कैसे एक स्थिति रिपोर्ट लिखने के लिए
स्थिति रिपोर्टें एक विशेष घटना के विवरण को व्यक्त करने के लिए डिज़ाइन की जाती हैं, जैसे कि प्राकृतिक आपदा की सरकारी रिपोर्ट या किसी बड़े कॉर्पोरेट रूपांतरण की कवरेज। यदि आपको अपने व्यवसाय के लिए एक बनाने के लिए कहा जाता है, तो आप रिपोर्टर की भूमिका निभाएंगे। आपको इसमें शामिल पक्षों से प्रासंगिक विवरण एकत्र करना चाहिए और उन्हें एक साथ मिलकर एक कोस्टिव फॉर्मेट में बदलना चाहिए जो स्थिति की स्पष्ट तस्वीर पेश करता है। एक अच्छी तरह से तैयार की गई स्थिति रिपोर्ट महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्रबंधन और कर्मचारियों को देकर आपकी कंपनी को लाभान्वित कर सकती है।
1।
स्थिति का आकलन करें। निर्धारित करें कि क्या जानकारी एकत्र की जानी चाहिए, और किससे। अपने लक्ष्य संपर्कों की एक सूची बनाएं और स्थिति रिपोर्ट के लिए लक्ष्य पूरा करने की तारीख निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी ने गलत पते पर एक बड़ा ऑर्डर भेजा है, तो पता करें कि ऑर्डर लेने और शिपिंग करने में कौन से कर्मचारी सीधे शामिल थे।
2।
स्थिति पर अपनी प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए प्रारंभिक मूल्यांकन में लक्षित प्रत्येक व्यक्ति के साथ संवाद करें। यदि आपके स्रोत को आपकी इच्छित सभी जानकारी प्रदान नहीं की जाती है, तो अतिरिक्त विवरण के लिए ओपन एंडेड प्रश्न पूछें और जाँच करें। विस्तृत नोट्स लें और यदि संभव हो तो, साक्षात्कार के लिए एक हाथ में टेप रिकॉर्डर का उपयोग करें। पूर्ण नाम, पेशेवर शीर्षक, जन्म तिथि, पता और टेलीफोन नंबर सहित आपके द्वारा साक्षात्कार किए गए प्रत्येक व्यक्ति के लिए संपर्क विवरण रिकॉर्ड करें। उपरोक्त उदाहरण में, आप सभी घटनाओं की एक विस्तृत समयावधि प्राप्त करना चाहेंगे, जो गलत पते पर भेजे जा रहे आदेश में योगदान दे सकते हैं।
3।
अपनी स्थिति रिपोर्ट लिखें। शीर्ष पर स्थिति को सारांशित करें। एक सुसंगत तरीके से व्यवस्थित पैराग्राफ के साथ पालन करें, प्रत्येक निर्णय, घटना और विवरण का विवरण दें और जिसने स्थिति में योगदान दिया। तारीखों, समय और तथ्यों के साथ सटीक रहें। सभी संबंधित स्टाफ सदस्यों को रिपोर्ट वितरित करें।
4।
यदि आवश्यक हो, तो नियमित प्रगति रिपोर्ट के साथ अपनी प्रारंभिक स्थिति रिपोर्ट का पालन करें।
टिप्स
- जब संदेह हो, तो अपने स्रोतों से विवरण की पुष्टि करें और स्पष्ट करें।
- अपनी व्यक्तिगत भावनाओं को प्रकट किए बिना स्थिति रिपोर्ट को तथ्य-आधारित तरीके से लिखें।
- रिवर्स पिरामिड प्रारूप में लिखना उपयोगी है, शीर्ष पर सबसे महत्वपूर्ण विवरणों पर ध्यान केंद्रित करना, फिर कम महत्वपूर्ण तथ्यों पर उतरना।
- सीधी भाषा का प्रयोग करें, जो गाली या शब्दजाल से मुक्त हो। यदि आप कर सकते हैं तो विशेषण से बचें।
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