको खाता विवरण आसानी से बदलने देते हैं।

समय

मौजूदा खाता विवरणों को बदलते समय, ध्यान रखें कि परिवर्तन से पहले चलने वाली रिपोर्ट में पुराना खाता विवरण होगा और इससे भ्रम पैदा हो सकता है। उदाहरण के लिए, आपके पास "कार्यालय आपूर्ति" नाम का एक खाता हो सकता है जो "आपूर्ति" में बदल जाता है। लोग आश्चर्यचकित होंगे कि क्या यह वही खाता है या कोई अन्य खाता है। गलतफहमियों को कम करने के लिए साल की शुरुआत में मौजूदा खातों को बदलना बेहतर है।