व्यापार चेकिंग के लिए दिशानिर्देश

कई छोटे व्यवसाय - विशेष रूप से खुदरा विक्रेताओं - उत्पादों या सेवाओं के लिए भुगतान के कई अलग-अलग रूपों को स्वीकार करके उपभोक्ताओं को सशक्त बनाते हैं। कुछ खुदरा विक्रेता ग्राहकों को एक व्यवसायिक चेक, आमतौर पर पेरोल चेक, और या तो सेवा के लिए एक मामूली शुल्क लेते हैं या ग्राहक के बिल एक निश्चित राशि से अधिक होने पर मुफ्त में नकद जमा करने की अनुमति देते हैं। यद्यपि व्यवसाय जांच को रोकना ग्राहक की वफादारी और संतुष्टि में सुधार कर सकता है, व्यापार मालिकों को जोखिमों और पुरस्कारों के बारे में सावधानी से सोचना चाहिए, और फिर उचित स्वीकृति नीतियां निर्धारित करनी चाहिए।

नीति मानक

किस प्रकार के चेक स्वीकार किए जा सकते हैं, इसके बारे में स्पष्ट नियम स्थापित करें। सामान्य तौर पर, कंपनियां पोस्ट-डेटेड चेक, 90 दिन से अधिक पुराने चेक या 10, 000 डॉलर से अधिक के चेक स्वीकार नहीं करती हैं। $ 10, 000 की सीमा संघीय धन-शोधन कानूनों से संबंधित है; नकद में $ 10, 000 से जुड़े किसी भी लेनदेन के लिए आंतरिक राजस्व सेवा के साथ एक मुद्रा लेनदेन रिपोर्ट दर्ज करने की आवश्यकता होती है।

यह देखने के लिए कि क्या प्रत्येक चेक में एक तिथि, एक आदाता का नाम, आंकड़ों के साथ एक डॉलर की राशि और पाठ, एक हस्ताक्षर, दाता का नाम और चेक के निचले किनारे के साथ खाता संख्या है, सत्यापित करने के लिए अपने क्लर्कों को प्रशिक्षित करें। उन्हें अपने ग्राहक को क्लर्क की उपस्थिति में चेक के पीछे हस्ताक्षर करने का निर्देश दें।

यदि आपका व्यवसाय व्यवसाय जांच को भुनाने के लिए सेवा शुल्क लेता है, तो भ्रम की स्थिति से बचने के लिए इस जानकारी को किसी विशिष्ट स्थान पर पोस्ट करें।

Approvals की जाँच करें

आम तौर पर खुदरा विक्रेताओं के पास यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि क्या व्यवसाय की जांच वैध है, इसलिए व्यावसायिक जांच पर तत्काल अनुमोदन के लिए एक क्लीयरिंगहाउस सेवा, जैसे कि टेलीचेक की सदस्यता लेने पर विचार करें। इसके अलावा, क्लर्कों को निर्देश दें कि कितने बड़े चेक, और कितने चेक, वे प्रबंधन की स्वीकृति प्राप्त करने से पहले किसी दिए गए ग्राहक के लिए नकद कर सकते हैं।

ग्राहक की पहचान

व्यक्तिगत जाँच के साथ, क्लर्कों को अपने ग्राहकों की पहचान सत्यापित करनी चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि जो आईडी प्रस्तुत की गई है वह व्यवसाय की जाँच के नाम और पते से मेल खाती है। कर्मचारियों को निर्देश दें कि वे चेक के पीछे आईडी नंबर और हर वैध ड्राइवरों के लाइसेंस या राज्य द्वारा जारी आईडी कार्ड की समाप्ति तिथि दर्ज करें और आईडी के खिलाफ समर्थन हस्ताक्षर सत्यापित करें।

धोखाधड़ी और वसूली

खराब चेक के बारे में अपनी नीतियों को सार्वजनिक रूप से पोस्ट करें। कई विक्रेता प्रत्येक बाउंस किए गए चेक के लिए एक निश्चित शुल्क लेते हैं, अक्सर $ 15 से $ 30 प्रति घटना होती है, और ग्राहक को जिम्मेदारी टाई और चेक जारी करने वाली कंपनी को नहीं। सुनिश्चित करें कि एक लिखित चेक-स्वीकृति नीति ग्राहक को सूचित करती है कि वह उत्तरदायी है यदि चेक किसी भी कारण से बाउंस होना चाहिए।

फेडरल ट्रेड कमीशन (FTC) के बुलेटिन की निगरानी अपने क्षेत्र में संचालित विभिन्न संगठित धोखाधड़ी के छल्ले के बारे में करें और ग्राहकों के लिए संभावित धोखाधड़ी के संकेतों के लिए FTC अलर्ट की निगरानी करें।

पृष्ठांकन

अपने क्लर्कों को प्रशिक्षित करें कि आम बेचान समस्याओं को कैसे हल करें इन चुनौतियों में थर्ड-पार्टी चेक (वे चेक जो एक व्यक्ति को देय होते हैं, जो पीठ पर हस्ताक्षर करता है और लिखता है, "किसी और के आदेश पर भुगतान करता है) और ऐसे चेक जिन्हें कई हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, पति और पत्नी को देय चेक दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।

क्लर्कों को प्रतिबंधात्मक समर्थन के साथ चेक स्वीकार करने की अनुमति न दें। उदाहरण के लिए, कुछ लोग एक चेक पर "बिना रीकोर्स" लिखेंगे, जिसका अर्थ है कि चेक को भुनाने वाली कंपनी इस बात से सहमत है कि अगर चेक में कोई समस्या है, तो कंपनी उस व्यक्ति से नुकसान का पीछा नहीं कर सकती जिसने इसे प्रस्तुत किया है।